مساعد إداري واستقبال

Noatum

إدارة مكتب الاستقبال:

• ترحيب ومساعدة الزوار، مع التأكد من أنهم يشعرون بالراحة ويتم توجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتصفيتها، وتحويلها. تقديم معلومات أساسية عند الحاجة.
• استلام وفرز وتوزيع البريد والتسليمات اليومية.

الدعم الإداري:

• إدارة المواعيد والحفاظ على تقويم الشركة. جدولة الاجتماعات وتنسيق غرف الاجتماعات.
• طلب وصيانة مخزون لوازم المكتب. التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للعرض.
• أداء مهام إدارية متنوعة مثل الأرشفة، والنسخ، والتفريغ، وإرسال الفاكسات.

التواصل:

• تسهيل التواصل داخل المكتب من خلال توزيع المذكرات والإعلانات والمعلومات المهمة الأخرى.
• التعامل مع المراسلات، بما في ذلك البريد الإلكتروني والرسائل، وتقديم معلومات أساسية ودقيقة للعملاء والزوار.

تنسيق الفعاليات:

• المساعدة في التخطيط وتنظيم الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الجداول الزمنية وتدوين المحاضر.
• المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة، مثل المؤتمرات وورش العمل والتجمعات الاجتماعية.

الامتثال والأمن:

• اتباع وتطبيق إجراءات السلامة في المكتب. التحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال وإصدار بطاقات الزوار.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر والحفاظ على السرية.