المدير المساعد - خدمات الأفراد

Al Ghurair

المسؤوليات

• إدارة وأن تكون النقطة الوحيدة للتواصل لعمليات التوظيف وإنهاء الخدمة من البداية إلى النهاية، مع ضمان إكمال جميع الخطوات بكفاءة وامتثال لسياسات المنظمة والمتطلبات القانونية.
• ضمان إكمال جميع الوثائق والعمليات اللازمة للموظفين الجدد والموظفين المغادرين، بما في ذلك معالجة التأشيرات، سجلات الموظفين، وتحديثات النظام.
• الإشراف على عملية طلبات/تجديد التأشيرات الجديدة، والتنسيق مع إدارة العلاقات الحكومية لضمان المعالجة في الوقت المناسب. يشمل هذا الانتهاء السريع من الفحوصات الطبية، إصدار هوية الإمارات، وختم التأشيرات، مع العمل عن كثب مع كل من الموظفين والعلاقات الحكومية.
• إدارة عملية تجديد التأشيرات للموظفين، مع ضمان تقديم المستندات في الوقت المحدد والامتثال للمتطلبات التنظيمية لتجنب التأخير أو التعقيدات القانونية.
• ضمان أن جميع أنشطة خدمات الأفراد، بما في ذلك التوظيف، إنهاء الخدمة، تجديد التأشيرات، والخدمات الأخرى، تفي أو تتجاوز معايير اتفاقية مستوى الخدمة.
• التعاون مع شركاء الأعمال في الموارد البشرية، المالية، وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين لتسهيل التواصل والتنسيق السلس عبر الأقسام.
• ضمان توافق أنشطة خدمات الأفراد مع احتياجات وأهداف الأعمال، وتقديم تحديثات وتقارير منتظمة لأصحاب المصلحة المعنيين.
• الإشراف على إدارة سياسات التأمين على الحياة الجماعية والتأمين الطبي، مع ضمان التسجيل في الوقت المناسب، التجديد، ومعالجة المطالبات.
• التنسيق مع مقدمي خدمات التأمين والموظفين لحل أي قضايا أو تناقضات.
• إدارة عملية الفواتير للتأمين الطبي، نفقات السفر، والمدفوعات الأخرى المتعلقة بخدمات الأفراد، مع ضمان تقديمها في الوقت المناسب والمتابعة مع المالية لمعالجة المدفوعات.
• تتبع وتسوية المدفوعات لضمان الدقة والامتثال لسياسات المنظمة.
• التعامل مع استفسارات الموظفين المتعلقة بخدمات الأفراد، مع تقديم حلول سريعة ودقيقة.
• مراجعة وتحسين عمليات خدمات الأفراد باستمرار لتعزيز الكفاءة، وتقليل الأخطاء، وتحسين تجربة الموظف بشكل عام.
• ضمان امتثال جميع أنشطة خدمات الأفراد للمعايير القانونية، التنظيمية، ومعايير الشركة ذات الصلة.
• تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب للإدارة حول المقاييس الرئيسية، بما في ذلك تجديد التأشيرات، التوظيف، إنهاء الخدمة، الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة، وإدارة الاستفسارات.
• سيتولى المدير المساعد الإشراف على عدة مجالات ودعم خدمات P&C المشتركة لضمان سير العمليات بسلاسة عبر جميع المجالات.

إدارة الأفراد

• إدارة الفريق: إدارة العمليات اليومية لفريق خدمات الأفراد، مع ضمان توزيع الحمل العمل بشكل فعال، ومراقبة الأداء، وتعزيز بيئة عمل إيجابية وتعاونية. تقديم التوجيه، والتدريب، والتدريب لأعضاء الفريق حسب الحاجة.
• معالجة مخاوف أو صراعات الفريق بسرعة وباحترافية، وتعزيز بيئة عمل صحية حيث يتم حل القضايا بشكل بناء.
• تشجيع الابتكار وتحسين العمليات داخل الفريق لتبسيط العمليات، وزيادة الكفاءة، وتعزيز تقديم الخدمة.

تقديم المنتج/العملية

• ممارسات العمل المرنة: البحث باستمرار وتنفيذ طرق أكثر كفاءة للعمل، وإرشاد الفريق في اعتماد أساليب توفر الوقت وتعزيز ثقافة التحسين المستمر.
• إدارة اتفاقية مستوى الخدمة: ضمان تقديم الخدمات في الوقت المحدد، مع الالتزام دائمًا بمعايير اتفاقية مستوى الخدمة، مع معالجة أي تأخيرات محتملة في الخدمة بشكل استباقي.
• تحسين العمليات: تقييم سير العمل الحالي بانتظام لتحديد مجالات التحسين. دفع تحسينات العملية واستغلال الأتمتة لتحسين الكفاءة وجودة الخدمة بشكل عام في خدمات الأفراد.
• عاشق للتكنولوجيا: البقاء نشطًا في تعلم الأنظمة والتقنيات الجديدة. مشاركة هذه المعرفة مع الفريق من خلال توفير التدريب، ومساعدتهم على البقاء على اطلاع وتحسين قدراتهم التقنية.

المؤهلات

التعليم والشهادات الفنية

• درجة البكالوريوس أو الماجستير في إدارة الأعمال/الموارد البشرية

المعرفة والمهارات

• فهم عميق لنماذج تقديم خدمات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف، إنهاء الخدمة، إدارة دورة حياة الموظف، والامتثال للسياسات.
• فهم قوي لقوانين العمل، ومتطلبات الامتثال، وسياسات التوظيف، مع ضمان توافق جميع عمليات الموارد البشرية مع المعايير القانونية عبر عدة مناطق.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office، منصات تكنولوجيا الموارد البشرية، ومعرفة متقدمة بأدوات مثل Excel لتحليل البيانات.
• مهارات تواصل قوية مع نهج تعاوني.
• مهارات لغة ممتازة، قيادة، ومهارات شخصية.

الخبرة

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات كأخصائي موارد بشرية أو ضمن خدمات P&C المشتركة، مع سجل حافل من قيادة الفرق في الصناعات الكبيرة.
• خبرة في التعامل مع أي عمليات إدارة التغيير، بما في ذلك إرشاد الفرق خلال الانتقالات مثل ترحيل الأنظمة، إلخ.