موظف إداري يتحدث العربية ROYAL SWISS AUTO SERVICES L.L.C

المسؤوليات الإدارية:

• الإشراف وإدارة جميع الوظائف الإدارية داخل القسم، بما في ذلك إدارة المكتب واللوازم والجدولة وحفظ السجلات.
• التعامل مع المراسلات والبريد الإلكتروني والاتصالات الهاتفية والجدولة للموظفين الكبار حسب الحاجة.
• الإشراف على صيانة المكتب ونظافته وسلامته، وضمان أن جميع المرافق تتم صيانتها بشكل جيد.
• إعداد وتحديث وإدارة الوثائق المهمة مثل العقود والاتفاقيات والتقارير.
• ضمان الحفاظ على أنظمة الملفات المناسبة لتسهيل استرجاع الوثائق التجارية.
• الإشراف على شراء اللوازم المكتبية، وضمان الكفاءة من حيث التكلفة والطلب في الوقت المناسب.

المسؤوليات التجارية/العملية:

• الإشراف على الأنشطة التجارية، بما في ذلك التسعير وإدارة المخزون وأوامر الشراء.
• المساعدة في إعداد العطاءات والمناقصات لمشاريع أو خدمات جديدة.
• ضمان التنسيق السلس بين الفرق التجارية والمشتريات والإدارية لدعم عمليات الأعمال.
• الحفاظ على تحديث قواعد البيانات التجارية وجداول البيانات، وضمان دقة الأسعار وتفاصيل المنتجات وسجلات العميل/المورد.
• دعم الفريق في إعداد العروض التقديمية والاقتراحات والتقارير للمساهمين الداخليين والخارجيين.

الإشراف على الموظفين والتدريب:

• الإشراف على فريق من المساعدين الإداريين وموظفي المكتب والموظفين الداعمين، وضمان أن جميع أعضاء الفريق يفهمون ويلتزمون بسياسات وعمليات الشركة.
• إجراء تقييمات الأداء، وتقديم التدريب، وتطوير أعضاء الفريق من أجل كفاءة أفضل ونمو.
• ضمان توفير الموظفين بالموارد والأدوات والدعم اللازمة لتحقيق أهدافهم.

التقارير التجارية/المالية:

• مراقبة والإبلاغ عن الأنشطة التجارية، مع تسليط الضوء على المقاييس الرئيسية مثل النفقات والمشتريات وأداء الموردين.
• العمل عن كثب مع فريق المالية لضمان الفوترة والدفع والتسوية في الوقت المناسب وبدقة للحسابات.

مسؤوليات أخرى:

• تجديد التراخيص.
• إدارة طلبات تطوير الأعمال (BDR).
• التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وحرص.
• ضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة والمتطلبات القانونية الأخرى.
• المشاركة في الاجتماعات ومناقشات المشاريع وجلسات الاستراتيجية حسب الحاجة.