موظف القبول/ مدرسة المواطنين، دبي، الإمارات العربية المتحدة

TES FE News

نظرة عامة على الوظيفة: يدير موظف القبول عملية القبول وسجلات الطلاب ومتطلبات الامتثال بينما يقدم معلومات دقيقة ودعمًا للعائلات. تضمن هذه الوظيفة سير العمليات بسلاسة من خلال التواصل الفعال وتنسيق الفعاليات والتقارير في الوقت المناسب. المسؤوليات الرئيسية: مهام متعلقة بـ KHDA إذا لزم الأمر، تحميل وصيانة ملفات الطلاب، الاتصال/المتابعة مع أولياء الأمور بشأن الوثائق المفقودة، طلبات TC، التنزيلات، الاتصال بـ KHDA لأي استفسارات، التواصل مع ممثل الامتثال (عند الحاجة/على أساس كل حالة على حدة) إلخ. إعداد تقرير admissions الأسبوعي ومشاركته مع أعضاء الفريق المعنيين عند الحاجة. تسجيل محضر الاجتماع ومشاركته مع أعضاء الفريق المعنيين عند الحاجة. إعادة توجيه استفسارات EE إلى أعضاء الفريق المعنيين. الحفاظ على/تحديث العقود مع الشركات/رياض الأطفال التعاونية/شركات الانتقال (أي، التجديدات أو التعديلات) مساعدة في صباحات مفتوحة، وفعاليات Stay and Play، وصباحات القهوة أي، ضمان اتباع مهلة 2 أسابيع في وسائل التواصل الاجتماعي، ورؤية علامتنا التجارية من خلال الحدث (الكتيبات/هدايا ترويجية أخرى)، تذكير لطيف لفريق اللوجستيات بالإعداد/التنسيق في ذلك اليوم لضمان سير الحدث بسلاسة. التقاط جميع الفعاليات على منصات التواصل الاجتماعي. إرسال الأحداث القادمة/تحيات الموسم/المخيمات ومواد ترويجية أخرى لجميع استفسارات HubSpot/iSAMS. استقبال الزوار، الرد على الهواتف، الاستجابة للاستفسارات، وحل المشكلات بناءً على السياسات المعتمدة، مع إجراء الإحالات المناسبة عند الحاجة. أداء مجموعة واسعة من المهام الإدارية بما في ذلك إدخال البيانات وصياغة وتحرير ومراجعة محاضر الاجتماعات والتقارير ودليل إجراءات مكتب القبول. تنظيم وتسهيل الاجتماعات والفعاليات الخاصة، وجدولة وتنسيق التواريخ والأوقات، الأماكن، الحضور، الجداول الزمنية، وترتيبات المرافق. أداء وظائف مسك الدفاتر الأساسية، الروتينية المتعلقة بالمواد التسويقية. إعداد تقارير خاصة، ملخصات، أو ردود على الاستفسارات من خلال تجميع البيانات والإحصاءات. المساعدة في تطوير أو الحفاظ على مواقع الأقسام. تمثيل مكتب القبول عند الحاجة في الفعاليات الخارجية. تقديم خدمة استثنائية من خلال التفاعل المهذب والمطلع والمتاح والمحترف. أداء مهام أخرى كما هو موكل. تقديم معلومات بشأن عملية القبول وسياسات المدرسة للطلاب وأولياء أمورهم وأعضاء المجتمع الآخرين. مراجعة الطلبات لضمان تقديم جميع الوثائق المطلوبة. فحص الطلبات للقبول لتحديد المرشحين الذين ينبغي إجراء المقابلات معهم. شرح إجراءات التقديم والمواعيد النهائية للطلاب المتوقعين وأولياء أمورهم. إجراء مقابلات مع المتقدمين لتحديد ملاءمتهم للقبول. تنسيق أحداث القبول مثل المقابلات أو البيوت المفتوحة. تقديم معلومات حول خيارات المساعدة المالية والمواعيد النهائية للطلاب المتوقعين وأولياء أمورهم. الحفاظ على مخزون من الكتيبات والمطويات والمواد الأخرى المتعلقة ببرامج المدرسة وسياساتها. الإبلاغ عن تقدم الطلاب للمعلمين والمستشارين وموظفي المدرسة الآخرين. تتبع المتعلمين من الموظفين وتحديث قائمة المنح. التواصل مع الشركات وتوقيع العقود لدفع التسجيلات. التأكد من تطبيق جميع سياسات الخصم وتحديثها عند الضرورة. تتبع المغادرين و TC بشكل محدث دائمًا. قاعدة بيانات الطلاب محدثة بكل المتطلبات. دليل أولياء الأمور، عقود أولياء الأمور وحزمة الترحيب كلها مرتبطة ومحدثة بشكل صحيح. المؤهلات والمهارات: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، التعليم، أو مجال ذي صلة (يفضل). خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في قبول المدارس أو الأدوار الإدارية. معرفة قوية بعمليات قبول الطلاب ومتطلبات التنظيم في الإمارات العربية المتحدة (يفضل خبرة KHDA). إجادة استخدام MS Office وأنظمة إدارة المدارس (مثل، iSAMS، HubSpot). مهارات تواصل ممتازة، ومهارات التعامل مع الآخرين، وخدمة العملاء. مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية مع الانتباه للتفاصيل. القدرة على تعدد المهام، والعمل تحت الضغط، والحفاظ على السرية. كيفية التقديم: للتقدم، يرجى تقديم الوثائق التالية: نموذج طلب مواطنين TES مكتمل. السيرة الذاتية الحديثة مع صورة حديثة. خطاب تغطية يوضح ملاءمتك للدور. سيتم مراجعة الطلبات على أساس مستمر. يُشجع على تقديم الطلبات مبكرًا. تاريخ البدء: أكتوبر 2025. الالتزام بحماية الأطفال: تلتزم مدرسة المواطنين بحماية وتعزيز رفاهية الأطفال والشباب. من المتوقع أن يشارك جميع الموظفين والمتطوعين هذا الالتزام. بيان التنوع والشمول: تلتزم مدرسة المواطنين بتعزيز بيئة متنوعة وشاملة ومحترمة. نحن نقدر الطلبات من جميع الخلفيات والثقافات والقدرات ووجهات النظر، ونسعى لبناء فريق يتم فيه احترام التنوع والاحتفال به.