مسؤول اداري German University in Cairo

هدف الوظيفة: الوظيفة ضرورية لتسهيل العمليات اليومية المتعلقة بشؤون الطلاب في مكتب الرئيس. الدور مسؤول عن تقديم واجبات إدارية متنوعة لدعم مدير شؤون الطلاب بما في ذلك التخطيط وتنفيذ المشاريع والأنشطة الخاصة التي تقع تحت سلطة الرئيس وزيادة كفاءة سير العمل في المكتب. يجب أن يظهر المرشح المثالي مهارات تنظيم استثنائية، والانتباه الجيد للتفاصيل، والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية.
المهارات الأساسية:
مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي
مهارات إدارة الوقت الجيدة والقدرة على تعدد المهام.
مهارات تنظيمية، وتواصل، وتفاعل ممتازة.
معرفة بممارسات وإجراءات المكتب العامة
المسؤولية
التفكير الإبداعي والمبتكر
السرية
يجب العمل بنزاهة ومهنية.
وصف الوظيفة:
تقديم الدعم المكتبي بما في ذلك: فرز والتعامل مع الطلبات الأولية للطلاب، والتعامل مع المشاكل والاستفسارات الإدارية، حسب الاقتضاء.
الحفاظ على الأجندة اليومية والأسبوعية والشهرية لتتبع سير العمل.
صياغة مذكرات قصيرة، رسائل، تقارير، وأجندات اجتماعات.
المساعدة في التقارير الشهرية - حضور الاجتماعات؛ تسجيل، إعداد وتوزيع محاضر الاجتماعات.
تنظيم ملفات العمل، والمذكرات والمعلومات لأنشطة واجتماعات شؤون الطلاب.
مسؤول عن إشعارات تقويم الفصل الدراسي، إرسال رسائل بريد إلكتروني للأكاديميين والطلاب حول المواعيد النهائية.
تقديم الدعم في إدارة المواعيد النهائية والجدول الزمني للأنشطة الجارية في الفصل الدراسي.
الرد على الاستفسارات العامة عبر البريد الإلكتروني، وتحديث التقويم بالمواعيد النهائية والأنشطة القادمة.
المساعدة في تطوير التقارير، والعروض التقديمية، ورسائل البريد الإلكتروني، وغيرها من الاتصالات المكتوبة.
الحفاظ على السجلات والملفات، وضمان الاحتفاظ بالسجلات بشكل منظم وآمن.
التواصل مباشرة وفعّال مع الطلاب وتسجيل جميع الاستفسارات.
تقديم المعلومات الصحيحة لاستفسارات الطلاب؛ والمتابعة على جميع استفسارات الطلاب في الوقت المناسب.
تفسير وتنفيذ السياسات والإجراءات المتعلقة بالطلاب.
التواصل بالإجراءات، والسياسات، والأهداف، والإرشادات الفنية، وحل المشكلات مع الطلاب.
المساعدة بشكل استباقي في تعزيز الكفاءة وتقديم الدعم للطلاب.
تنسيق التواصل ومراقبة و/أو متابعة الأنشطة.
المساعدة في المشاريع الخاصة والفعاليات؛ تجميع البيانات وترتيب التحضيرات حسب الحاجة.
أداء واجبات إدارية أخرى كما هو محدد لدعم العمليات العامة المتعلقة بشؤون الطلاب ومكتب الرئيس.
المؤهلات / الخبرة
درجة بكاليوس & حد أدنى من سنتين خبرة عمل ذات صلة.
إجادة ممتازة للغة الإنجليزية.
مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية مع مجموعة واسعة من الجماهير والمساهمين.
مهارات ممتازة في العمل الجماعي والتفاعل، قادرة على العمل بشكل مستقل وكذلك بالتعاون مع الزملاء، وأعضاء الطلاب، والمساهمين.
أخلاقيات عمل قوية، ومهارات فعالة في إدارة الوقت والتنظيم، بما في ذلك القدرة على إدارة مهام متعددة، والعمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية.
خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم البرمجيات المكتبية (MS Word، Excel، PowerPoint، إلخ).
مهارات ممتازة في الكتابة، والقدرة على التنظيم والتخطيط، وحل المشكلات، ومهارات تفاعل ديناميكية (هاتف، بريد إلكتروني، وشخصيًا).