رئيس الموظفين/مساعد تنفيذي - عمل حر، عن بعد

Magic

الأثر الذي ستحدثه

العمليات واللوجستيات

• إدارة العلاقات مع شركاء 3PL؛ الإشراف على الشحنات، وإعادة التخزين، وتنسيق الشحن
• تتبع مستويات المخزون، وإكمال مدخلات المخزون الشهرية، ومطابقة البيانات مع تقارير 3PL
• إنشاء وإدارة وتعديل أوامر الشراء (POs) للعملاء و3PL؛ التواصل بشأن حالات الطلب
• شحن المنتجات عبر Shopify وضمان دقة الطلبات والتنفيذ في الوقت المناسب

تمكين التنفيذي وإدارة البرامج

• امتلاك جدول أعمال مدير العلامة التجارية، والأولويات، والتحضير للاجتماعات، والمتابعات
• إعداد اجتماعات فردية مع التقارير المباشرة وتنسيق الاجتماعات عبر الوظائف
• ترجمة الأهداف إلى مهام/جداول زمنية في Notion أو أداة المهام؛ مراقبة التقدم وإبراز العوائق
• تقديم تحديثات تشغيلية أسبوعية ولقطات KPI لإبقاء القيادة على اطلاع

المالية والإدارة وإدارة المعلومات

• إنشاء وإدارة وتعديل فواتير العملاء؛ المتابعة بشأن المدفوعات المتأخرة
• إكمال مستندات تسجيل الموردين: طلبات الائتمان، خطابات المشاركة، نماذج بطاقة الائتمان والتأمين
• الحفاظ على Google Drive وNotion مع تسميات صحيحة ومجلدات منظمة
• التعامل مع الأبحاث الفردية، والتواصل مع الموردين، والدعم الإداري العام

تجربة العملاء وعمليات المنتج

• مراقبة تعليقات/رسائل Instagram؛ تصنيف، الرد أو التصعيد؛ إعادة نشر القصص المميزة
• إدارة استقبال شكاوى المنتجات؛ تلخيص القضايا وإنتاج تقارير حلول المنتجات
• إجراء استطلاعات منتجات، وجمع الأفكار، وتوصية بتحسينات تجربة العملاء/المنتج
• المساعدة في زراعة مجتمع للعملاء ذوي القيمة العالية لإسعادهم ومفاجأتهم

التنسيق الإبداعي والمحتوى

• تحديد/تنسق UGC وتتبع تدفق الإبداع عبر أصحاب المصلحة
• إنشاء نماذج بسيطة وأصول باستخدام أدوات AI/التصميم؛ تحديث الكتيبات، وأوراق البيع، والمواد التسويقية
• البحث عن مواضيع للمدونة/المحتوى؛ إعداد موجزات للمتعاونين
• الحفاظ على مكتبات المحتوى حتى تظل أصول العلامة التجارية حديثة ومتاحة

المهارات والمعرفة والخبرة

المطلوب:

• خبرة في إدارة Shopify (معالجة الطلبات، الشحن، مهام الكتالوج/الإدارة الأساسية)
• خبرة عملية مع أدوات إدارة المهام (مثل Notion، Asana، Trello)
• دعم مثبت في العمليات/اللوجستيات، بما في ذلك تنسيق 3PL، تتبع المخزون، أوامر الشراء، والفواتير
• إجادة في اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا؛ متواصل واثق مع الموردين والشركاء والعملاء
• القدرة على العمل من الاثنين إلى الجمعة، من الساعة 8:00 صباحًا حتى 5:00 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة (40 ساعة/أسبوع)

إعداد العمل من المنزل:

• كمبيوتر يحتوي على 8 جيجابايت على الأقل من ذاكرة الوصول العشوائي، مع معالج Intel i5 أو معالج AMD Ryzen 5 وما فوق.
• سرعة الإنترنت لا تقل عن 40 ميغابت في الثانية
• سماعة رأس مع ميكروفون ممدود يحتوي على خاصية إلغاء الضوضاء وكاميرا ويب
• كمبيوتر احتياطي واتصال بالإنترنت
• مساحة عمل هادئة ومخصصة في المنزل

قوىك الخارقة:

• تنظيم متطرف، وتحديد الأولويات، والقيام بعدة مهام؛ أنت تجلب النظام للأجزاء المتحركة
• الملكية الاستباقية: أنت تملأ الفجوات، وتتوقع الاحتياجات، وتغلق الدوائر دون الحاجة إلى المساعدة
• مهارات إدارية وتواصل قوية؛ وثائق واضحة ومتابعة جيدة
• إجادة Google Workspace (Drive، Sheets، Docs، Calendar) وSlack
• إدارة المعلومات (تصنيف الملفات، تسميات) وإدارة المحاسبة الأساسية (فواتير، متابعة المدفوعات)
• اعتدال اجتماعي (Instagram) وتنسيق المحتوى؛ الإلمام بأدوات المحتوى AI/Canva هو ميزة إضافية