مساعد اداري

Paramount Assure

المسؤوليات الرئيسية

إدارة المكتب والمرافق

• استقبال الزوار والعملاء والموردين بطريقة احترافية وترحيبية.
• إدارة المكالمات الواردة والبريد الإلكتروني والاستفسارات العامة.
• الحفاظ على سجلات الزوار والتأكد من أن غرف الاجتماعات مُعدة ومُقدمة بشكل جيد.
• التعامل مع خدمات البريد والمستلزمات المكتبية والتنسيق الإداري العام.
• ضمان صيانة منطقة الاستقبال والمناطق المشتركة في جميع الأوقات.
• ضمان امتثال المكتب لسياسات ومعايير السلامة الخاصة بشركة HSE في جميع الأوقات.
• الإشراف على إدارة المرافق اليومية بما في ذلك:
• الدفع في الوقت المناسب وتنسيق المرافق (الإنترنت، DEWA، مكيف الهواء، إلخ)
• الإشراف على تنظيف المرافق وجداول التنظيف المنتظمة
• إدارة حجوزات غرف الاجتماعات/المؤتمرات
• ضمان توافر مستلزمات المطبخ والمواد الاستهلاكية المكتبية بشكل كافٍ
• إدارة النقد الصغير، تتبع النفقات، ودعم متطلبات العمليات اليومية مع الموظفين الداعمين.
• الحفاظ على جميع الوثائق المتعلقة بالمكتب الامتثال والتراخيص والسجلات القانونية بالتنسيق مع المعنيين.
• تنسيق والحفاظ على وثائق التأمين وحجوزات السفر حسب الحاجة.
• توفير الدعم اللوجستي لـ فعاليات مكتب BU، بما في ذلك حجز الأماكن والتنسيق على الأرض.
• الحفاظ على إشراف على إدارة الأصول في الموقع، بما في ذلك تتبع وصيانة ممتلكات ومعدات الشركة.

إدارة الموارد البشرية ودعم العمليات

• دعم المهام التشغيلية الموكلة من وقت لآخر.
• الحفاظ على تتبع مخزون الموارد البشرية (مجموعات الانضمام، مواد هدايا الموظفين، عناصر المشاركة، إلخ) وضمان توافرها.
• تحديث وصيانة بيانات الموظفين بدقة في نظام HRMS.
• توفير الدعم اللوجستي على الأرض لمبادرات المشاركة في الموارد البشرية وأنشطة CSR.
• الحفاظ على تنظيم وثائق الموظفين (رقمية وبدنية) مع ضمان السرية والامتثال.

الامتثال والوثائق

• ضمان الحفاظ على جميع وثائق الموظفين والشركة بدقة وأمان.
• دعم الجاهزية للتدقيقات الداخلية ومراجعات الامتثال.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة للموظفين والشركة في جميع الأوقات.