اخصائي اداري

Talentmate

يلعب الأخصائي الإداري دورًا حاسمًا في ضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة داخل المنظمة. تتضمن هذه الوظيفة التعامل مع مجموعة واسعة من المهام الإدارية مثل التنسيق والتواصل وإدارة العمليات اليومية. يجب أن يكون الأخصائي الإداري منظمًا جيدًا، ولديه عين ممتازة للتفاصيل، ويمتلك مهارات تواصل قوية للتفاعل بفعالية مع مختلف الأقسام. غالبًا ما يعمل كنقطة اتصال محورية داخل الشركة ومكلف بتحسين الإنتاجية من خلال تنفيذ عمليات إدارية فعالة. يجب أن يكون المرشح المثالي لديه فهم قوي لإدارة المكاتب، وأن يكون استباقيًا في حل المشكلات، ويظهر مستوى عالٍ من الاحترافية لدعم الأهداف التشغيلية للمنظمة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم العمليات اليومية للمكتب لضمان الكفاءة والإنتاجية.
• تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
• إعداد وتحرير المراسلات والتواصل والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق.
• العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين، وتقديم رعاية خبراء.
• تطوير وصيانة أنظمة الأرشفة لضمان الوصول السهل إلى الوثائق المهمة.
• التعامل مع المكالمات الواردة وإدارة المراسلات عبر البريد الإلكتروني بمهنية ودقة.
• دعم الأقسام من خلال جمع وتجميع بيانات متنوعة لإنشاء التقارير.
• المساعدة في إعداد وتتبع الميزانيات والتقارير المالية للقسم.
• ضمان صيانة وإصلاح معدات المكتب وشراء اللوازم حسب الحاجة.
• المشاركة في مهام إدارة المكتب مثل طلب لوازم المكتب والحفاظ على المخزون.
• تنفيذ سياسات وإجراءات المكتب لتحسين سير العمل والمعايير التشغيلية.
• المساعدة في التخطيط والتنفيذ للفعاليات والمؤتمرات والأنشطة على مستوى الشركة.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كأخصائي إداري أو في دور مشابه.
• إجادة قوية في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ومهارات تعدد المهام ممتازة ضرورية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بمسؤولية.
• القدرة على بناء والحفاظ على علاقات احترافية مع جميع مستويات الموظفين.