أخصائي عمليات المركز

USO

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ إجراءات التشغيل اليومية للمركز، مع ضمان بيئة فعالة من حيث التكلفة وآمنة ومرحبة ونظيفة. مراقبة وصيانة المرافق والمعدات بحيث تكون جيدة الصيانة وجاهزة للاستخدام. فرض إرشادات وقواعد التعامل مع الطعام والصحة.
• التفاعل والانخراط مع زوار المركز، والعمل كخبير في الموضوع حول مرافقه، والجولات، والدروس، والبرامج والخدمات؛ حل المشكلات لحل القضايا. قد يوجه ويدير الموردين.
• المساعدة في الحفاظ على عمليات المركز ضمن الميزانية. مراقبة وصيانة، والإبلاغ بدقة عن المخزون، والتعامل مع النقد. تقديم البيانات للتقارير المالية والتشغيلية والإحصائية عند الطلب. تقديم تقارير غير منتظمة حسب الحاجة.
• إنشاء وصيانة ملف إجراءات التشغيل القياسية الذي يوضح الإجراءات التشغيلية المحلية وأنشطة المركز لتمكين الإبلاغ الفوري، والتداول السهل والمتابعة.
• كما هو موجه من قبل مدير عمليات المركز أو القادة الآخرين، المساعدة في التخطيط والإشراف، وقيادة تنفيذ المجالات التشغيلية التي قد تشمل البرامج، واللوجستيات، وإدارة المخزون، والميزانية، ووسائل التواصل الاجتماعي وإدارة قاعدة البيانات.
• المساعدة في الاتصالات والوعي بالعمليات والبرامج. تجميع وإعداد الإعلانات، والقصص والصور لوسائل التواصل الاجتماعي، وممثلي وسائل الإعلام المحلية ومنشورات المواقع الإلكترونية، مع التأكد من أن المحتوى يتماشى مع إرشادات وسائل الإعلام الخاصة بـ USO.
• تقديم، أو المساعدة في إدارة التخطيط والتقييم للبرامج، والأنشطة، والفعاليات الجديدة والحالية لـ USO في داخل وخارج المنشآت العسكرية الأمريكية، بما في ذلك تنسيق جميع الوظائف، والمواد والأصول لضمان أن هذه البرامج، والأنشطة، والفعاليات فعالة وتعمل بكفاءة.
• المساعدة مدير عمليات المركز أو الزملاء من ذوي المناصب الأعلى في مراجعة البرامج واحتياجات الخدمة الخاصة بـ USO ضمن المنطقة المحددة، بما في ذلك المساعدة في البحث والتوصية بالبرامج والخدمات الجديدة. تنفيذ أي تغييرات ناتجة عن البرامج أو الفعاليات أو الأنشطة.
• مع أصحاب المصلحة الرئيسيين الداخليين والخارجيين، المساعدة في تطوير وتحسين وصيانة العلاقات مع القوات المسلحة الأمريكية، وقادة المجتمع المحلي، والشركاء والمتبرعين، وممثلي وسائل الإعلام لتعزيز الوعي وتوليد الدعم لمهمة USO، ولتدعيم تقديم البرامج الناجحة.
• التنسيق مع زملاء المركز لضمان توفر الموارد المناسبة والكافية بما في ذلك المتطوعين، والمواد، واللوازم لجميع البرامج، والفعاليات، والأنشطة. العمل كمورد للبرامج للزملاء والإشراف على مشاركة المتطوعين.
• توصيل المعلومات الرئيسية للمتطوعين، بما في ذلك فتحات العمل، وتغييرات السياسة، وفرص التطوير، إلخ. الحفاظ على وتوليد التقارير من قاعدة بيانات المتطوعين المتعلقة بالساعات التي تم العمل بها، والطلبات قيد المعالجة/المستلمة، إلخ.
• توجيه المتطوعين المحتملين خلال عملية التقديم. المساعدة في تنسيق التدريب على العمل للمتطوعين. تنفيذ أحداث تكريم المتطوعين وتشغيل التقارير مثل، جوائز الإنجازات/أعياد الميلاد، إلخ. توصيل اقتراحات تحسين المتطوعين إلى زملاء USO. تقديم ترشيحات متطوع الربع.
• قد يتطلب الأمر تشغيل سيارة USO أو سيارة شخصية.
• مهام أخرى كما هو موضح، بما في ذلك تعويض مدير عمليات المركز أو المناصب الأخرى، كما هو موجه من قبل القادة الكبار.

مواصفات الوظيفة

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين، خدمة العملاء وحل المشكلات. القدرة على التفاعل مع قيادة USO، والجمهور العام والجماهير العسكرية على مستويات متنوعة بنزاهة واحتراف.
• إجادة استخدام الحواسيب ومعدات الإلكترونيات. معرفة عملية بمختلف البرمجيات، والتطبيقات، والبرامج بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر مجموعة Microsoft Office. معرفة عامة بمختلف البرمجيات، والتطبيقات، والبرامج بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر برمجيات إدارة المتطوعين ومنصات وسائل التواصل الاجتماعي. يفضل وجود خبرة مع Digital Cheetah.
• القدرة المثبتة على ممارسة الحكم السليم فيما يتعلق بالمواضيع المثيرة للجدل و/أو الحساسة ثقافياً. القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر وهدوء.
• القدرة المثبتة على إظهار المبادرة، والدافع الذاتي، والانتباه للتفاصيل مع القدرة على إدارة مشاريع متعددة ذات أولويات متنافسة. القدرة على التكيف بسرعة وسهولة مع احتياجات المنظمة المتغيرة.
• القدرة على تحقيق النتائج المرجوة عند العمل بشكل تعاوني في بيئة فريق.
• القدرة على إجراء العمليات الرياضية الأساسية واتباع الإجراءات الصحيحة للتعامل مع النقد/التبرعات والإبلاغ، والوظائف التجارية/المحاسبية بما في ذلك إدارة المشاريع ومطابقة الميزانية.
• الاستعداد والقدرة على العمل في ساعات غير قياسية حسب الحاجة.
• معرفة عامة بالمجتمع العسكري مفضلة.
• القدرة على الحصول على والحفاظ على الاعتمادات اللازمة للوصول إلى مواقع ومرافق مركز USO بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الأمن، الائتمان و/أو فحص الخلفية، حالة SOFA، رخصة قيادة صالحة.
• القدرة على الحصول على والحفاظ على جواز سفر أمريكي ساري ورخصة قيادة أجنبية صالحة* (في المواقع/المناطق المعنية)
• يجب أن يكون مدافعاً قوياً عن مهمة USO.