مساعد مدير الإدارة

Client of Creative HR Consultancy

الغرض من الوظيفة:

• سيتولى مساعد مدير الإدارة الإشراف ودعم العمليات الإدارية اليومية، وضمان التواصل الفعال مع الجهات الحكومية، وشركات الإنشاء والإشراف، وشركات الاستشارات الهندسية، وأصحاب المصلحة الخارجيين. تشمل الدور أيضًا إعداد الوثائق الرسمية والتقارير والمراسلات، وضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح الإماراتية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تنسيق والتواصل مع السلطات الحكومية (مثل وزارة الموارد البشرية والتوطين، البلدية، دائرة الاقتصاد، الهجرة، هيئة الطرق والمواصلات) بشأن وثائق الشركة، والتصاريح، والشهادات، والرخص، وغيرها من الأمور الإدارية.
• الحفاظ على التواصل المهني مع شركات البناء، ومستشاري الإشراف، وشركات الاستشارات الهندسية، وأصحاب المصلحة في المشاريع.
• إعداد وإدارة الرسائل الرسمية، والتقارير، والاتفاقيات، والعروض، والوثائق الإدارية باستخدام MS Office وأدوات الأعمال الأخرى.
• الحفاظ على سجلات الشركة المنظمة، والعقود، والوثائق، وأنظمة الأرشفة (نسخ إلكترونية وورقية).
• المساعدة في تنسيق المشاريع، ومتابعة الموافقات والمراسلات المعلقة.
• دعم أنشطة الموارد البشرية والعلاقات العامة عند الحاجة.
• تنسيق اللوجستيات، واللوازم المكتبية، وإدارة المرافق حسب الحاجة.
• إعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة عناصر العمل، والتواصل بالتحديثات.
• التعامل مع الاتصالات الداخلية والخارجية بشكل مهني.
• ضمان اتباع سياسات وإجراءات الشركة في جميع الأنشطة الإدارية.
• أداء مهام إضافية كما هو محدد من قبل الإدارة العليا.

المؤهلات والمهارات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• يفضل وجود خبرة إدارية لا تقل عن 3 سنوات في الصناعة التجارية / الإنشائية / الهندسية.
• خبرة قوية في التعامل مع الجهات الحكومية والوثائق في الإمارات العربية المتحدة.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (العربية ميزة إضافية).
• اجادة استخدام MS Word وExcel وPowerPoint وOutlook وتنسيق الوثائق.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية.
• القدرة على القيام بعدة مهام والعمل تحت الضغط.
• رخصة قيادة إماراتية إلزامية.
• شخصية مهنية، استباقية، ودقيقة.