مدير القبول

Citizens School, Dubai

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة عملية القبول: يشرف مدير القبول على عملية القبول بالكامل، من الاستفسار الأولي إلى التسجيل. يتضمن ذلك التنسيق مع الطلاب المحتملين وعائلاتهم، وتقديم المعلومات عن المدرسة، وإجراء المقابلات أو التقييمات، ومراجعة الطلبات، واتخاذ قرارات القبول.
• تطوير استراتيجيات القبول: يقوم مدير القبول بتطوير وتنفيذ استراتيجيات لجذب وتسجيل الطلاب المؤهلين. قد يتضمن ذلك إنشاء مواد تسويقية، وتنظيم أيام مفتوحة أو جولات مدرسية، وحضور فعاليات التوظيف، واستخدام قنوات مختلفة للوصول إلى الطلاب المحتملين.
• مراجعة وتقييم الطلبات: يقوم مدير القبول بمراجعة وتقييم طلبات الطلاب، بما في ذلك السجلات الأكاديمية، ورسائل التوصية، وأي مستندات إضافية مطلوبة. يقومون بتقييم المتقدمين بناءً على معايير محددة مسبقًا واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن القبول.
• إدارة موظفي القبول: إذا كان هناك فريق من مستشاري القبول أو الممثلين، يشرف مدير القبول على عملهم، ويوفر التوجيه والتدريب، ويضمن تطبيق ممارسات تقييم الطلبات بشكل متسق وعادل.
• إجراء المقابلات والتقييمات: قد يقوم مدير القبول بإجراء المقابلات أو التقييمات مع الطلاب المحتملين لتقييم ملاءمتهم للقبول. قد يتضمن ذلك تقييم القدرات الأكاديمية، والشخصية، والاهتمامات، والتوافق مع قيم المدرسة ورؤيتها.
• الحفاظ على سجلات وبيانات القبول: يقوم مدير القبول بالحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة للمتقدمين، وبيانات القبول، والمعلومات ذات الصلة. يتضمن ذلك تتبع أعداد التسجيل، والخصائص الديموغرافية، وبيانات أخرى تساعد في تقييم فعالية استراتيجيات القبول.
• التعاون مع موظفي المدرسة والقيادة: يعمل مدير القبول عن كثب مع موظفي المدرسة، مثل المعلمين، والإداريين، والمستشارين، لجمع المعلومات حول المتقدمين وضمان انتقال سلس للطلاب المقبولين. قد يتعاونون أيضًا مع قيادة المدرسة بشأن توقعات التسجيل، وسياسات القبول، والجهود التسويقية.
• الالتزام بالمتطلبات التنظيمية ومتطلبات الامتثال: يضمن مدير القبول الامتثال للقوانين، واللوائح، والسياسات المتعلقة بقبول الطلاب. يتضمن ذلك اتباع إرشادات القبول، والحفاظ على سرية معلومات الطلاب، وضمان تكافؤ الفرص في عملية القبول.
• تقديم خدمة عملاء ممتازة: يتفاعل مدير القبول مع الطلاب المحتملين وعائلاتهم، ويقدم المعلومات، ويجيب على الأسئلة، ويعالج القضايا. يضمنون تجربة إيجابية طوال عملية القبول، ويمثلون المدرسة بشكل احترافي، ويحافظون على علاقات جيدة مع المتقدمين وعائلاتهم.
• تحليل وتقرير بيانات القبول: يقوم مدير القبول بتحليل بيانات القبول وإعداد تقارير لقيادة المدرسة. يساعد ذلك في تقييم فعالية استراتيجيات القبول، وتحديد الاتجاهات، واتخاذ قرارات مدفوعة بالبيانات لتحسين عملية القبول.
• البقاء على اطلاع باتجاهات التعليم: يبقى مدير القبول على اطلاع باتجاهات التعليم، وأفضل الممارسات في القبول، والتغييرات في السياسات أو اللوائح التي قد تؤثر على عملية القبول. يسعى بنشاط للحصول على فرص للتطوير المهني والتواصل ضمن مجتمع التعليم.
• الحفاظ دائمًا على جو مرحب في المكتب الأمامي.
• الرد على جميع المكالمات الواردة، وتحويلها إلى المكاتب المناسبة، وتدوين الرسائل وتمريرها إلى المعنيين.
• تحية/مساعدة أولياء الأمور، والموظفين، والزوار. لضمان عدم ترك أي شخص دون اهتمام.
• الاهتمام بكل استفسار جديد بخصوص القبول بنفس التفاني.
• تحقيق أقصى عدد من القبولات.
• الحفاظ على قائمة الطلاب في الفصول، وتحديثها يوميًا.
• الحفاظ على مستندات القبول بشكل صحيح.
• مراجعة سياسة القبول والكتيب كل عام.
• ضمان إجراء جولات المدرسة بشكل فعال وكفء. الحفاظ على قائمة المنح الدراسية.
• ضمان إبلاغ أولياء الأمور بنتيجة تقييم الطالب خلال 24/48 ساعة بعد إجراء التقييم.
• الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني.
• إجراء زيارات للحضانة لتعزيز القبولات.
• التوصل لاستراتيجيات تسويقية جديدة للقبول.
• مساعدة ودعم أثناء الفعاليات المدرسية.
• الحفاظ على بيانات المكالمات الخاصة بالقبول الجديد.
• الحفاظ على بيانات مكالمات الشكاوى.
• ضمان نظافة المكتب الأمامي ليكون مثالياً.
• دائمًا تقديم استماع صبور لأولياء الأمور، والموظفين، والزوار. أداء أي مهام أخرى موكلة إلى أقصى قدر من قدراتك.
• تقديم اقتراحات حول كيفية تحسين تصميم المكتب الأمامي.
• مراقبة منطقة المكتب الأمامي قبل التجمع وتوجيه الطلاب إلى منطقة التجمع.
• عدم ترك المكتب الأمامي دون إشراف. لضمان وجود موظف واحد على الأقل في منطقة المكتب الأمامي دائمًا.
• مسؤول عن التحقق من تصفية الطلاب قبل إصدار الشهادة.
• الحفاظ على تقرير يومي عن القبولات الجديدة والشواغر المتبقية.
• التوزيع الفوري للرسائل للأشقاء/ الطلاب الحاليين بشأن استمراريتهم/ انضمامهم.
• الحفاظ على بيانات كل شخص يأتي إلى المدرسة، للاتصال بهم عند فتح القبول للسنة القادمة.
• تعديل تواريخ التقييم في الوقت المناسب وفقًا لعدد المتقدمين.

إدارة الأداء

• سيتم مراقبة وتقييم أداء مدير القبول على مدار العام.
• سيمر مدير القبول بعملية تقييم من مرحلتين، حيث يتم إجراء التقييمات الأولية من قبل رئيس الإدارة ومراجعتها من قبل مدير المدرسة.
• سيقدم كل من رئيس الإدارة ومدير المدرسة آرائهم حول جدوى استمرار المرشح في المنصب.