مدير الادارة

Amana Group

هدف الدور:

• الإشراف على جميع الوظائف الإدارية بما في ذلك العلاقات الحكومية.
• الإشراف على جميع البوابات الحكومية مثل MOL، GOSI، QIWA،...إلخ.
• تطوير وتنفيذ وصيانة السياسات والإجراءات الإدارية التي تعزز الإنتاجية، وتبسط سير العمل، وتضمن الامتثال لمعايير الشركة واللوائح الحكومية السعودية.
• الإشراف، والتوجيه، وتدريب الموظفين الإداريين لضمان الأداء الفعال، والتطوير المستمر، وتقديم خدمات الدعم عالية الجودة.
• التعامل مع الاتصالات الداخلية والخارجية، بما في ذلك المراسلات، وتنسيق الاجتماعات، وتنظيم أحداث الشركة والمستندات.
• مراقبة وإدارة الميزانيات الإدارية، لضمان الاستخدام الفعال للموارد والامتثال للحدود المالية المعتمدة.
• ضمان صيانة جميع مرافق المكتب والمناطق المشتركة بشكل صحيح، ونظيفة، ومتوافقة مع معايير الصحة والسلامة والنظافة.
• إدارة الشراء، والمخزون، وصيانة اللوازم والمعدات المكتبية لدعم العمليات التجارية.
• الإشراف على خدمات النقل، وضمان الحركة الآمنة وفي الوقت المناسب لموظفي الشركة والمواد، وأن يتم صيانة المركبات بشكل صحيح وخدمتها بانتظام.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لعدادات المركبات، واستهلاك الوقود، وأنشطة الصيانة، وضمان الامتثال لمتطلبات الشركة واللوائح.
• إدارة العلاقات مع الموردين ومقدمي الخدمات لضمان جودة وتسليم الخدمات الإدارية بشكل فعّال من حيث التكلفة.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لتقديم دعم إداري فعال ومعالجة أي قضايا تشغيلية على الفور.
• دعم أنشطة العلاقات العامة للشركة من خلال الحفاظ على علاقات إيجابية مع العملاء والمساهمين والجهات الحكومية.
• المساعدة في إعداد البيانات الصحفية، وتنسيق الفعاليات العامة والشركات، وإدارة الاتصالات الخارجية عند الحاجة.
• معالجة الاستفسارات، والملاحظات، والشكاوى من العملاء أو الجمهور بطريقة احترافية وفي الوقت المناسب.
• الإشراف على تتبع حضور الموظفين ووقت العمل، وضمان دقة البيانات والامتثال لقوانين العمل وسياسات الشركة.
• إعداد والتحقق من تقارير الحضور لمعالجة الرواتب بالتنسيق مع إدارات الموارد البشرية والمالية.
• دعم الإدارة العليا في المهام الإدارية مثل الجدولة، والتوثيق، وإعداد التقارير، وتنسيق الاجتماعات.
• تخطيط وإدارة متطلبات القوى العاملة لقسم الإدارة، ومساعدة إدارة الموارد البشرية في التوظيف، والتوجيه، وإدارة أداء الموظفين الإداريين.
• تحديد الأهداف والغايات للمرؤوسين، وتفويض المهام بشكل مناسب، ومراقبة التقدم نحو تحقيق الأهداف departmental.
• إجراء تقييمات الأداء، وتقديم ملاحظات بناءة، وتحديد احتياجات التدريب والتطوير لفريق الإدارة.
• تعزيز بيئة عمل إيجابية وتعاونية من خلال تشجيع العمل الجماعي، والمساءلة، والنمو المهني.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة، وقوانين العمل السعودية، واللوائح البلدية، وغيرها من المتطلبات القانونية ذات الصلة عبر جميع العمليات الإدارية.
• إعداد تقارير دورية عن الأداء الإداري، والميزانيات، وحالة الامتثال لمراجعة الإدارة.
• الحفاظ على توثيق وسجلات ومراسلات دقيقة ومحدثة تتعلق بالعمليات الإدارية والمرافق.
• المساهمة في فعالية المنظمة من خلال تحسين الأنظمة الإدارية والعمليات وخدمات الدعم بشكل مستمر.