مساعد مدير المكتب الأمامي

Talentmate

دور مساعد مدير المكتب الأمامي مهم لضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة عند مكتب الاستقبال في منشأة، مثل فندق أو منتجع أو مجمع مكاتب. تتضمن هذه الوظيفة دعم مدير المكتب الأمامي في الإشراف على فريق مكتب الاستقبال، وضمان مستوى عالٍ من خدمة العملاء، والتعامل مع المسؤوليات الإدارية. يلعب مساعد مدير المكتب الأمامي دورًا حيويًا في تنسيق أنشطة موظفي مكتب الاستقبال لضمان رضا الضيوف، وتحسين العمليات التشغيلية، والحفاظ على معايير وإجراءات المنشأة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تواصل ممتازة، وعينًا ثاقبة للتفاصيل، والقدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد مع الحفاظ على سلوك مهني. كنقطة اتصال رئيسية لعمليات المكتب الأمامي، يلعب مساعد مدير المكتب الأمامي دورًا حاسمًا في خلق بيئة ترحيبية والحفاظ على تجربة سلسة للضيوف والزوار.

المسؤوليات

• المساعدة في الإشراف على العمليات اليومية لفريق مكتب الاستقبال لضمان الكفاءة.
• تنسيق وإدارة جداول الموظفين، بما في ذلك تغييرات المناوبات ومتطلبات التغطية.
• ضمان توافق جميع أنشطة مكتب الاستقبال مع معايير الشركة وأهداف رضا العملاء.
• معالجة استفسارات الضيوف وحل الشكاوى بسرعة وكفاءة.
• الإشراف على إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة، وضمان إتمامها بشكل مهني.
• مراقبة حسابات الضيوف والتعامل مع النزاعات المتعلقة بالفواتير والمعاملات المالية بدقة.
• التعاون مع الأقسام الأخرى لضمان تقديم خدمات ضيوف سلسة ومنسقة.
• تنفيذ وفرض إجراءات الأمان لحماية الضيوف وموظفي الخدمة.
• تدريب موظفي مكتب الاستقبال الجدد وتقديم تدريب مستمر لأعضاء الفريق الحاليين.
• الحفاظ على تحديث الوثائق المتعلقة بإجراءات المكتب الأمامي والسياسات بانتظام.
• دعم مدير المكتب الأمامي في المهام الإدارية والمشاريع الخاصة حسب الحاجة.
• استخدام أنظمة البرمجيات لحجوزات الضيوف، والفوترة، وتسجيل البيانات بدقة.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة مثبتة في مكتب الاستقبال أو دور خدمة العملاء أمر ضروري.
• مهارات قيادية قوية مع القدرة على إدارة وتحفيز فريق.
• مهارات تواصل وتفاعل شخصي استثنائية للتفاعل الفعال مع الضيوف.
• مهارات تنظيم ممتازة مع اهتمام كبير بالتفاصيل وقدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد.
• إتقان برمجيات إدارة المكتب الأمامي وعمليات الكمبيوتر الأساسية.
• القدرة على التعامل مع المواقف الم stressful بشكل هادئ وكفاءة مع الاحترافية.