موظف ادارى
PANATIX Analytical System
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 8 ساعات
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
المسؤوليات الرئيسية
إدارة المكتب والعمليات اليومية
- تشغيل الدورة الإدارية اليومية بالكامل للمكتب بشكل مستقل.
- التعامل مع المراسلات المهنية (البريد الإلكتروني والهاتف) مع العملاء والموردين والسعاة وشركاء الخدمة، صياغة والرد والمتابعة حتى الإغلاق.
- تنسيق الاجتماعات والزوار وترتيبات السفر عند الحاجة.
- الحفاظ على مستلزمات المكتب، إدارة العلاقات مع مقدمي الخدمات، وضمان سير بيئة المكتب بسلاسة.
التحكم في الوثائق والملفات
- امتلاك نظام ملفات الشركة (نسخة إلكترونية ونسخة ورقية) للاقتباسات وأوامر الشراء والفواتير وملاحظات التسليم ومستندات الشحن ورسائل الموارد البشرية وسجلات الموردين والنماذج الداخلية.
- تطبيق أنظمة تسمية متسقة، والتحكم في الإصدارات، وهياكل المجلدات بحيث يمكن العثور على أي مستند في ثوانٍ.
- الحفاظ على سجلات دقيقة وسجلات (المراسلات الواردة/الصادرة، التسليمات، أرشيف الوثائق).
اللوجستيات، الشحن والتنسيق الخارجي
- تنسيق الشحنات الواردة والصادرة: حجز السعاة، تتبع AWB، تسليم وثائق الجمارك، تأكيد التسليم، وجمع الوثائق.
- تعيين والإشراف على المهام الخارجية (التسليمات، الجمع، زيارات البنوك، المكاتب الحكومية، جمعيات الموردين) من خلال كاتب الإدارة الخارجية.
- ضمان إغلاق كل مهمة خارجية مع إثبات موثق مثل الإيصالات، الأوراق المختومة، أرقام المرجع، أو التأكيدات الموقعة وتسجيلها في سجل المهام.
الدعم في الشراء والمتابعة مع الموردين
- دعم دورة الشراء من خلال متابعة اقتباسات الموردين، تأكيد اعترافات الطلبات، متابعة تواريخ التسليم، وضمان جمع جميع الوثائق ذات الصلة (أمر الشراء، الفاتورة، ملاحظة التسليم، قائمة التعبئة) بشكل صحيح وأرشفتها.
- الحفاظ على سجلات الموردين ومنتديات الاتصال منظمة.
دعم إدارة الموارد البشرية
- الحفاظ على ملفات الموظفين، والأوراق المتعلقة بالتوظيف، والسجلات الإدارية المتعلقة بالحضور.
- إعداد رسائل ونماذج وذاكرات موارد بشرية قياسية بتوجيه من الإدارة.
- تنسيق اللوجستيات للاجتماعات الجماعية، وجلسات التدريب، والفعاليات الداخلية.
دعم الوثائق المحاسبية
- جمع وتنظيم وتسليم الفواتير، والإيصالات، ومستندات الموردين، وسجلات النفقات لدعم وظيفة المالية.
- ضمان عدم فقدان أي مستند أو تصنيفه بشكل غير صحيح عندما تحتاج المالية إلى معالجة المدفوعات أو تسوية السجلات.
متابعة المهام والتقارير (حرجة)
- الحفاظ على سجل مهام رئيسي منظم يغطي جميع العناصر المفتوحة، مع الأولويات، وتواريخ الاستحقاق، والإجراءات التالية، وتواريخ المتابعة، وأدلة الإغلاق.
- إنتاج تحديث قصير يومي للتقدم وملخص أسبوعي للإدارة يوضح الحالة بوضوح، وما تم إغلاقه، وما هو معلق، وما هو التالي.
- إغلاق المهام مع أدلة (رقم المرجع، رابط، مسار الملف، أو إثبات موقع) مجرد الإبلاغ عن الانتهاء غير كافٍ.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المتطلبات
التعليم
- درجة بكاليوس من جامعة معتمدة - يفضل في إدارة الأعمال، الإدارة، المحاسبة، التجارة، اللغات، أو تخصص ذي صلة.
- تُرحب الخريجين المتميزين من كليات أخرى بالتقديم إذا كانت خبراتهم ومهاراتهم تتناسب مع الدور.
الخبرة والمهارات
- خبرة 3 سنوات أو أكثر في الإدارة أو تنسيق المكتب، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة هندسية أو صناعية أو تعاقدية.
- القدرة على المتابعة بشكل موثوق - قادرة على إدارة عدة عناصر مفتوحة دون فقدان التركيز وإغلاقها دون تذكير.
- الاهتمام العالي بالتفاصيل مع الأسماء والتواريخ وأرقام المرجع ودقة التصنيف.
- مستوى احترافي في الكتابة والتحدث بالعربية والإنجليزية، مع القدرة على صياغة رسائل إلكترونية واضحة ومناسبة للأعمال.
- مهارات قوية في MS Office (Word، Excel، Outlook) - مريحة في بناء سجلات المهام وأوراق التتبع في Excel.
- مريحة مع أنظمة الملفات السحابية (OneDrive، Google Drive، SharePoint).
- واثقة في التعامل مع أولويات متعددة تحت ضغط المواعيد النهائية دون فقدان العناصر.
الخصائص الشخصية
- مدارة ذاتيًا وقابلة للمساءلة - تأخذ الملكية من الطلب حتى الإغلاق.
- منظمة ومنهجية - تعمل من القوائم والسجلات، وليس من الذاكرة.
- محترفة وهادئة وموثوقة في التواصل مع العملاء والموردين والزملاء.
- تحافظ على السرية فيما يتعلق بالمعلومات التجارية والموارد البشرية الحساسة.
القطاع المهني للشركة
- منتجات صناعية
- معدّات ثقيلة
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- موظف ادارى
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
PANATIX Analytical System
About PANATIX PANATIX Analytical Systems is a specialized engineering company in process analyzers, sampling systems, CEMS, and industrial instrumentation, serving oil & gas, refining, petrochemical, power generation, and water treatment clients across Egypt and the MENA region. We deliver engineering services, system integration, and authorized OEM channel support to major industrial operators and EPC contractors. About the Role We are hiring a self-managed Office & Administration Coordinator to take full ownership of the company's daily administrative function. This is a central, hands-on role that touches nearly every department - operations, HR, accounting, procurement, and logistics - and acts as the organizational backbone that keeps documentation, correspondence, and follow-ups moving without delay.
https://panatix.erpnext.com/jobs/panatix_analytical_systems/administrative_officer