وظيفة:
• للحفاظ على السجلات الرسمية وتنفيذ الأعمال الإدارية والسياسات المحددة من قبل
الإدارة أو بالتعاون مع الأشخاص المسؤولين الآخرين.
• لضمان التواصل السلس بين العملاء و/أو موظفي المختبر.
• لمساعدة المشرف/مدير المختبر في مراقبة وتنفيذ نظام الجودة
لشركة.
• لضمان أن إدارة الموظفين والمعدات تتماشى مع إجراءات الشركة.
المسؤوليات والواجبات:
• استلام العناصر/المعدات الجديدة؛ تسجيل ووضع العلامات/تحديث المخزون.
• إدارة الميزانيات، وتتبع النفقات، ومعالجة الفواتير بالتعاون مع قسم المالية.
• الاستجابة وإدارة جميع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• مراجعة وإعداد العقود، والتعديلات، والمطالبات.
• مراقبة وتقديم تقارير عن تقدم المشروع، وتحديد ومعالجة القضايا بشكل استباقي.
• متابعة المعدات المنقولة/المتضررة وتقديم تقارير عنها إلى المشرف/رؤساء الأقسام/مدير المختبر.
• التأكد من جدول صيانة المعدات (بالتنسيق مع المشرف/رؤساء الأقسام/مدير المختبر).
• التأكد من وضع العلامات على جميع المعدات (رقم التسلسل والمعايرة).
• إجراء نسخ احتياطي كل أسبوعين للمختبر المركزي، والمكتب الرئيسي، ومختبرات الموقع.
• ضمان سلامة مجلدات الخادم بالتنسيق مع QM.
• تقديم تقارير والتحقق من حفظ التقارير؛ أرقام التسلسل وإدخالات البيانات
• التحقق من تنظيم RPS؛ الواردات؛ الصادرات
• التحقق والتأكد من الفحص اليومي للأرصدة؛ خزان المعالجة
درجة الحرارة والرطوبة؛ موقع الأسطوانات في خزان المعالجة؛
تسجيل العلامات للعينات المستلمة؛ دفاتر السجل للتسليمات
(التقارير، والفواتير، إلخ.); دفتر سجل التسليمات الداخلية.
• إجراء تدقيق أسبوعي في المختبرات المركزية والموقع وفقًا لما هو مقرر من قبل QM والمشرف/مدير المختبر.
• التأكد من تنفيذ السلامة في مباني الشركة بالتنسيق مع المشرف/مدير المختبر.
• إجراء تدقيقات داخلية ISO بالتنسيق مع مدير الجودة.
• الحفاظ على ومراقبة وتوجيه المستلزمات في المختبر المركزي.
• أخذ ونسخ ما يقال، وإعداد وتجهيز جميع المراسلات.
• إنشاء وصيانة قواعد البيانات وملفات جداول البيانات.
• متابعة عقود الصيانة وتنسيق زيارات الصيانة المتعلقة بأدوات المكتب والمعدات.
• واجبات أخرى كما يتم تعيينها.
المتطلبات:
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، علوم الحاسوب أو المساحة الكمية.
• الحد الأدنى من سنتين من الخبرة المثبتة في دور مشابه.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
• مهارات قوية في حل المشكلات وإدارة الفرق.
