أخصائي إداري

Makeen Technical Services

هدف الوظيفة / الغرض

سوف يكون أخصائي الإدارة مسؤولاً عن تقديم دعم إداري شامل لقسم MRO. ستتضمن هذه الوظيفة إدارة عمليات المكتب، وتنسيق السفر التجاري، والإشراف على إدارة الأسطول، وضمان الامتثال للإجراءات الإدارية والإرشادات. سيلعب الأخصائي دورًا رئيسيًا في خلق بيئة عمل منتجة وفعالة مع المساهمة في النجاح العام للقسم.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة المكتب والعمليات

• تخصيص مساحات المكتب والكبائن لتحسين سير العمل والاستخدام.
• الإشراف على الإصلاحات والتنظيف وخدمات النظافة للحفاظ على بيئة عمل وظيفية ونظيفة.
• إدارة مستلزمات المكتب وصيانة المعدات وعمليات منطقة الاستقبال.
• ضمان بيئة عمل نظيفة ومنظمة من خلال تنسيق أنشطة التنظيف.
• التعامل مع مسائل تأمين المكتب والحفاظ على سجلات محدثة.
• إدارة تخصيص مواقف السيارات وتنسيق بطاقات الوصول للموظفين.

اتفاقيات مستوى الخدمة والعقود

• التعاون مع مدير الإدارة لوضع والحفاظ على اتفاقيات مستوى الخدمة مع الموردين.
• تنسيق العقود لوكالات السفر وخدمات تقديم الطعام وموردين آخرين حسب الحاجة.

إدارة السفر التجاري

• ترتيب وتنسيق السفر التجاري، بما في ذلك النقل، والإقامة، ومعالجة البدلات اليومية.
• إجراء حجوزات الفنادق وشركات الطيران مع ضمان تحقيق التكاليف الفعالة والامتثال لسياسات السفر الخاصة بالشركة.

إجراءات الإدارة والإرشادات

• إدارة وضمان الامتثال للسياسات والإجراءات والإرشادات في مجالات مثل استخدام المركبات، وسياسات الهواتف المحمولة، والسفر، وإجراءات المكتب العامة.
• التواصل وتدريب موظفي MRO حول هذه الإجراءات لضمان الفهم والامتثال.

إدارة تقديم الطعام والفعاليات

• تنظيم جلسات إفطار أسبوعية للموظفين، مع ضمان تسليم الطعام والمشروبات في الوقت المناسب.
• تنسيق خدمات تقديم الطعام للفعاليات الخاصة أو الاجتماعات، مع مراعاة تفضيلات وقيود النظام الغذائي.

إدارة الأسطول واللوجستيات

• التعاون مع مدير الإدارة لتطوير وتنفيذ استراتيجيات شاملة لإدارة الأسطول.
• تحليل بيانات استهلاك الوقود لتحديد الفرص لتقليل التكاليف.

الإشراف على جدول صيانة مركبات الشركة، مع ضمان الخدمة في الوقت المناسب والامتثال للوائح السلامة.

• إدارة وحجز المركبات للإدارات الأخرى ضمن فريق الإدارة وخط أعمال الخدمات المؤسسية.
• تنفيذ والحفاظ على نظام قوي لتتبع المركبات وإدارة البيانات.
• التواصل مع الإدارات الأخرى بشأن احتياجات المركبات، ومبادرات إدارة الأسطول، وتطوير السياسات.

صيانة المركبات والنظافة

• وضع وإنفاذ معايير عالية لنظافة المركبات ومظهرها.
• إجراء فحوصات منتظمة للمركبات لتحديد المشكلات المحتملة وتنسيق الإصلاحات.
• تطوير علاقات قوية مع مقدمي خدمات المركبات وورش الإصلاح لضمان خدمة عالية الجودة وفعالية من حيث التكلفة.