مهندس عقود

Client of 6 Pence

المهام والمسؤوليات:

• تطوير وصياغة العقود المتعلقة بخدمات التشغيل والصيانة، بما في ذلك تحديد نطاق العقد، والشروط، والأحكام، والمساعدة في استراتيجيات التفاوض مع الأطراف المقابلة، والإشراف على دورة حياة العقد بما في ذلك مراقبة أداء العقد، وتتبع التسليمات، وإدارة تغييرات العقد، والتعديلات، والتجديدات التي تتم في الوقت المناسب.
• مراقبة الامتثال وضمان أن جميع الوثائق المتعلقة بالعقد، مثل شهادات التأمين، وسندات الأداء، والضمانات، تُحفظ بشكل صحيح ومحدثة.
• مراقبة وتقييم أداء العقد بشكل مستمر من خلال فرض تدابير تحسين الأداء مثل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) بالإضافة إلى تحديد فرص التحسين ومراقبة عمل المقاولين، قد يتضمن ذلك إجراء مراجعات دورية للأداء، والتدقيق، والتفتيش، وضمان تلبية التزامات العقد ومعايير الأداء.
• المشاركة في أنشطة الميزانية والرقابة على التكاليف، بما في ذلك تقدير التكاليف، ومراقبة النفقات، وتحديد فرص توفير التكاليف مع الحفاظ على جودة الخدمة.
• العمل بشكل وثيق مع فرق المالية والمشتريات لضمان الدفع الفوري للفواتير وحل أي تناقضات في الفواتير أو المدفوعات.
• ضمان الامتثال المستمر لأنشطة المشتريات والعقود مع الالتزامات التعاقدية، والقوانين الإماراتية المعمول بها، وإجراءات التفويض، ولوائح الشركة، والإرشادات ومعايير السلامة، قد يتضمن ذلك إجراء تدقيقات دورية، ومراجعة الوثائق المتعلقة بالعقد، والعمل مع المقاولين لمعالجة أي مشكلات أو ثغرات في الامتثال.
• العمل بشكل وثيق مع فريق المشتريات لضمان مراجعة العقود والموافقة عليها وفقاً للإجراءات والمعايير الحاكمة المعتمدة.
• تقييم وتخفيف المخاطر المرتبطة بالعقود بشكل مستمر من خلال تحديد المخاطر المحتملة، ومراقبة مؤشرات المخاطر، وتنفيذ استراتيجيات تخفيف المخاطر، قد يتضمن ذلك إجراء تقييمات المخاطر، ومراجعة بنود العقد بحثاً عن المخاطر المحتملة، وتنفيذ تدابير تخفيف المخاطر، مثل تغطية التأمين أو خطط الطوارئ.
• إعداد والحفاظ على وثائق دقيقة وشاملة تتعلق بالعقود، بما في ذلك ملفات العقود، والتقارير، والمراسلات.
• إنشاء تقارير دورية حول أداء العقود، والامتثال، وتقديم التحديثات حسب الحاجة.
• التعاون مع الأطراف المعنية الداخلية والخارجية، بما في ذلك العمليات، والصيانة، والقانونية، والمالية، والمشتريات، وفرق الأداء، بالإضافة إلى العملاء، والموردين، والهيئات التنظيمية، لضمان التواصل الفعال، والتنسيق، وحل القضايا المتعلقة بالعقود.
• تحديد فرص تحسين العمليات، وتوحيد العقود، وأفضل الممارسات في إدارة العقود، وتنفيذ التدابير المناسبة لتعزيز الكفاءة، والفعالية، وزيادة الكفاءة، وتوفير التكاليف.
• تنفيذ التدابير المناسبة لتعزيز الأداء وجودة الخدمة مع الحفاظ على الامتثال للإجراءات الحاكمة المعتمدة.
• مراجعة وفهم أحكام الضمان في العقود المتعلقة بخدمات التشغيل والصيانة لضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة، بالإضافة إلى القوانين واللوائح المعمول بها.
• تحديد وتقييم أي مخاطر أو قيود مرتبطة بالضمانات.
• إنشاء نظام لتتبع الضمانات، بما في ذلك توثيق معلومات الضمان مثل تواريخ البدء والانتهاء، وتفاصيل التغطية، ومتطلبات مطالبات الضمان. ضمان أن يتم التواصل بمعلومات الضمان بشكل صحيح إلى الأطراف المعنية ذات الصلة، مثل فرق العمليات والصيانة.
• إدارة مطالبات الضمان المتعلقة بخدمات التشغيل والصيانة، بما في ذلك التنسيق مع المقاولين أو الموردين لبدء ومعالجة مطالبات الضمان في الوقت المناسب. قد يتضمن ذلك جمع وتنظيم الوثائق، مثل الفواتير، والإيصالات، وتقارير الإصلاح، لدعم مطالبات الضمان.
• ضمان تقديم جميع مطالبات الضمان وفقاً للشروط والأحكام المحددة في العقود، وأن جميع الوثائق والمعلومات المطلوبة يتم توفيرها وفقاً لمتطلبات الضمان.
• مراقبة وضمان الامتثال لأي إجراءات أو عمليات لمطالبات الضمان الموضحة في العقود.
• إنشاء تقارير حول أداء الضمان، بما في ذلك تتبع مطالبات الضمان، وحالة الحل، والاتجاهات. سوف تقدم أيضًا تحديثات دورية للإدارة والأطراف المعنية الأخرى حول الأمور المتعلقة بالضمان، بما في ذلك أي مشكلات، أو مخاطر، أو فرص للتحسين.
• العمل بشكل وثيق مع الموردين والمقاولين لضمان تلبية التزاماتهم المتعلقة بالضمان، بما في ذلك تقديم المعلومات والوثائق اللازمة لدعم مطالبات الضمان. تقييم أداء الموردين من حيث إدارة الضمان وتقديم ملاحظات أو تنفيذ تدابير تحسين حسب الحاجة.
• توفير مرونة أكبر للمنظمة للتكيف مع التغييرات (مثلاً: تعديلات LTSA) من خلال إدخال المهارات والمعرفة إلى الفريق المعني.
• المساعدة في إعداد حزمة طلبات تقديم العروض، وتحسين تقييم العطاءات وأنشطة ما بعد العطاء.