موظف الامتثال والعقود

Deluxe Holiday Homes

ضمان أن جميع الشركات في المجموعة (المنازل الصيفية، العقارات، التنظيف، الصيانة، مكافحة الآفات، الديكور، الأثاث، الوساطة، والكيانات ذات الصلة) تتبع معايير موحدة للامتثال والوثائق.

ضمان امتثال المجموعة لإطار مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب في الإمارات (AML/CFT)، بما في ذلك القوانين ذات الصلة، قرارات مجلس الوزراء، توجيهات وزارة الاقتصاد/البنك المركزي الإماراتي واللوائح القطاعية المعمول بها على DNFBPs وأنشطة العقارات.

مراجعة جميع الاتفاقيات الإدارية الجديدة والمتجددة والعقود التجارية الأخرى للتأكد من أنها تلبي متطلبات DET، RERA، AML/CFT والمتطلبات الداخلية، وأن القوالب الداخلية الصحيحة تُستخدم وفقًا لنوع المشروع وهيكل الدفع.

التحقق من أن كل عقد مدعوم بالكامل بالوثائق المطلوبة، بما في ذلك سند الملكية/تفويض، هويات المالكين، استمارات KYC، رسائل IBAN وأي موافقات ذات صلة، قبل البدء أو التفعيل.

دعم الرئيس التنفيذي في صياغة، مراجعة ومقارنة العقود والملحقات، البحث في النقاط القانونية، التنظيمية و AML/CFT ذات الصلة، إعداد ملاحظات ملخص، وتوثيق المواقف والاستثناءات المتفق عليها.

الحفاظ على التحكم في إصدارات جميع قوالب العقود وضمان أن النسخ المعتمدة الأخيرة فقط هي المتداولة؛ تسجيل وأرشفة جميع الانحرافات والموافقات الخاصة لأغراض التدقيق والتنظيم.

التعامل مع الوثائق وفحوصات KYC لجميع الأطراف المقابلة للمجموعة، بما في ذلك الملاك، المستأجرين، المشترين، البائعين، الضيوف، البائعين والشركاء، والتأكد من جمع الوثائق المطلوبة، وكمالها، وتقييم المخاطر عند الحاجة وتخزينها في الهيكل الصحيح.

فحص الأطراف المقابلة ضد العقوبات والقوائم PEP المعمول بها (مثل: الأمم المتحدة، OFAC، البنك المركزي الإماراتي) بما يتماشى مع التزامات AML/CFT، إجراء العناية الواجبة المعززة عند الحاجة، دعم إعداد تقارير المعاملات/الأنشطة المشبوهة (STRs/SARs) عند الضرورة وضمان التصعيد الداخلي في الوقت المناسب.

الحفاظ على سجل امتثال مركزي يغطي التراخيص والتصاريح، التزامات AML/CFT والتقديمات، حالات STR/EDD، إصدارات السياسات، نتائج التدقيق الداخلي، إجراءات التصحيح وسجلات تدريب الموظفين.

التحقق من ملفات انضمام الملاك (سند الملكية، تفويض، هويات، KYC، IBAN، الاتفاقيات الموقعة) وتصميم قوائم مراجعة وتدفقات لضمان معالجة امتثال الملاك بشكل متسق ومتوافق مع توقعات AML/KYC عبر المجموعة.

تدقيق ملفات الضيوف في PMS لضمان توفر جوازات السفر/هويات الإمارات، قواعد المنزل، الشروط والأحكام وسجلات الودائع، وتسجيلها بشكل صحيح وتوافقها مع AML/CFT واللوائح المحلية؛ تصميم والحفاظ على منهجية تدقيق ملفات الضيوف، بما في ذلك النطاق، التكرار، قواعد العينة وحدود التصعيد.

تدقيق ملفات انضمام الموارد البشرية (عقد MOHRE، تأشيرة، EID، تأمين، NDAs، إقرارات السياسات) وملفات إنهاء الخدمة (إلغاء التأشيرة، مستندات EOS والنماذج المطلوبة)، الإبلاغ عن الانحرافات إلى الموارد البشرية والمتابعة حتى الإغلاق الكامل.

