مساعد مدير، مكتب الاستقبال KERZNER INTERNATIONAL LIMITED

حول الدور

للمساعدة في إدارة وتنسيق جميع مسؤوليات الاستقبال، علاقات الضيوف، الكونسيرج، مدير الواجبات، نقل الضيوف، خدمات صف السيارات، إدخال البيانات، متجر الهدايا الدكان، العمليات الليلية، ومركز خدمات الضيوف. لضمان تقديم خدمة فعالة وسريعة ومهذبة وعالية الجودة واستباقية لجميع الضيوف.

المهام والمسؤوليات الرئيسية  

•   لضمان أن إجراءات التشغيل القياسية موجودة لجميع أقسام الاستقبال وأنها محدثة بشكل متكرر ومتبعة في جميع الأوقات

•   للتأكد من وجود إجراءات إخلاء مناسبة في حالة الحريق لجميع أقسام الاستقبال، وأن جميع موظفي الاستقبال على علم بها وأنه يتم إجراء تدريبات الحريق بانتظام في القسم

•   للعمل مع جميع الأقسام الأخرى في الفندق وضمان تعاون جميع موظفي الاستقبال بالكامل مع موظفي الأقسام الأخرى في الفندق في جميع الأوقات

•   للرد شفهيًا على التعليقات الإيجابية أو السلبية التي تم تلقيها مباشرة من الضيوف أو عبر بطاقات التعليق/أنظمة التعليقات وتطوير استراتيجيات لمعالجة النقص المحتمل في الخدمة

•   للتأكد من إجراء إحاطات قبل وبعد الوردية مع جميع موظفي الاستقبال للتأكد من أن جميع المعلومات الضرورية قد تم التواصل بها، وأن جميع المشاكل قد تم متابعتها وأن جميع الموظفين على علم بالضيوف المهمين الحاليين، وعروض الفندق، وأسعار الغرف

•   ليكون على علم بالمنافسة في السوق المحلية، لمراقبة الاتجاهات داخل الصناعة وتقديم اقتراحات حول كيفية تنفيذ ذلك في فندقنا

•   لضمان تحديث ملفات تعريف الضيوف في نظام إدارة ممتلكات الفندق بشكل صحيح بعد تسجيل الوصول وأن جميع الملفات الشخصية يتم الحفاظ عليها وتنظيفها ودمجها بشكل صحيح وأن الطلبات الدورية يتم التواصل بها لجميع موظفي الاستقبال والأقسام الأخرى حسب الاقتضاء & الضرورة

•   للمساعدة في الحفاظ على نظام ملاحظات العملاء

•   للتحقق بانتظام من جودة الخدمة المقدمة من موظفي الاستقبال من خلال تعليقات العملاء، والتعليقات خلال اجتماعات القسم & الإدارة، إلخ. وللترويج بنشاط لجميع برامج الحوافز الجارية & مخططات ملاحظات الضيوف والتواصل بانتظام نتائج هذه البرامج/المخططات إلى رؤساء الأقسام والمديرين الآخرين

•   للتفتيش بشكل متكرر على غرف الفندق وتقديم ملاحظات لقسم التدبير المنزلي حول حالة الغرف

•   لمراجعة حجوزات الغد، وطلبات النقل، وتخصيص الغرف وتصحيح أي أخطاء قبل أن تؤثر على إقامة الضيف وكذلك لضمان أن جميع الخاص

•   لتنفيذ وظائف مراقبة الجودة في جميع مجالات القسم يوميًا لضمان الحفاظ على جودة عالية متسقة لجميع الخدمات

•   مراقبة موظفي الاستقبال للتأكد من أن جميع الضيوف يتلقون الاعتراف السريع والشخصي.

•   الاعتناء بعمليات مكتب الاستقبال بما في ذلك تسجيل الضيوف، وتخصيص الغرف وإجراءات تسجيل المغادرة. 

•   مساعدة مدير الاستقبال في الأمور المتعلقة بالموظفين مثل التقييمات والاستشارات. 

