مساعد تنفيذي ثنائي اللغة - مستقل عن بعد

Client of Talentmate

Department: الدعم والقيادة

Location: عالمي+

Compensation: $7.00 / ساعة

Description

About the Client
عميلنا هو شركة قانونية مقرها الولايات المتحدة ولديها أكثر من 35 عامًا من الخبرة في خدمة الأفراد والشركات عبر التقاضي المدني، هجرة الأعمال، والوصايا والتركات. يفتخر الفريق بالنزاهة والكفاءة وخدمة العملاء أولاً، حيث يدعم كل من العملاء الناطقين بالإنجليزية والإسبانية. يعملون بأدوات حديثة وتدفقات عمل محددة جيدًا لتقديم خدمات قانونية عالية الجودة وفي الوقت المناسب.

Why does this role exist?
توجد هذه الوظيفة لتكون خط الدفاع الموثوق ثنائي اللغة في المكتب، مما يضمن تسجيل كل استفسار وتأهيله وتحديد موعد له، بينما يتلقى العملاء تحديثات في الوقت المناسب وتجربة مهنية. من خلال تولي الاستقبال، وتحديد المواعيد، والمتابعة مع العملاء، والتواصل الروتيني، والتنسيق مع المحاكم والشركات الأخرى، يحرر المساعد المحامي للتركيز على العمل القانوني. الهدف هو العمل كما لو كنت جالسًا في المكتب: متاح باستمرار، سريع في الاستجابة، واستباقي في الحفاظ على الجداول، والحالات، والاتصالات في المسار الصحيح.

The Impact you ll make

Client Intake & Data Management

• الاتصال بالعملاء الجدد/المحتملين بالإنجليزية والإسبانية لاستكمال استبيانات الاستقبال
• اتباع النصوص/النماذج لضمان تسجيل جميع الحقول المطلوبة بدقة في Clio/ملفات القضية
• تنظيم الوثائق وبيانات العملاء؛ تتبع الحالة والتأكد من عدم سقوط أي شيء بين الشقوق

Calendar & Appointment Management

• جدولة الاستشارات، واجتماعات العملاء، والجلسات؛ تنسيق الأوقات مع العملاء، والمحامين المعارضين، والمحاكم
• إدارة التوفر والفترات الزمنية في Clio وتقويم العميل؛ إرسال التأكيدات والتذكيرات
• مراقبة التغييرات، وحل النزاعات، والحفاظ على جدول المحامي محدثًا وخاليًا من الأخطاء

Lead Follow-up & Triage

• الاتصال والنص للمتابعة مع العملاء المحتملين من الإعلانات ومصادر أخرى لتحديد مواعيد الاستشارات (يتولى المحامي البيع)
• تسجيل نتائج العملاء المحتملين، وتحديث المتعقبين/Clio، ونقل العملاء المؤهلين إلى عملية الاستقبال
• الحفاظ على أوقات استجابة سريعة والمتابعة المستمرة لزيادة معدلات الظهور

Client Communication & Reception

• تكون نقطة الاتصال الرئيسية للأسئلة الروتينية والتحديثات عبر Gmail، RingCentral، النص، والفيديو
• نقل الرسائل إلى المحامي على الفور؛ الحفاظ على نغمة مهنية ومتفاهمة مع العملاء الناطقين بالإسبانية فقط
• تقديم تحديثات الحالة وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية وتصعيد القضايا بشكل مناسب

Coordination with Law Offices, Courts & Admin Support

• التواصل مع المحامين/المكاتب المعارضين لتبادل المعلومات؛ تأكيد/جدولة الجلسات مع كُتاب المحكمة
• إكمال المهام الإدارية غير القانونية (جمع الوثائق، استكمال النماذج، إدخال البيانات في Clio)
• الحفاظ على السرية، اتباع إجراءات التشغيل القياسية، والامتثال لسياسات المكتب (NDA والتعامل الآمن مع البيانات الحساسة)
  
  

Skills, Knowledge and Expertise

Required:

• الطلاقة ثنائية اللغة بالإنجليزية/الإسبانية (المحادثة والكتابة)
• خبرة مثبتة في أدوار المساعد التنفيذي/الإداري/الاستقبال في بيئة مهنية (يفضل القانونية ولكن ليس مطلوبًا)
• آداب الهاتف المهنية ومهارات التواصل مع العملاء عبر البريد الإلكتروني، والهاتف، والنص، والفيديو
• استعداد لتوقيع NDA وإكمال العناية الواجبة الخلفية
• التوفر من الاثنين إلى الجمعة، من 9:00 صباحًا إلى 5:00 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة
• إعداد العمل من المنزل:
  • كمبيوتر بذاكرة RAM لا تقل عن 8 جيجابايت، مع معالج Intel i5 core/معالج AMD Ryzen 5 وما فوق.
  • سرعة الإنترنت لا تقل عن 40 ميغابت في الثانية
  • سماعة رأس مع ميكروفون ممتد يحتوي على إلغاء الضوضاء وكاميرا ويب
  • جهاز كمبيوتر احتياطي واتصال إنترنت
  • مساحة عمل هادئة ومخصصة في المنزل

Your Superpowers:

• ذو مهارة في التكنولوجيا وسريع التعلم لأدوات جديدة (Gmail، التقويمات، RingCentral؛ قادر على التعلم بسرعة على Clio)
• إدخال بيانات موثوق وتوثيق؛ تنظيم قوي وإدارة الوقت
• متواصل مهني ومتفاهم يمكنه دعم العملاء الناطقين بالإسبانية بثقة
• متابعة استباقية، وتحديد الأولويات، والقدرة على تعدد المهام تحت ضغوط الوقت
• موثوق، سري، وقائم على إجراءات التشغيل القياسية، مع شعور قوي بالمسؤولية والموثوقية

You should apply if

• تتميز كخط الدفاع الأول لممارسة قانونية مشغولة وتحب إنشاء جداول، واستقبالات، وتحديثات للعملاء
• تشعر بالنشاط من العمل الهاتفي المتكرر والتواصل ثنائي اللغة (الإنجليزية/الإسبانية)
• تتبع إجراءات التشغيل القياسية عن كثب ولكن تتوقع الاحتياجات وتزيل العقبات للعملاء والمحامي
• تتفوق في بيئة عن بُعد، وتكون دقيقًا وموثوقًا، وتشعر بالراحة مع المساءلة وتتبع الوقت
• تُقدّر السرية، والمهنية، وتقديم تجربة عميل متسقة وعالية الجودة

What to expect...


Work Setup:

• وظيفة عن بعد
• يجب أن يكون لديك اتصال إنترنت موثوق ومكان عمل هادئ
• مطلوب تقديم جهاز كمبيوتر خاص بك بمعالج Intel Core i5 أو شيء مشابه أو أعلى

Working Hours:

• من الاثنين إلى الجمعة، من 9:00 صباحًا إلى 5:00 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة
• 40 ساعة في الأسبوع

Compensation:

• $7 في الساعة
• لا يوجد حزمة فوائد مضمنة
  
  

Benefits

Job Details