مسئول ادارى

United Arab Emirates University, Department of Family Medicine

وصف الوظيفة

المسؤول مسؤول عن تقديم الدعم السكرتاري والإداري والتقني لأعضاء هيئة التدريس والطلاب والموظفين داخل كلية الهندسة. تشمل هذه الوظيفة إدارة الجداول الزمنية، وتنظيم الفعاليات، والمساعدة في العمليات اليومية، وتقديم الإرشادات لضمان سير العمل بسلاسة. يجب أن يمتلك المرشح المثالي معرفة قوية في تكنولوجيا المعلومات ومهارات البرمجة لتقديم الدعم التقني حسب الحاجة. المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب داخل كلية الهندسة.
• تنسيق وتنظيم الأنشطة اليومية، مع ضمان التواصل الفعال داخل الكلية ومع الأقسام الخارجية.
• مساعدة المستشارين الأكاديميين في جدولة المواعيد، واستشارات الطلاب، والمهام الإدارية العامة.
• العمل كحلقة وصل مع قسم القبول والتسجيل لإدارة الاستفسارات والعمليات المتعلقة بالطلاب.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية لأعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب عبر الأقسام داخل الكلية وكليات أخرى.
• الرد على استفسارات الطلاب في الوقت المناسب وبشكل مهني، مع تقديم المساعدة أو توجيههم إلى الموارد المناسبة.
• تنظيم وتنسيق ومتابعة المهام الإدارية المتعلقة بمكتب العميد.
• تخطيط وإدارة الفعاليات داخل الكلية، بما في ذلك اجتماعات أعضاء هيئة التدريس، وورش العمل، وأنشطة مشاركة الطلاب.
• التعامل مع جدولة المواعيد وإدارة التقويم لأعضاء هيئة التدريس والموظفين.
• إعداد وإدارة المراسلات والتقارير والمستندات من المسودات الأولية؛ إنشاء جداول الأعمال ومواد الاجتماعات وغيرها من الوثائق اللازمة.
• دعم تطوير وتوزيع المواد الترويجية والإعلانات للبرامج داخل الكلية.
• ضمان التشغيل السلس للأدوات والأنظمة التقنية المستخدمة في المهام الإدارية وتقديم الدعم الأساسي لتكنولوجيا المعلومات لأعضاء هيئة التدريس والموظفين عند الحاجة.
• استغلال مهارات البرمجة لأتمتة المهام أو تطوير حلول لتعزيز الكفاءة في الوظائف الإدارية.
• أداء أي واجبات أو مهام أخرى كما يكلف بها المدير المباشر.
  
  

المؤهلات الدنيا

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها.
• إتقان اللغة الإنجليزية وبرامج المكتب والتواصل عبر البريد الإلكتروني.
• مهارات قوية في MS Word وExcel وAccess وغيرها من البرامج ذات الصلة.
• القدرة على التحدث والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية.
• مهارات تنظيم قوية، مع القدرة على إدارة الوقت بفعالية والتعامل مع ضغط العمل.
• مهارات تواصل وتنسيق ممتازة، مع القدرة على العمل بشكل جيد ضمن فريق.
  
  

المؤهلات المفضلة

• خبرة إدارية مثبتة، ويفضل أن تكون في بيئة أكاديمية أو هندسية.
• الحد الأدنى من سنتين من الخبرة في العمل السكرتاري أو الإداري.
• إتقان أدوات تكنولوجيا المعلومات والبرمجيات والأنظمة المستخدمة عادة في الإعدادات الأكاديمية.
• مهارات البرمجة (مثل Python أو Java أو لغات أخرى ذات صلة) لدعم الوظائف الإدارية وحل المشكلات التقنية.
• القدرة على إدارة المعلومات الحساسة بحذر ومهنية.
• قدرات قوية في حل المشكلات والقدرة على التعامل مع مهام إدارية متنوعة.
• مهارات في العلاقات العامة والتعامل مع مجموعات متنوعة من الناس.