مساعد اداري

Client of Talentmate

يلعب مساعد إداري دورًا حاسمًا في التشغيل السلس للمنظمة. يقدمون دعمًا أساسيًا للمديرين والتنفيذيين وموظفي المكتب الآخرين، مما يضمن إكمال المهام الإدارية بكفاءة وفعالية. يشمل هذا الدور مجموعة من المسؤوليات، بدءًا من إدارة المراسلات وتحديد مواعيد الاجتماعات إلى الحفاظ على لوازم المكتب وتقديم الدعم الإداري العام. يعمل المساعدون الإداريون كعمود فقري للمكتب، مما يسهل التواصل ويضمن أن الأنشطة اليومية تسير بسلاسة. كموظفين في الخط الأمامي، يتفاعلون مع العملاء وأصحاب المصلحة، مما يجعل الاحترافية ومهارات الاتصال الممتازة في غاية الأهمية. يعملون في قطاعات متنوعة، من الشركات الكبرى إلى المنظمات غير الربحية، ويقدمون مساهمة كبيرة في إنتاجية وتنظيم مكان العمل.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم جداول التنفيذيين، بما في ذلك الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
• إعداد وتحرير المراسلات، والاتصالات، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق للاستخدام في المكتب.
• إجراء الأبحاث، وجمع وتحليل البيانات لإعداد التقارير والوثائق للإدارة.
• الحفاظ على أنظمة المكتب، مثل إدارة البيانات، وأنظمة الأرشفة، وتوريد اللوازم.
• تنسيق وتسهيل الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك تدوين المحضر عند الحاجة.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر والتواصل الإلكتروني بكفاءة واحترافية.
• دعم احتياجات القسم في تخطيط وتنفيذ المشاريع والمهام.
• استقبال ومساعدة الزوار، helping with inquiries or directing them to appropriate personnel.
• تنفيذ والحفاظ على إجراءات المكتب لتعزيز الكفاءة وتدفق العمليات.
• توفير الدعم الإداري لضمان التشغيل الفعال للمكتب يوميًا.
• المساعدة في إعداد ميزانية القسم، تتبع النفقات وإدارة الموارد.
• تنسيق أنشطة المكتب وعملياته لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية في إدارة المكتب مفضلة.
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو في دور مماثل لمدة عامين على الأقل.
• إجادة مجموعة MS Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المشاريع بفعالية.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• تصرف احترافي مع القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل سري.
• خبرة في تنسيق المشاريع وإدارة الوثائق والجداول الزمنية ذات الصلة بكفاءة.