مساعد اداري

International Committee of Red Cross

ماذا نفعل

يعمل اللجنة الدولية للصليب الأحمر (ICRC) في جميع أنحاء العالم لتقديم الحماية والمساعدة الإنسانية للأشخاص المتأثرين بالنزاع والعنف المسلح. نحن نتخذ إجراءات استجابةً لحالات الطوارئ، وفي الوقت نفسه، نروج لاحترام القانون الإنساني الدولي. نحن منظمة مستقلة وحيادية، ويستمد تفويضنا أساسًا من اتفاقيات جنيف لعام 1949. نحن نعمل بشكل وثيق مع الجمعيات الوطنية للصليب الأحمر والهلال الأحمر ومع اتحادها الدولي لضمان استجابة إنسانية منسقة وعقلانية وسريعة لاحتياجات ضحايا النزاع المسلح أو أي حالة أخرى من العنف الداخلي. نقوم بتوجيه وتنسيق الأنشطة الدولية التي تُجرى في هذه الحالات.

الغرض

المساعد الإداري 1 يقدم الدعم السكرتاري و/أو الإداري.

المسؤوليات الوظيفية

إدارة المعلومات

بالتعاون الوثيق مع GAZ AIMO وIMCO:

• يحدث المعلومات العامة في Team Space وJIVE communities وTeamSpace بشكل مستقل.
• يقدم تدريبات منتظمة لجميع المستخدمين وIM relays (أو أي شخص آخر مسؤول) ويراقب فعالية معرفتهم المكتسبة.
• يقدم إحاطات للوافدين الجدد حول الإجراءات الداخلية، وإرشادات IM والمعلومات العملية.
• يطبق تعليمات إدارة المعلومات ويضمن الالتزام بالإجراءات.
• يحافظ على تحديث معرفته ومهاراته في تكنولوجيا الكمبيوتر القياسية وأي موضوعات ناشئة ذات صلة بوظيفته. يُبلغ المستخدمين عن أدوات إدارة المعلومات الجديدة.
• يتحقق من ملفات أعضاء طاقم ICRC.
• بالتعاون الوثيق مع فريق ILOT IM، يقوم بإعداد ومشاركة نصائح IM وغيرها من المعلومات المتعلقة بإدارة المعلومات ويقدم الدعم لأعضاء طاقم ICRC إذا لزم الأمر.
• يدعم تنفيذ مشاريع وأدوات وإجراءات IM الجديدة.
• يساهم في إنتاج أدوات تتناسب مع احتياجات الوحدة.
• يدعم في تحديث إرشادات الاتصال وإدارة المعلومات داخل الموقع.
• يدعم في تحديث المجموعات لغزة.
• يدعم النقاط المحورية والمستخدمين في التدريب.
• يتأكد من أن جميع الأدوات المكتبية الخاصة بـ ICRC تتماشى مع قواعد الهوية البصرية المعمول بها.
• يتأكد من وجود إجراءات مناسبة لحماية/استخدام/تخزين اللوازم المكتبية الحساسة (ختمات ICRC، الأختام، ورق المراسلات) والامتثال لها.

الدعم للإدارة

بالتعاون الوثيق مع GAZ AIMO وإدارة غزة:

• يدعم في إعداد الاجتماعات، وتنظيم الغرف والمواد، بما في ذلك الإعداد الفني لمكالمات المؤتمرات، والعروض التقديمية، ومؤتمرات الفيديو.
• يبدأ الملاحظات الشفوية، والرسائل التجارية والدبلوماسية عند الحاجة ويعمل كنقطة اتصال لبروتوكول ICRC (تقديم التدريبات، تدقيق الرسائل من الإدارات).
• يساعد في صياغة وإنهاء المراسلات، والعروض التقديمية الداخلية، ومحاضر الاجتماعات، ويتلقى ويعد قائمة التحقق للبريد وغيرها من الوثائق.
• يقوم بتنفيذ المهام السكرتارية (النسخ، المسح الضوئي والأرشفة).
• يدعم AIMO وإدارة غزة و/أو الزوار (المقر أو مواقع أخرى) بمعلومات عملية وإعداد أجندة الزيارة، إلخ، ويدعم في التفاصيل اللوجستية بالتنسيق مع الوحدات الأخرى المعنية.
• يدعم، عند الحاجة، GAZ AIMO في تحديد المواعيد للإدارة مع المتحدثين الداخليين والخارجيين.
• يساعد في تنظيم ورش العمل الداخلية، والندوات وجلسات التدريب.

المهام الإدارية

بشكل مستقل وبتعاون وثيق مع GAZ AIMO:

• يدعم تنظيم الإحاطات والإحاطات للموظفين الجدد، المقيمين والمتنقلين في وفد غزة.
• يدعم في توزيع الرسائل من البريد الوارد إلى الموظفين المعنيين.

مهام إضافية

• يكون النسخة الاحتياطية في حالة غياب GAZ AIMO ويدعم عن بُعد أعضاء الفريق الآخرين داخل قسم إدارة المعلومات للدعم العام.

الوعي العام ومعالجة المعلومات

• حساس وواعٍ للوضع الاجتماعي والسياسي.
• يعالج ويتابع جميع المعلومات الواردة.
• يتابع الأخبار/المعلومات اليومية.
• يسجل ويعالج المعلومات (العامة والخاصة) بسرية ودقة.

العلاقات

• داخليًا، يتفاعل مع الموظفين داخل الوفد أو المقر.
• خارجيًا، يتفاعل مع مقدمي الخدمات التجارية.