موظف وثائق - Aconex/Unifier Gaea DMCC

ملخص الوظيفة: موظف الوثائق (أخصائي Aconex / Unifier) هو دور حيوي مسؤول عن الإدارة الشاملة والدقيقة لجميع الوثائق الخاصة بالمشاريع والتنظيم ضمن نظام إدارة الوثائق الإلكتروني المعين لدينا (EDMS)، تحديدًا Aconex و/أو Oracle Primavera Unifier. يضمن هذا الدور سلامة وأمان وملاءمة جميع سجلات المشروع من البداية حتى الأرشفة، مما يسهم مباشرة في تنفيذ المشروع بكفاءة والامتثال لمعايير الصناعة في قطاع البناء / البنية التحتية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة EDMS المتقدمة (Aconex / Unifier):
• العمل كمسؤول رئيسي ومستخدم رئيسي لـ Aconex و/أو Oracle Primavera Unifier لجميع الوثائق الخاصة بالمشروع.
• تكوين، وصيانة، وتحسين مساحات العمل الخاصة بالمشاريع، وأذونات المستخدمين، وسير العمل ضمن Aconex/Unifier لضمان سلسة الوثائق وفرض رقابة صارمة على الوصول.
• إدارة دورة حياة الوثائق الخاصة بالمشاريع بالكامل (مثل: الرسومات، المواصفات، العقود، المراسلات، طلبات المعلومات، العروض، المراسلات، التقارير، البيانات التقنية) ضمن Aconex/Unifier، بما في ذلك تحميل، تصنيف، التحكم في الإصدارات، التوزيع، والأرشفة.
• تطوير وتنفيذ إجراءات وإرشادات التحكم في الوثائق الخاصة بالمشروع، وضمان الالتزام الصارم بها من قبل جميع المعنيين في المشروع ضمن بيئة Aconex/Unifier.
• مراقبة وإدارة مراجعة الوثائق وسير العمل للموافقة ضمن Aconex/Unifier، وضمان الانتهاء في الوقت المناسب والتسجيل الدقيق لجميع المراحل.
• حل المشكلات المتعلقة بوظائف Aconex/Unifier، وتقديم الإرشادات والدعم لفرق المشاريع.
• توليد تقارير شاملة ولوحات بيانات من Aconex/Unifier لتوفير تحديثات حالة المشروع، ومقاييس الوثائق، ومعلومات الامتثال للإدارة وفرق المشروع.
• إدارة الوثائق والتنظيم:
• إنشاء، وتنظيم، وصيانة هياكل ملفات رقمية قوية تتماشى مع متطلبات المشروع ومعايير الشركة ضمن Aconex/Unifier.
• ضمان التصنيف الصحيح، والفهرسة، ووضع علامات البيانات الوصفية لجميع الوثائق للبحث والاسترجاع بكفاءة.
• تنفيذ وفرض تسميات وثائق متسقة ونظم ترقيم عبر جميع المشاريع والأقسام ضمن EDMS.
• إجراء تدقيقات دورية لنظام Aconex/Unifier للتحقق من دقة البيانات، واكتمالها، والامتثال للبروتوكولات المعمول بها.
• إدارة سياسات الاحتفاظ بالوثائق وضمان الأرشفة والتخلص من السجلات بشكل متوافق، مستفيدًا من قدرات Aconex/Unifier.
• التحكم في الإصدارات وضمان الجودة:
• إدارة صارمة لإصدارات الوثائق والتحديثات داخل Aconex/Unifier، مع ضمان أن النسخ المعتمدة الأخيرة فقط هي المتاحة ويمكن الوصول إليها من قبل الأطراف المعنية.
• الحفاظ على سجل دقيق ومحدث للوثائق ضمن EDMS لتتبع جميع حالات الوثائق، والتغييرات، والموافقات.
• إجراء فحوصات الجودة على جميع الوثائق الواردة والصادرة من حيث الدقة، والاكتفاء، والتنسيق، والامتثال لمعايير المشروع والشركة قبل المعالجة في Aconex/Unifier.
• التوزيع والتواصل:
• التحكم في تدفق الوثائق، وإدارة المراسلات الواردة والصادرة، والعروض، والمراسلات عبر وحدات الاتصال الخاصة بـ Aconex/Unifier.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية لجميع الاستفسارات المتعلقة بالوثائق، وتقديم المساعدة المهنية للفرق الداخلية، والعملاء، والمستشارين، والمقاولين.
• تسهيل تبادل الوثائق الفعال والتعاون بين مختلف المعنيين بالمشروع من خلال منصة Aconex/Unifier.

التدريب والتحسين المستمر:

• تقديم التدريب والدعم المستمر لموظفي المشروع حول الاستخدام الفعال لـ Aconex و/أو Unifier، بما في ذلك الميزات الجديدة، وأفضل الممارسات، وحل المشكلات.
• تحديد الفرص لتعزيز عمليات التحكم في الوثائق واستخدام النظام ضمن Aconex/Unifier لتحسين الكفاءة وتقليل المخاطر.
• المساهمة في تطوير وتحسين إجراءات ومعايير التحكم في الوثائق.

الامتثال والسرية:

• ضمان امتثال جميع أنشطة التحكم في الوثائق بشكل صارم للسياسات الداخلية، والمعايير الصناعية (مثل: ISO، ومتطلبات التعاقد)، واللوائح المحلية (مثل: قوانين الاحتفاظ بالبيانات الهندية).
• الحفاظ على سرية تامة حول المعلومات الحساسة والملكية الخاصة بالمشروع.
• تنفيذ وفرض تدابير تحكم قوية للوصول إلى الوثائق السرية ضمن Aconex/Unifier.