موظف ادارى German University in Cairo

هدف الوظيفة:
تعد الوظيفة ضرورية لتسهيل العمليات اليومية المتعلقة بشؤون الطلاب في مكتب الرئيس. يتولى الدور مسؤولية تقديم واجبات إدارية متنوعة دعمًا لمدير شؤون الطلاب بما في ذلك التخطيط وتنفيذ المشاريع والأنشطة الخاصة التي تقع تحت سلطة الرئيس وزيادة كفاءة سير العمل في المكتب. يجب أن يظهر المرشح المثالي مهارات تنظيمية استثنائية، واهتمامًا دقيقًا بالتفاصيل، والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية.
وصف الوظيفة:
- تقديم الدعم المكتبي بما في ذلك: فرز والتعامل مع الطلبات الأولية للطلاب، والتعامل مع المشاكل والاستفسارات الإدارية، حسب الاقتضاء.
- الحفاظ على الأجندة اليومية والأسبوعية والشهرية لتتبع سير العمل.
- صياغة مذكرات قصيرة، ورسائل، وتقارير، وأجندات الاجتماعات.
- المساعدة في إعداد التقارير الشهرية - حضور الاجتماعات؛ وتسجيل وتحضير وتوزيع محاضر الاجتماعات.
- تنظيم ملفات العمل، والمذكرات والمعلومات المتعلقة بأنشطة وشؤون الطلاب والاجتماعات.
- مسؤول عن إشعارات تقويم الفصل الدراسي، وإرسال رسائل بريد إلكتروني للأكاديميين والطلاب بشأن المواعيد النهائية.
- تقديم الدعم في إدارة المواعيد النهائية والجدول الزمني للأنشطة الجارية للفصل الدراسي.
- متابعة نظام إدارة المهام.
- الرد على الاستفسارات العامة عبر البريد الإلكتروني، وتحديث التقويم بالمواعيد النهائية والأنشطة القادمة.
- المساعدة في تطوير التقارير، والعروض التقديمية، ورسائل البريد الإلكتروني، وأي اتصالات مكتوبة أخرى.
- الحفاظ على السجلات والملفات، وضمان تنظيم وحفظ السجلات بشكل آمن.
- التعامل مع وتنسيق برنامج الصيف وبرنامج الإرشاد.
- التواصل مباشرة وبشكل فعال مع الطلاب وتسجيل جميع الاستفسارات.
- تقديم المعلومات الصحيحة لاستفسارات الطلاب؛ والمتابعة بشأن جميع استفسارات الطلاب في الوقت المناسب.
- تفسير وتنفيذ السياسات والإجراءات المتعلقة بالطلاب.
- التواصل بشأن الإجراءات، والسياسات، والأهداف، والتوجيه الفني، وحل المشكلات مع الطلاب. توجيه الطلاب إلى المنسق الأكاديمي / المستشار المناسب.
- المساعدة بشكل استباقي في تعزيز الكفاءة، وتقديم الدعم للطلاب.
- تنسيق التواصل ومراقبة و/أو متابعة الأنشطة.
- المساعدة في المشاريع والفعاليات الخاصة؛ تجميع البيانات وترتيب التحضيرات حسب الحاجة.
- أداء واجبات إدارية أخرى كما هو محدد لدعم العمليات العامة المتعلقة بشؤون الطلاب.
الكفاءات الأساسية:
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة
- مهارات إدارة الوقت الجيدة والقدرة على تعدد المهام.
- مهارات تنظيمية وشخصية وتواصل ممتازة.
- معرفة بالممارسات والإجراءات المكتبية العامة
- المساءلة
- التفكير الإبداعي والمبتكر
- السرية
- يجب العمل بنزاهة ومهنية.