مدير مساعد - حفلات الزفاف والفعاليات الاجتماعية (متحدث باللغة العربية) Marriott International

ملخص الوظيفة

مدير مساعد تخطيط الفعاليات مسؤول عن إدارة دورة حياة الفعاليات بالكامل، من تسليم العقد إلى التنفيذ في الموقع والمتابعة بعد الحدث. يربط هذا الدور بين المبيعات والعمليات وعلاقات العملاء من خلال ضمان تقديم جميع الفعاليات المتعاقد عليها (التدريبات، المؤتمرات، المجموعات، الفعاليات الاجتماعية، حفلات العشاء الكبرى، والمزيد) بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة محترف ديناميكي يشعر بالراحة في ساحة العمليات، أمام الكمبيوتر، وعلى الهاتف، لضمان تسجيل كل تفاصيل التواصل والتنفيذ. يعمل مدير مساعد تخطيط الفعاليات كنقطة الاتصال الرئيسية للعملاء بعد تسليم مركز حجز الفعاليات (EBC)، منسقاً قوائم الغرف، أوامر الفعاليات، الجداول الزمنية، والمتطلبات الخاصة مع الحفاظ على تواصل قوي مع الأقسام الداخلية. إن تقديم فعاليات خالية من العيوب تعزز رضا الضيوف، والإيرادات، وسمعة العلامة التجارية هو جوهر هذه الوظيفة.

السياسات والإجراءات

• الحفاظ على السرية وحماية خصوصية الضيوف وأصول الشركة.
• ضمان الالتزام بمعايير LSOP المتعلقة بالعقود، المدفوعات، الضمانات، وسياسات الإفراج.
• الحفاظ على معايير علامة ماريوت والمظهر المهني في جميع الأوقات.

تنسيق الفعاليات

• استلام وإدارة التسليمات من مركز حجز الفعاليات مع العقود الموقعة وتفاصيل الفعالية.
• إعداد، مراجعة، وتحديث قوائم الغرف، أوامر الفعاليات (BEOs)، وأوراق الوظائف في أوبرا أو الأنظمة ذات الصلة.
• أن تكون جهة الاتصال الرئيسية للعميل لجميع الاتصالات المتعلقة بالفعالية، من مراحل التخطيط حتى انتهاء الفعالية.
• إجراء اجتماعات تفصيلية قبل الفعالية مع العملاء والأقسام المعنية لتنسيق التوقعات والتنفيذ.
• أن تكون حاضراً بنشاط في الساحة خلال الفعاليات للإشراف على الإعداد والتنفيذ وتقديم الخدمة.

علاقات الضيوف

• توفير اتصالات استباقية واستجابة مع العملاء عبر البريد الإلكتروني، الهاتف، والشخص.
• توقع احتياجات الضيوف وضمان تقديم الفعالية بسلاسة.
• معالجة وحل مخاوف الضيوف بسرعة، باستخدام أدوات استرداد الخدمة الخاصة بماريوت.

الاتصالات والتعاون

• التنسيق مع المبيعات، مركز حجز الفعاليات، الولائم، الطهي، مكتب الاستقبال، والأقسام التشغيلية الأخرى لضمان التنفيذ الخالي من العيوب.
• مشاركة تفاصيل الفعالية والتحديثات بوضوح وفي الوقت المحدد مع جميع المعنيين.
• إعداد، مراجعة، وتوزيع BEOs، المذكرات، والجداول الزمنية بدقة.

دعم العمليات

• الإشراف على إعداد الفعاليات والخدمة بالتنسيق مع فرق الولائم والطهي.
• مراقبة جداول الفعاليات لضمان الالتزام والانتقالات السلسة بين الجلسات.
• دعم تقارير الأقسام، دقة الفواتير، وجمع الملاحظات بعد الفعالية.

المهارات التحليلية

• الاهتمام بالتفاصيل
• إدارة الوقت
• قدرات متعددة المهام
• التخطيط والتنظيم

المهارات الشخصية

• توجه خدمة العملاء
• العمل الجماعي والتعاون
• الاستماع الفعال
• حل النزاعات

الاتصالات

• آداب الهاتف والبريد الإلكتروني المهنية
• إجادة اللغة الإنجليزية
• مهارات الكتابة، القراءة، والتدقيق
• يفضل إجادة اللغة العربية

الصفات الشخصية

• الاعتماد والنزاهة
• الموقف الإيجابي والمبادرة
• العرض المهني
• المرونة تحت الضغط

التنظيم

• الاهتمام بالتفاصيل
• إدارة الوقت
• قدرات متعددة المهام
• التخطيط والتنظيم

المهارات التقنية

• أوبرا (PMS & المبيعات & تقديم الطعام)
• SfaWeb / MI رفيق المبيعات
• مجموعة Microsoft Office
• Cvent أو منصات إدارة الفعاليات الأخرى