مساعد اداري Alfaisal University

ملخص الوظيفة

المساعدون الإداريون مسؤولون عن مساعدة مكتب البكالوريوس في إدارة المهام اليومية داخل كلية الأعمال. تتطلب هذه الوظيفة تعدد المهام عبر مجموعة من المسؤوليات، الإدارة، التنسيق، والإشراف على المنسق الإداري والطلاب، بما في ذلك الحضور، السلوك، إدارة الامتحانات ومراقبتها). قد يساعد الضباط الإداريون أيضًا في تطوير وتنفيذ البرامج المصممة لتعزيز السلوك الإيجابي للطلاب والمساعدة في تنظيم أحداث الكلية والتخرج بالإضافة إلى زيارات المدارس.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنسيق بين منسقي الإدارة التعليمية ومكتب البكالوريوس لضمان سير العمليات بسلاسة أثناء إدارة جوانب مختلفة من إدارة الصف مثل تواريخ التقييم.
• حضور الفصول المعينة من البداية حتى النهاية والمساعدة في تقديم الفصول؛ أن تكون ممثل المعلم على الشرفة في الفصول ذات الطابقين.
• تنظيم وتوزيع ملاحظات الصف/دراسات الحالة عند الحاجة.
• مساعدة معلم الدورة في تنظيم المناقشات الجماعية.
• مراقبة الطلاب الذين يأخذون الامتحان بمفردهم بسبب الاحتياجات الخاصة أو التعويضات.
• المساعدة في جمع وتوزيع الواجبات الصفية/تقارير المشاريع.
• التواصل مع أقسام تكنولوجيا المعلومات والمرافق خلال الفصل إذا لزم الأمر وضمان جاهزية الفصل للمحاضرة (مثل: التأكد من تثبيت الفصل إذا كان فصلًا أحادي الطابق، تكييف الهواء يعمل، إلخ).
• تحديث الهيئة التدريسية بسلوك الطلاب في الفصل إذا كان هناك إزعاج.
• تسجيل الطلاب الذين يتأخرون أو يغادرون الفصل مبكرًا أو يزعجون الفصل أثناء المحاضرة.
• جدولة، تخطيط، وتنسيق المهام وفقًا لأهداف كلية الأعمال.
• الإشراف وإدارة الأنشطة اليومية للمكتب مثل الرد على الرسائل الإلكترونية، تقديم التوجيه للأعضاء الجدد في كلية الأعمال، معالجة جميع النماذج، كتابة المذكرات، وبيانات الطلاب، إلخ.
• التواصل مع الهيئة التدريسية، الإداريين، والطلاب حول جميع المعلومات الضرورية، مثل تغيير وقت أو موقع الفصل، عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى الطلاب أو الجميع.
• المساعدة في إعداد جدول العمل والتغييرات الديناميكية في إدارة الجدول الزمني.
• ترتيب أو تغطية واجبات المنسق الإداري، بما في ذلك إدارة الصف، في حالة الطوارئ مع مساعدي المعلم.
• المساعدة في إدارة الترتيبات للتوجيهات، حفلات التخرج، والأحداث الأخرى مثل اليوم المفتوح والندوات الجامعية.
• المساعدة في تنظيم وتنفيذ السياسات، اللوائح، والإجراءات المتعلقة بمراقبة حضور الطلاب بما في ذلك تذكير الحضور المنخفض وإصدار تحذيرات DN
• أداء جميع الواجبات بطريقة مهنية وفعالة وسرية.
• أداء جميع الواجبات الأخرى ذات الصلة كما هو مطلوب أو معين من قبل المدير.

التعليم والمؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، المالية والميزانية، الموارد البشرية، أو ما يعادلها من معهد معتمد.

الخبرة المهنية

• حد أدنى من سنتين (2) من الخبرة في مؤسسة تعليمية أو مجالات ذات صلة.