مساعد اداري

Talentmate

يلعب المساعد الإداري دورًا محوريًا في ضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة في المكتب. إنهم العمود الفقري للدعم الإداري، ويتعاملون مع مجموعة متنوعة من المهام التي تساعد في الحفاظ على الهيكل والنظام في الأنشطة اليومية. غالبًا ما يعملون كنقطة الاتصال الأولية، حيث يكون المساعد الإداري مسؤولًا عن إدارة الاتصالات، وتنسيق الاجتماعات، وتقديم الدعم العام للمكتب لمختلف الإدارات. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات تنظيمية قوية، والقدرة على إدارة مهام متعددة، وقدرات تواصل ممتازة. أن تكون دقيقًا وأن تمتلك نهجًا استباقيًا لحل المشكلات هي سمات حاسمة للنجاح في هذا الدور. المساعدون الإداريون حاسمون في خلق بيئة فعالة ومرحبة تعزز الإنتاجية والنمو.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم العمليات والأنشطة اليومية للمكتب بكفاءة.
• التعامل مع المكالمات الواردة والمراسلات، وتوجيهها إلى الأفراد المناسبين.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر للمدراء.
• المساعدة في إعداد التقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق حسب الحاجة.
• الحفاظ على تحديث أنظمة الملفات، سواء الإلكترونية أو المادية، بانتظام.
• طلب وإدارة مستلزمات المكتب، مع ضمان أن تكون المخزونات جيدة التنظيم.
• التواصل مع العملاء والموردين وموظفين آخرين نيابة عن المدراء حسب الحاجة.
• دعم وظائف الموارد البشرية مثل توظيف الموظفين الجدد والحفاظ على سجلات الموظفين.
• ضمان سرية وأمان السجلات ومعلومات المكتب في جميع الأوقات.
• تنسيق وإدارة التواصل الداخلي والخارجي بشكل فعال وكفء.
• تنظيم وصيانة المناطق المشتركة في المكتب لضمان بيئة مهنية.
• التخطيط وتنفيذ أحداث الشركة، والاجتماعات، واحتياجات تقديم الطعام حسب الحاجة.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في وظيفة ذات صلة.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.
• مهارات التواصل الكتابية والشفوية الممتازة ضرورية.
• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام بفعالية.
• مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل وقدرات حل المشكلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق تعاوني.
• درجة الزمالة أو أعلى في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.