مشرف حجز العنقود Rosewood Hotels and Resorts

ملخص الوظيفة

مشرف الحجوزات مسؤول عن الإشراف على فريق الحجوزات وضمان تقديمهم مستويات استثنائية من الخدمة تفوق تلك المتوقعة من فندق فائق الرفاهية. لدعم الفريق في الاستجابة لجميع طلبات الحجوزات (لكلا من الغرف والمطاعم) بطريقة جذابة بهدف تحويل كل طلب إلى حجز مؤكد باستخدام استراتيجية البيع المحددة من قبل الفندق. تأكد من وجود جميع الأوراق اللازمة والإدارة للحجوزات التي تم أخذها وأن المعلومات محدثة بدقة في نظام إدارة الممتلكات و/أو نظام إدارة الطاولات.

المهام والمسؤوليات الأساسية

• دعم مدير الحجوزات في التشغيل اليومي لقسم الحجوزات.
• الرد على جميع استفسارات الهاتف بطريقة جذابة مع الالتزام بمعايير الاتصال بالفندق بهدف تحويل الاستفسار إلى حجز.
• تأكد من أنه تم معالجة جميع الحجوزات الواردة عبر الرسائل/البريد الإلكتروني في غضون 10 دقائق، وإرسال التأكيد في غضون ساعتين (باستثناء الليل)، باستخدام إنجليزية صحيحة نحويًا خالية من الأخطاء الإملائية.
• تأكد من معالجة جميع الحجوزات الواردة من وكلاء الجملة ووكلاء السفر عبر الإنترنت.
• تأكد من وجود طريقة دفع صالحة لجميع الحجوزات المدخلة في نظام إدارة الممتلكات وإخطار إدارة الفريق بأي مشاكل محتملة تتعلق بالدفع في الوقت المناسب.
• امتلاك معرفة شاملة بمنتجات الفندق وخدماته واستخدام لغة مناسبة في وصفها.
• امتلاك معرفة شاملة بعروض ومفاهيم المنافذ.
• فرض والالتزام بسياسات الإلغاء والتأكد من معالجة أي رسوم ذات صلة في يوم حدوثها.
• أرشفة مراسلات الحجوزات وفقًا لمعايير الفندق والتأكد من أن نظام الأرشفة منظم ومرتب.
• تأكد من معالجة جميع الودائع المقدمة يوميًا.
• تأكد من معالجة جميع الخصومات وعدم الحضور يوميًا وأنها تم البحث عنها والرد عليها في الوقت المناسب وبطريقة فعالة وتسجيلها وفقًا لذلك.
• تأكد من إتمام جميع المهام من قبل وكلاء الحجوزات كما هو موضح في المناوبات.
• تقديم التدريب لجميع الوكلاء الجدد وتسهيل خطة التدريب المستمرة لكل عضو في الفريق مع الحفاظ على سجلات التدريب المناسبة وفقًا لذلك.
• تجميع وصيانة سجلات جيدة من الإجراءات التشغيلية القياسية والمستندات departmental.
• مساعدة مدير الحجوزات في التقارير الأسبوعية والشهرية حسب الطلب.
• إعداد جدول العمل الشهري والرواتب الأسبوعية في غياب مساعد مدير الحجوزات.
• امتلاك معرفة شاملة بجميع الأنظمة المستخدمة مثل، PMS/CRS/حجز المطاعم.
• تأكد من أن فريق الحجوزات على علم بالعروض/الأسعار الجديدة، وعروض/خصومات/عروض المنافذ.
• امتلاك معرفة عملية بمواقع وكلاء السفر عبر الإنترنت ومواقع الجملة كافية للوصول إلى تفاصيل الحجوزات من أجل إدخال الحجوزات في نظام إدارة الممتلكات والتحقق من الحجوزات كجزء من فحص الوصول.
• تحديد الشركات الجديدة أو الوكلاء الجدد المتصلين بالفندق وتمريرها إلى فريق المبيعات حيث تمثل هذه الأعمال المحتملة للمستقبل.
• المشاركة في رحلات التعريف وتذوق القائمة حسب الحاجة.
• فهم أهداف القسم وتوقعاته للغرف والمنافذ.
• الحفاظ على مظهر شخصي أنيق ونظيف والالتزام بمعايير الملابس والتجميل الخاصة بالفندق.

المسؤوليات القياسية

• الامتثال والالتزام بسياسات شركة روزوود.
• تحمل مهام أخرى بالإضافة إلى تلك المذكورة، في إطار معقول.
• كونك سفيرًا للعلامة التجارية في جميع الأوقات وضمان الحفاظ على نزاهة العلامة التجارية ووضوحها دائمًا.
• نموذج ثقافة الشركة ورؤيتها ورسالتها وقيمها الأساسية في جميع الأوقات.