مساعد اداري

Parsons Corporation

ماذا ستفعل:

• يجمع الإحصائيات والبيانات العامة؛ يراجع ويجمع هذه المعلومات في تقارير قائمة للاستخدام داخل وخارج الوحدة. قد يقوم بتطوير تقارير جديدة أو تعديل التقارير الحالية، حسب التوجيه. قد تكون هذه التقارير في تنسيقات جدول بيانات أو رسومية، أو بأسلوب سردي.

• قد يكون مسؤولاً عن التحقق من البيانات المجمعة، مثل مطابقة فواتير الموردين مع نسخ الملفات. يوزع التقارير حسب توجيهات المشرف المباشر.

• يبدأ المراسلات والتقارير التي لا تتطلب اهتمامًا شخصيًا من المشرف المباشر.

• يجيب على الهاتف، ويأخذ وينقل الرسائل. يستلم، يصنف، ويوزع البريد.

• قد يقوم بإنشاء وصيانة سجلات المعدات، بما في ذلك سجل تواريخ خدمة المعدات. قد يبدأ طلبات الخدمة.

• قد يحصل على بيانات أساسية لإكمال ميزانية الوحدة العامة وإعداد التقارير المتكررة المرتبطة. قد ينتج تسوية أولية عند الاقتضاء.

• قد ينسق متطلبات المساحة الفيزيائية للوحدة المخصصة. يبدأ طلبات أجهزة الكمبيوتر والهواتف، ويقوم بتحديث الدليل المؤسسي حسب الاقتضاء.

• قد يعد بشكل دوري تقرير إشغال حسب المشروع أو يجمع المعلومات لإكمال تقارير التوظيف للوحدة و/أو عدة مشاريع، حسب توجيهات المشرف المباشر.

• يؤدي مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب قد تكون مناسبة.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• درجة أو دبلوم من مؤسسة معترف بها

• يفضل خبرة سنة واحدة في الأدوار الإدارية

• خبرة في برامج البرمجيات المكتبية مثل البريد الإلكتروني، ومعالجة الكلمات، وجداول البيانات، والرسومات، وقواعد البيانات (أي مجموعة برمجيات MS Office)

• يمتلك ويظهر مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، ومهارات الاتصال الكتابية والشفوية

• يمتلك ويظهر القدرة على البدء من تلقاء نفسه، وتحديد الأولويات، والعمل بشكل مستقل وضمن فريق تحت المواعيد النهائية