مسؤول اداري تنفيذي

Talentmate

دور مسؤول الإدارة مهم في الحفاظ على سير العمليات بسلاسة في المنظمة. يتطلب هذا المنصب فردًا ديناميكيًا منظمًا للغاية، ودقيقًا، وقادرًا على القيام بمهام متعددة في بيئة سريعة. عادةً ما يشرف مسؤول الإدارة على وظائف إدارية متنوعة، ويدير مستلزمات المكتب، وينسق الاجتماعات والفعاليات، ويتولى مهام إدخال البيانات وصيانة السجلات. هذا الدور حيوي في تسهيل التواصل الفعال داخل القسم وعبر المنظمة. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تواصل بين شخصية ممتازة، مما يمكنه من العمل بكفاءة مع الزملاء والشركاء الخارجيين. بالإضافة إلى دعم الإدارة والموظفين، سيكون لدى مسؤول الإدارة فرصة للمساهمة في تطوير وتنفيذ أنظمة وعمليات تعزز من إنتاجية وكفاءة المكتب.

المسؤوليات

• تنسيق وإدارة العمليات الإدارية اليومية لضمان سير العمل بسلاسة في المكتب.
• الحفاظ على تنظيم سجلات الشركة، سواء كانت مادية أو رقمية، لتسهيل استرجاعها.
• التعامل مع المراسلات الداخلية والخارجية، وضمان التواصل في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للمديرين والموظفين.
• شراء وإدارة مستلزمات المكتب، والحفاظ على مستويات المخزون لدعم العمليات اليومية.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والبيانات المالية حسب الحاجة.
• إجراء الأبحاث وتجميع البيانات لمشاريع ومبادرات قسم متنوعة.
• ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة في جميع الممارسات الإدارية.
• تقديم المعلومات للزوار في المكتب وإدارة واجبات الاستقبال عند الحاجة.
• دعم وظائف الموارد البشرية بما في ذلك معالجة الرواتب وإدماج الموظفين الجدد.
• تنسيق الفعاليات والأنشطة الخاصة بالشركة لتعزيز الثقافة المعنوية في مكان العمل.
• تحديد الفرص لتحسين العمليات وتنفيذ الحلول لزيادة الكفاءة.

المتطلبات

• تفضل درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة.
• حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة في دور إداري أو مشابه.
• إجادة مجموعة تطبيقات Microsoft Office وبرامج إدارة المكتب.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على إدارة مهام متعددة بفعالية.
• مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة للتفاعل الفعال داخليًا وخارجيًا.
• مستوى عالٍ من التقدير والسرية في التعامل مع المعلومات والمستندات الحساسة.
• مهارات حل المشكلات وموقف استباقي نحو تبسيط عمليات المكتب.