مشرف ادارة Insightss

المسؤوليات الرئيسية والنشاطات

المسؤوليات الرئيسية

النشاطات الرئيسية

1. إدارة المكتب والإشراف

ضمان تنفيذ والامتثال للسياسات والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية الإدارية.

الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، مع ضمان بيئة عمل نظيفة ومنظمة وفعالة وترحيبية ضمن إعداد استشاري سريع.

الإشراف ومراقبة أداء موظفي الدعم الإداري.

الإشراف على خدمات المكتب وصيانة المعدات والمشتريات ذات الصلة والمخزون من خلال إدارة علاقات الموردين لضمان الفعالية من حيث التكلفة.

دعم تنفيذ العمليات الداخلية/الخارجية للمكتب، والفعاليات، والاحتفالات، والاجتماعات بما يتماشى مع إرشادات الشركة وسياسات الصحة والسلامة المحلية.

2. العلاقات الحكومية والامتثال التنظيمي

التعامل مع جميع التفاعلات مع الكيانات الحكومية السعودية.

ضمان أن جميع عمليات الشركة تتماشى مع القوانين واللوائح المحلية.

3. الدعم للعمليات المصرفية والمالية

تنسيق عمليات حسابات الشركة المصرفية، بما في ذلك الإيداعات، والسحوبات، والمعاملات عبر الإنترنت.

التواصل مع البنوك لفتح الحسابات، وإغلاقها، والبطاقات الشركات، والخدمات المالية الأخرى.

دعم قسم المالية في ضمان الدفع في الوقت المناسب للمرافق وفواتير الموردين.

4. خدمات الموظفين والدعم

تنسيق عمليات انضمام/خروج الموظفين من خلال تقديم الدعم لإدارة الموارد البشرية والقسم المعني.

إدارة الإقامة، والنقل، وترتيبات السفر للموظفين عند الحاجة.

5. إدارة السجلات والتقارير

الحفاظ على سجلات دقيقة للعقود، والمستندات القانونية، والتراخيص، وشهادات الشركة.

إعداد تقارير دورية عن الأنشطة الإدارية، والمعاملات الحكومية، والنفقات التشغيلية.

ضمان التعامل السري مع المستندات الحساسة للشركة.

مواصفات الوظيفة

المعرفة / المهارات

معرفة قوية بقوانين العمل السعودية، وعمليات التأشيرات، والبوابات الحكومية.

إجادة في Microsoft Office (Excel، Word، PowerPoint) وبرامج إدارة المكاتب

مهارات تواصل ممتازة في الإنجليزية ويفضل إجادة اللغة العربية بشكل كبير.

عقلية استباقية وقابلة للتكيف مع مهارات قوية في حل المشكلات والتنفيذ.

القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط.