منسق - التخطيط

Dubai World Trade Centre

المهام الأساسية والمسؤوليات

• الحفاظ على معايير جودة العمل العالية والعلاقة المهنية مع الموردين / المقاولين والموظفين
• استرجاع فعّال وكفء لجميع البيانات المتعلقة بالأنشطة التشغيلية
• يعمل ضمن مستوى المسؤولية والسلطة التشغيلية المحددة
• تنفيذ تدابير واستراتيجيات مراقبة التكاليف باستمرار في متطلبات الموارد
• مساعدة رؤساء أقسام العمليات الضيافة بشكل استباقي في مشاريع مختلفة
• بدء إجراءات الشراء بناءً على السجلات المحفوظة وبناءً على فحص الجودة
• متابعة إصدار QEFs و LPOs من قبل قسم P&C
• أن يكون على دراية جيدة بإنشاء PR و PO وفقًا للعقود السارية والميزانية المعتمدة
• دعم القسم في التخطيط السنوي لرأس المال
• دعم تطوير أداة قياس العائد على الاستثمار لمشتريات رأس المال
• إدارة تطوير حالة العمل لمشتريات رأس المال
• تنسيق مع الحسابات الدائنة فيما يتعلق بمدفوعات الموردين
• تحليل وتسوية الفواتير المستحقة وتقديم ملاحظات عن أي اختلافات
• الاستحقاقات الشهرية
• معرفة وتحسين عمليات الخدمة، وذو معرفة بجميع موارد رأس المال و OPEQ
• التنسيق مع مدير التجزئة F&B / مخطط الفعاليات لفهم متطلبات الموردين الخارجيين للحدث
• التواصل والتنسيق مع موردي الطعام والعثور على الأنسب من السوق بناءً على هيكل الحدث
• إعداد اقتراح الحدث والتواصل مع المعنيين للحصول على الموافقة
• التعاقد، عملية الانضمام وتنسيق المدفوعات بعد الحدث وفقًا لعمليات تشغيل شاحنة الطعام
• يضمن ويدعم التنسيق بين الإدارات للاستفادة الفعالة من الموارد (مثل العمليات، مطبخ الإنتاج، التجارية، الدعم المركزي، الأسطول، تخطيط الموارد، إلخ)
• ضمان رضا الضيوف عن المنتجات والخدمات. من خلال تنسيق العينات المطلوبة في الوقت المناسب لفعاليات VIP في اللحظة الأخيرة، وحفلات الزفاف وغيرها
• العمل على الطلبات الفعلية والتنسيق مع المورد حتى تسليم المعدات الموعودة لتوفيرها للفعاليات
• ضمان معالجة الشكاوى بسرعة وكفاءة
• جمع الاقتراحات والملاحظات من الموردين والعملاء الداخليين لتحسين معايير الخدمة
• تماشيًا مع الأنظمة الجديدة المطبقة، الحفاظ على تتبع جميع المهام المعينة وتقارير الاستخدام
• تسوية ملاحظات التسليم والتقارير التي تم إنشاؤها بواسطة النظام لفواتير الموردين
• ضمان أن التسليمات تتماشى مع المعايير والإرشادات المعتمدة من قبل الإدارة
• أداء المهام وفقًا لمعايير الجودة، والتشريعات المعمول بها ومنظور التدقيق
• الحفاظ على سير العمل الإداري وفقًا للطرق / العمليات المعتمدة
• الحفاظ على السرية التامة والنزاهة
• دعم تحقيق الأهداف المالية وتشغيل التكاليف المحددة من قبل الإدارة
• معالجة وتقديم تقارير عن جميع المعاملات المالية
• لحماية جميع أصول DWTC خلال الحدث داخل أو خارج DWTC
• تقارير جميع الحوادث / الحوادث وفقًا لإجراءات DWTC Varp المعمول بها

بيئة التشغيل

• معرفة تطبيقات MS Office والبرامج
• العمل وفقًا لمتطلبات الأعمال / العمليات داخل DWTC أو خارج DWTC