•   لضمان أن التقارير المختلفة المطلوبة للعمليات اليومية قد اكتملت بدقة، وتوزيعها على الأقسام المعنية.

•   للتعامل مع شكاوى الضيوف، والتعليقات، والمشاكل/الطلبات وغيرها من الحوادث بطريقة احترافية & فعالة، لتوثيق جميع الشكاوى والحوادث بشكل صحيح ولضمان أن رؤساء الأقسام والمديرين الآخرين على علم كامل بالشكاوى/المشاكل المتعلقة بمناطق مسؤولياتهم

•   لضمان التوحيد & الاتساق في الأمور الإدارية، مثل الاقتباسات، سياسة الإيداع، الرسائل والتعامل مع المجموعات

•   للتفاعل والتواصل مع الضيوف & الزملاء بطريقة مهذبة وودية ومفتوحة وصادقة في جميع الأوقات

•   ليكون على علم كامل بجميع سياسات وإجراءات الفندق والقوانين واللوائح الحكومية وللحفاظ على علاقات جيدة مع الشرطة والسلطات المحلية الأخرى في جميع الأوقات

•   ليكون دائمًا بمظهر جيد ومهني ولضمان أن جميع موظفي الاستقبال المعنيين قد تم تصفيفهم بشكل صحيح ويرتدون الزي الموحد وشارة الاسم المناسبة في جميع الأوقات

•   لمراقبة جميع عروض المعلومات في جميع مناطق الاستقبال بانتظام وللتأكد من أنها محدثة

•   لتنفيذ مهام نوبة مدير الواجبات عند الحاجة ولأداء أي واجبات أخرى قد يتم تكليفها من وقت لآخر من قبل الإدارة

•   مع مدير الاستقبال، ليكون مسؤولاً بشكل عام عن جودة الترحيب التي يتلقاها ضيوفنا وزوارنا ولضمان أن الضيوف والزوار يتم استقبالهم بحرارة وتسجيل دخولهم/خروجهم بشكل صحيح وفعال وأن جميع الرسوم تُضاف إلى فواتير الضيوف بشكل صحيح وسريع

•   لضمان إدخال بيانات جواز سفر جميع الضيوف في نظام HEIS وإزالتها بشكل صحيح وفي الوقت المحدد ووفقًا لمعايير الفندق الحالية & HEIS

•   للتأكد من أن جميع أقسام الاستقبال، وخاصة علاقات الضيوف ومكتب الحقائب، على دراية دائمًا بجميع الأنشطة التي تحدث في الفندق، والمدينة والمنطقة، بحيث يتلقى الضيوف معلومات محدثة وصحيحة بشكل مستمر

•   للمساعدة في إدارة وتنسيق جميع وصولات ومبيتات المجموعات والضيوف المهمين، وضمان أن الحجوزات، وعلاقات الضيوف والاستقبال يعملون مع جميع الأقسام الأخرى في الفندق بحيث تسير عملية الوصول، والإقامة، والمغادرة لهؤلاء الضيوف بسلاسة ووفقًا لمعايير الفندق

•   المشاركة في إحصائيات وتقارير شهرية.

•   اختيار وحجز الغرف للضيوف المهمين والضيوف العاديين، والتنسيق مع قسم التدبير المنزلي لتحضير الغرف بشكل صحيح.

•   تفتيش غرف وصول الضيوف المهمين قبل وقت الوصول، والتأكد من أن كل شيء جاهز، من خلال التحقق من سلة الفاكهة، والوسائل الترفيهية، والبار الصغير، إلخ.

•   الترحيب بالضيوف المهمين في غياب مدير الاستقبال، أو عندما يفوض، ومرافقتهم إلى الغرف.

•   لضمان أن الائتمان الممنوح للضيوف يتم التحكم فيه بدقة وأن طريقة الدفع مفهومة بوضوح ضمن حدود سياسة ائتمان الفندق.