أخصائي عمليات المركز

USO

المهام والمسؤوليات الرئيسية (*المهام الأساسية)

• تنفيذ إجراءات التشغيل اليومية للمركز، مع ضمان بيئة فعالة من حيث التكلفة وآمنة ومرحبة ونظيفة. مراقبة وصيانة المرافق والمعدات لضمان صيانتها الجيدة وجاهزيتها للاستخدام. فرض إرشادات وقواعد التعامل مع الطعام والصحة.*
• التفاعل مع زوار المركز، والعمل كخبير في موضوع المرافق والجولات والدروس والبرامج والخدمات؛ حل المشكلات لحل القضايا. قد يقوم بإدارة الموردين.*
• المساعدة في الحفاظ على عمليات المركز ضمن الميزانية. مراقبة وصيانة، والإبلاغ بدقة عن المخزون، والتعامل مع النقد. تقديم البيانات للتقارير المالية، التشغيلية والإحصائية حسب الطلب. تقديم تقارير إضافية حسب الحاجة.*
• إنشاء وصيانة ملف إجراءات التشغيل القياسية يوضح الإجراءات التشغيلية المحلية وأنشطة المركز لتمكين الإبلاغ الفوري، والتدوير السهل والمتابعة.
• كما هو موجه من قبل مدير عمليات المركز أو قادة آخرين، المساعدة في التخطيط والإشراف، وقيادة تنفيذ المجالات التشغيلية التي قد تشمل البرامج، واللوجستيات، وإدارة المخزون، والميزانية، وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي وقاعدة البيانات.
• المساعدة في عمليات التواصل والوعي بالبرامج. تجميع وإعداد الإعلانات، والقصص والصور لوسائل التواصل الاجتماعي، وممثلي وسائل الإعلام المحلية ومنشورات الموقع، مع ضمان توافق المحتوى مع إرشادات وسائل إعلام USO.
• تقديم، أو المساعدة في إدارة التخطيط وتقييم البرامج، والأنشطة والأحداث الجديدة والحالية لـ USO داخل وخارج المنشآت العسكرية الأمريكية، بما في ذلك تنسيق جميع الوظائف والمواد والأصول لضمان أن هذه البرامج، والأنشطة والأحداث فعالة وتعمل بكفاءة.
• المساعدة في مراجعة برامج USO واحتياجات الخدمة ضمن المنطقة المخصصة، بما في ذلك المساعدة في البحث والتوصية ببرامج وخدمات جديدة. تنفيذ أي تغييرات ناتجة عن البرامج أو الأحداث أو الأنشطة.
• مع أصحاب المصلحة الرئيسيين الداخليين والخارجيين، المساعدة في تطوير وتحسين والحفاظ على علاقات العمل مع الجيش الأمريكي، وزعماء المجتمع المحلي، والشركاء والمتبرعين، وممثلي وسائل الإعلام لتعزيز الوعي وتوليد الدعم لمهمة USO، ولدعم تقديم البرامج بنجاح.
• التنسيق مع زملاء المركز لضمان توافر الموارد المناسبة والكافية بما في ذلك المتطوعين، والمواد، واللوازم لجميع البرامج، والأحداث، والأنشطة. العمل كمورد للبرامج للزملاء والإشراف على مشاركة المتطوعين.
• الاتصال بالمعلومات الرئيسية للمتطوعين، بما في ذلك فتحات الورديات، وتغييرات السياسة، وفرص التطوير، إلخ. الحفاظ على وتوليد التقارير من قاعدة بيانات المتطوعين المتعلقة بالساعات المنجزة، والطلبات قيد المعالجة/المستلمة، إلخ.
• توجيه المتطوعين المحتملين من خلال عملية التقديم. المساعدة في تنسيق التدريب العملي للمتطوعين. تنفيذ أحداث تكريم المتطوعين وتشغيل التقارير مثل، منح الجوائز للمناسبات/أعياد الميلاد، إلخ. نقل اقتراحات تحسين المتطوعين إلى زملاء USO. تقديم ترشيحات متطوع الربع.
• قد يتطلب الأمر تشغيل سيارة USO أو سيارة شخصية.
• مهام أخرى كما هو مطلوب، بما في ذلك ملء منصب مدير عمليات المركز أو غيره من المناصب، كما هو موجه من قبل القادة الكبار.

مواصفات الوظيفة

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
• خبرة عمل لمدة سنتين أو أكثر في إدارة الفعاليات، التسويق، البيع بالتجزئة، خدمة العملاء، مرافق الترفيه أو دور ذي صلة. يفضل الخبرة ذات الصلة في منظمة غير ربحية، عسكرية، متعددة الثقافات أو عالمية.
• مهارات قوية في التعامل مع الآخرين، خدمة العملاء وحل المشكلات. القدرة على التفاعل مع قيادة USO، والجمهور العام والجماهير العسكرية على مستويات متنوعة مع النزاهة والاحترافية.
• إجادة استخدام الحواسيب ومعدات الإلكترونيات. معرفة عملية بمختلف البرمجيات، التطبيقات، والبرامج بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر Microsoft Office Suite. معرفة عامة بمختلف البرمجيات، التطبيقات، والبرامج بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر برمجيات إدارة المتطوعين ومنصات التواصل الاجتماعي. يفضل الخبرة مع Digital Cheetah.
• القدرة المثبتة على ممارسة حكم سليم يتعلق بالمواضيع المثيرة للجدل و/أو الثقافية الحساسة. القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر ورشاقة.
• القدرة المثبتة على إظهار المبادرة، والتحفيز الذاتي، والاهتمام بالتفاصيل مع القدرة على إدارة مشاريع متعددة ذات أولويات مت competing. القدرة على التكيف بسرعة وسهولة مع احتياجات المنظمة المتغيرة.
• القدرة على تحقيق النتائج المرغوبة أثناء العمل بشكل تعاوني في بيئة فريق.
• القدرة على أداء الرياضيات الأساسية واتباع إجراءات التعامل مع النقد/التبرعات والتقارير، والوظائف التجارية/المحاسبية بما في ذلك إدارة المشاريع ومطابقة الميزانية.
• الاستعداد والقدرة على العمل في ساعات غير قياسية حسب الحاجة.
• معرفة عامة بالمجتمع العسكري مفضل.
• القدرة على الحصول على والحفاظ على الاعتمادات اللازمة للوصول إلى مواقع ومرافق مركز USO بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الأمن، الائتمان و/أو فحص الخلفية، حالة SOFA، رخصة قيادة سارية.
• القدرة على الحصول على والحفاظ على جواز سفر ساري المفعول للولايات المتحدة ورخصة قيادة أجنبية سارية* (في المواقع/المناطق القابلة للتطبيق)
• يجب أن تكون مدافعًا قويًا عن مهمة USO.