مساعد إداري (دعم إداري وتشغيلي)

PANATIX Analytical System

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة المهام الإدارية اليومية وضمان سير العمل في المكتب بسلاسة.
• تكون نقطة الاتصال الأولى، التعامل مع المكالمات الواردة والزوار والرسائل، وتوجيه الطلبات الخارجية إلى العضو المناسب في الفريق مع ضمان المتابعة بشكل صحيح.
• تتبع الإجراءات الجارية، والمتابعة مع أعضاء الفريق الداخليين والأطراف الخارجية، وضمان الإغلاق في الوقت المناسب.
• الحفاظ على تقارير منظمة من خلال إصدار التحديثات والملخصات الإدارية، وضمان الاتساق والكمال.
• دعم الإدارة الأساسية للموارد البشرية (تتبع الحضور، تتبع الإجازات، تنسيق التوجيه، تنظيم ملفات الموظفين).
• دعم التنسيق الأساسي للمحاسبة/الإدارة (جمع الفواتير/الإيصالات، الأرشفة، تنظيم وثائق الدفع/المصروفات، التنسيق مع المحاسب).
• دعم التنسيق اللوجستي وعمليات الشراء (البريد السريع، الشحنات، تتبع التسليمات، المتابعة مع الموردين، جمع الوثائق).
• المساعدة في تنظيم الاجتماعات، والفعاليات الداخلية، والتدريبات، والترتيبات المطلوبة.
• التعامل مع المهام الخارجية العرضية (البنوك، الكيانات الحكومية، البائعين، مقدمي الخدمة) عند الحاجة والتنسيق مع أي وكلاء/موظفين إداريين خارجيين.
• تنسيق اللوجستيات السفر لأعضاء الفريق والزوار الخارجيين (حجوزات الفنادق، ترتيبات النقل/الرحلات عند الحاجة، التأكيدات، الجداول الزمنية، وتنسيق الزوار).

المتطلبات

• درجة البكالوريوس (بكالوريوس/BA) في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، المحاسبة، القانون، أو في مجال ذي صلة.
• خبرة 2+ سنوات في دور إداري (إدارة المكتب / مساعد إداري / مساعد عمليات).
• عقلية متابعة قوية: لا تنتظر أن يتم تذكيرك.
• مهارات ممتازة في التنظيم، والتوثيق، والتقارير.
• تواصل مهني (بريد إلكتروني/هاتف/واتساب) باللغتين العربية والإنجليزية.
• معرفة جيدة ببرامج MS Office (Word/Excel) وأدوات Google.
• نزاهة عالية والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• القدرة على العمل تحت المواعيد النهائية وإدارة أولويات متعددة.

ماذا نقدم

• دور مستقر في شركة تقنية متنامية مع هيكل واضح ومسؤوليات.
• بيئة عمل مهنية وتعرض مباشر لعمليات العمل الفعلية.
• حزمة تنافسية تعتمد على الخبرة.