مساعد اداري

HSTCO

ملخص المسؤوليات:


المساعد الإداري الأول مسؤول عن مساعدة AGM للدعم في إدارة بيئة الإدارة والمتابعة على جميع الواجبات والمهام الإدارية لضمان سير جميع أنشطة القسم بسلاسة.


الواجبات والمسؤوليات:


إعداد عقود الإيجار، واتفاقيات السكن، والتراخيص، وحقوق الارتفاق.

التواصل مع الأطراف الثالثة (المستشارين القانونيين، المدققين، الاستشاريين) على مستوى عالٍ لضمان المتابعة المناسبة لجميع الملفات وتنفيذها في الوقت المناسب.

مراجعة/متابعة جميع اتفاقيات العقود مع الأطراف الثالثة.

إرسال الوثائق القانونية إلى المستشارين القانونيين المعينين للمراجعة وضمان المتابعة المناسبة حتى الانتهاء من المهمة.

مراجعة جميع سياسات التأمين وضمان تحديث السياسات وتجديدها في الوقت المناسب.

التواصل مع مزودي الخدمات بشأن جميع الأمور المتعلقة بالصيانة، والمرافق، والخدمات العامة.

التحقق من المواعيد النهائية للطلبات الواردة ووضع العمل الأولي في التنفيذ.

الحفاظ على التقويم؛ التأكد من تحديد المواعيد النهائية للالتزامات وضمان تحقيقها.

معالجة الردود من المبادرة الشخصية أو من الملاحظات المستلمة.

متابعة وتنفيذ وتنسيق جميع المعاملات والاتصالات المتعلقة بمشاريع الشركة.

إعداد محاضر الاجتماعات السنوية وPV للشركة.

الحفاظ على جميع سجلات الشركة وتحديثها في جميع الأوقات.

تنظيم جميع الملفات الإلكترونية للقسم، والملفات الورقية، والأرشيفات.

أداء الواجبات المحاسبية الأساسية كما هو محدد ودعم قسم المحاسبة حسب الحاجة.

أداء مهام أخرى ذات صلة حسب الحاجة.

ضمان التعامل بسرية مع جميع الأعمال.

مهام أخرى حسب الحاجة لضمان تحسين كفاءة وظيفة الإدارة.


المهارات والمؤهلات


درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.

درجة الماجستير ميزة.

5 سنوات من الخبرة في نفس المجال.

مهارات الاتصال.

الدقة.

مهارات إدارة الوقت.

مهارات القيادة.

مهارات تنظيم عالية.

القدرة على العمل تحت الضغط والجداول الزمنية الضيقة.

القدرة على تعدد المهام.

القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية.

إتقان في Microsoft Office.