مساعد اداري

client of Hirelabanese

1. إدخال البيانات

• إدخال & تحديث البيانات في قاعدة البيانات

2. إدارة الملفات والسجلات

• تنظيم الملفات: تصنيف وحفظ المستندات في كل من الأشكال المادية والرقمية.
• استرجاع الملفات: تحديد واسترجاع المستندات حسب الطلب من الزملاء أو الإدارة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات: ضمان أن تكون أنظمة الملفات منظمة بشكل فعال لسهولة الوصول والاسترجاع.

3. إعداد المستندات والتعامل معها

• صياغة الرسائل والمذكرات: إعداد المراسلات الروتينية، بما في ذلك الرسائل والمذكرات والإشعارات.
• النسخ والمسح الضوئي: نسخ ومسح وتوزيع المستندات حسب الحاجة.
• إعداد التقارير: المساعدة في إعداد التقارير البسيطة ومحاضر الاجتماعات.

4. التعامل مع البريد

• تصنيف البريد الوارد: استلام وتصنيف وتوزيع البريد الوارد على الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• إعداد البريد الصادر: إعداد الطرود والرسائل للإرسال، بما في ذلك توجيه الظرف، والختم، واستخدام خدمات البريد.
• تتبع الشحنات: مراقبة الطرود أو البريد المرسل عبر خدمات التتبع.

5. إدارة مستلزمات المكتب

• طلب مستلزمات المكتب: تتبع مستويات المخزون لمستلزمات المكتب وتقديم الطلبات حسب الحاجة.
• تخزين وتنظيم المستلزمات: ضمان أن تكون مستلزمات المكتب مخزنة ومنظمة بطريقة يسهل الوصول إليها من قبل الموظفين.
• إدارة علاقات الموردين: الحفاظ على الاتصال بالموردين لضمان تسليم المستلزمات والخدمات في الوقت المناسب.

6. جدولة وتنسيق المواعيد

• جدولة الاجتماعات: المساعدة في جدولة الاجتماعات، وحجز الغرف، والمكالمات الجماعية.
• إرسال الدعوات والتأكيدات: إبلاغ المشاركين بالاجتماعات أو الفعاليات وتأكيد الحضور.
• تنظيم ترتيبات السفر: ترتيب الإقامة للسفر مثل الرحلات الجوية، والفنادق، للموظفين أو التنفيذيين.

7. الرد على الهواتف وتسجيل الرسائل

• الرد على المكالمات: فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة إلى الأفراد المناسبين.
• تسجيل الرسائل: تسجيل الرسائل بدقة ونقلها بسرعة إلى المستلم الصحيح.
• تقديم المعلومات الأساسية: الاستجابة للاستفسارات الأساسية وتوفير المعلومات العامة عند الضرورة.

8. إدارة المخزون ومعدات المكتب

• تنسيق الإصلاحات: ترتيب إصلاح أو صيانة معدات المكتب حسب الحاجة.

9. الدعم الإداري العام

• دعم الموظفين الآخرين: تقديم المساعدة لأعضاء الفريق الآخرين في المهام الكتابية حسب الحاجة.
• المساعدة في توثيق المشروع: المساعدة في إعداد ملفات المشروع، وجداول البيانات، أو قوائم التحقق.
• تنسيق المشاريع الصغيرة: التعامل مع المهام الإدارية الصغيرة المتعلقة بالمشاريع أو الأنشطة الداخلية.

10. خدمة العملاء

• مساعدة الزوار: استقبال وتوجيه الزوار إلى الأقسام أو الموظفين المناسبين.

11. الحفاظ على السرية

• التعامل مع المعلومات الحساسة: ضمان الحفاظ على المعلومات السرية خاصة وآمنة، بما في ذلك المستندات المادية والملفات الرقمية.

12. الحفاظ على بيئة المكتب

• تنسيق صيانة المكتب: جدولة خدمات التنظيف والصيانة أو الإصلاحات للمكتب.
• الحفاظ على تنظيم المكتب: المساعدة في ضمان بقاء المكتب نظيفًا ومنظمًا وملائمًا للإنتاجية.