مساعد اداري

American Bureau of Shipping (ABS)

ما ستفعله:

• تصفية المكالمات الهاتفية، وتدوين رسائل واضحة وكاملة وتوجيه المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع الأمور الروتينية وشبه الروتينية نيابة عن المشرف أو المدير.
• معالجة المراسلات باستخدام نظام معالجة الكلمات. كتابة المراسلات الروتينية نيابة عن المشرف أو المدير.
• فتح وفرز وتوزيع البريد، وأداء المهام الكتابية غير الروتينية تحت إشراف محدود.
• إعداد وصيانة الملفات بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب.
• التعامل مع رسائل الفاكس الواردة والصادرة والتصنيف ذي الصلة.
• الحفاظ على مخزون لوازم المكتب للقسم وتتبع جدول المدير.
• إجراء ترتيبات السفر حسب الحاجة.
• تنظيم وتأمين غرف الاجتماعات للاجتماعات أو الفعاليات.
• مراقبة حسابات العملاء المستحقة، وإرسال بيانات العملاء الشهرية.
• استخدام نظام الحسابات المستحقة لإدارة وصيانة سجلات الحسابات وتغذية راجعة من العملاء.
• اتباع تعليمات عملية التحصيل الداخلية للتواصل مع العملاء بشأن المدفوعات والفواتير المتأخرة.
• إعداد تقارير النشاط الأسبوعية للمساح الرئيسي أو المدير.

ما ستحتاجه:

المعرفة، المهارات، والقدرات

• القدرة على تطوير معرفة عملية بقواعد ABS، والإرشادات، واللوائح القانونية، والتعليمات ذات الصلة، بالإضافة إلى سياسة سلامة موظفي ABS.
• مهارات كتابية قوية بما في ذلك معالجة الكلمات وقدرات جداول البيانات.
• مهارات مكتبية عامة متقدمة، ومعرفة بصيانة الملفات، وحفظ السجلات، واستخدام المعدات المكتبية القياسية.
• مهارات حسابية ممتازة.
• مهارات جيدة في التعامل والتواصل.
• القدرة على الرد على الاستفسارات الهاتفية السرية وغير الروتينية بطريقة مهنية.
• الحصول على معرفة عملية بأنظمة إدارة الصحة والسلامة والجودة والبيئة لدى ABS.

علاقات التقارير:

يقدم تقاريره مباشرة إلى مدير القسم أو مشرف آخر معين.