مراجعة الموافقات التشغيلية والوثائق مثل سجلات الصيانة، موافقات الاسترداد، موافقات النقل، الخصومات ومبررات تعليق BD لضمان توثيق القرارات، تفويضها ودعمها، وأن أي علامات حمراء تتعلق بـ AML/CFT أو الاحتيال قد تم تصعيدها.

الحفاظ على معايير تخزين الوثائق الرقمية، تسميات الملفات، التحكم في الإصدارات، هياكل المجلدات وحقوق الوصول عبر جميع الوثائق المتعلقة بالامتثال؛ تدقيق هيكل الملفات دوريًا (مثل: Box/Drive/ERP) من حيث الاتساق، الكمال والأمان.

الحفاظ على تقويم امتثال متجدد لمدة 12 شهرًا لجميع تراخيص المجموعة، تراخيص التجارة، تراخيص الأنشطة، التصاريح، التأمينات، تسجيلات المركبات، شهادات الدفاع المدني والالتزامات المماثلة؛ مراقبة تواريخ الانتهاء، بدء التجديدات مسبقًا والتنسيق مع PROs والإدارات ذات الصلة لتجنب العقوبات أو الانقطاعات.

تتبع وإدارة جميع اتفاقيات إيجار الشركة (المكاتب، سكن الموظفين وأي ممتلكات مؤجرة أخرى)، والتأكد من تسجيل تواريخ البدء، تواريخ الانتهاء، فترات الإشعار، بنود الكسر ونقاط مراجعة الإيجار بوضوح ومراقبتها؛ تفعيل التذكيرات والتنسيق مع الإدارة بشأن الإشعارات والتجديدات.

استخدام أنظمة الشركة (PMS، CRM، HRMS، أنظمة ERP/المالية، لوحات المعلومات) لتحديد الفجوات في الوثائق، مراقبة استكمال الملفات المطلوبة والمتابعة مع الإدارات بشأن العناصر المفقودة أو المتأخرة.

تصميم، بالتعاون مع الرئيس التنفيذي، جميع العمليات الرئيسية المتعلقة بالامتثال، قوائم المراجعة والتدفقات لانضمام الملاك، وثائق الضيوف، انضمام/إنهاء خدمة الموارد البشرية، المعاملات العقارية (المستأجرين/المشترين/البائعين) والموافقات التشغيلية؛ توثيقها بوضوح والحفاظ عليها محدثة عند تغيير اللوائح أو ممارسات الأعمال.

المساعدة في إنشاء وتوحيد جميع الوثائق المتعلقة بالامتثال، النماذج، القوالب وخرائط العمليات، وضمان إمكانية الوصول إليها، وفهمها واستخدامها بشكل صحيح عبر المجموعة.

تدريب المديرين والموظفين على التزامات AML/CFT، ومتطلبات الامتثال العامة، والإجراءات الجديدة، وقوائم المراجعة ومعايير الوثائق؛ توفير أدلة بسيطة والعمل كنقطة الاتصال الرئيسية للأسئلة والتوضيحات المتعلقة بالامتثال.

مراقبة اللوائح الإماراتية ذات الصلة (مثل: RERA، DET، MOHRE، PDPL، FTA، لوائح AML/CFT والسلطات الأخرى التي تؤثر على المجموعة)، تسليط الضوء على التغييرات التي قد تؤثر على الأعمال وضمان تحديث SOPs، السياسات والقوالب ذات الصلة ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.

الحفاظ على وتحديث بشكل منتظم متتبع امتثال مركزي وتقويم مع تذكيرات، أولويات وتصعيدات، وإصدار تقارير إدارية دورية (مثل: شهريًا) تلخص المقاييس الرئيسية، الفجوات المفتوحة، المخاطر، إجراءات التصحيح، التجديدات القادمة وأي غرامات أو مشكلات تم تجنبها بسبب الامتثال في الوقت المناسب.

العمل عن كثب مع تطوير الأعمال، العمليات، الموارد البشرية، المالية، دعم الضيوف والإدارات الأخرى لسد فجوات الامتثال؛ تصعيد القضايا غير المحلولة التي تبقى مفتوحة بعد الجداول الزمنية المتفق عليها إلى رؤساء الأقسام والرئيس التنفيذي/المدير العام؛ والمتابعة حتى الإغلاق الكامل.