اخصائي اداري

Client of Talentmate

يلعب الاختصاصي الإداري دورًا حيويًا في ضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة داخل المنظمة. تتضمن هذه الوظيفة التعامل مع مجموعة واسعة من المهام الإدارية مثل التنسيق والتواصل وإدارة العمليات اليومية. يجب أن يكون الاختصاصي الإداري منظمًا جيدًا، ويملك عينًا ممتازة للتفاصيل، ويمتلك مهارات تواصل قوية للتفاعل بفعالية مع الأقسام المختلفة. غالبًا ما يكونون نقطة الاتصال المحورية داخل الشركة ومكلفين بتحسين الإنتاجية من خلال تنفيذ عمليات إدارية فعالة. يجب أن يكون لدى المرشح المثالي فهم قوي لإدارة المكاتب، وأن يكون استباقيًا في حل المشكلات، وأن يظهر مستوى عالٍ من الاحتراف لدعم الأهداف التشغيلية للمنظمة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم العمليات اليومية في المكتب لضمان الكفاءة والإنتاجية.
• تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
• إعداد وتحرير المراسلات والتواصل والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق.
• تقديم الخدمات كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين، مع توفير رعاية خبراء.
• تطوير وصيانة أنظمة الملفات لضمان سهولة الوصول إلى الوثائق المهمة.
• التعامل مع المكالمات الواردة وإدارة المراسلات البريدية بدقة واحترافية.
• دعم الأقسام من خلال جمع وتجميع بيانات متنوعة لإنشاء التقارير.
• المساعدة في إعداد وتتبع الميزانيات والتقارير المالية للأقسام.
• ضمان صيانة وإصلاح معدات المكتب وشراء المستلزمات حسب الحاجة.
• المشاركة في مهام إدارة المكتب مثل طلب مستلزمات المكتب والحفاظ على المخزون.
• تنفيذ سياسات وإجراءات المكتب لتحسين سير العمل والمعايير التشغيلية.
• المساعدة في التخطيط وتنفيذ الفعاليات والمؤتمرات والأنشطة على مستوى الشركة.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كاختصاصي إداري أو في دور مشابه.
• إجادة قوية في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات تنظيمية ممتازة، وإدارة الوقت، وتعدد المهام أساسية.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• قدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بمسؤولية.
• قدرة على بناء والحفاظ على علاقات مهنية مع جميع مستويات الموظفين.