مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

ما الذي ستقوم به:

• يؤدي منسق الوثائق تحت إشراف عام مجموعة متنوعة من وظائف إدارة الوثائق لمشروع أو قسم.

• تنسيق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، التخصصات الهندسية، فريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. قد يكون المسؤول مسؤولاً عن مشروع صغير الحجم.

• سيكون لديه معرفة بكل من عمليات العمل لإدارة الوثائق وأيضاً استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

• يتم معالجة نوع واحد أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات إدارة الوثائق المحددة مسبقًا (مثل، أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد ومن سيحتاج إلى توقيعات معينة للموافقات، إلخ) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• يتلقى، ويتتبع، ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، والحفاظ على قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، وإرسال الرسائل، وتقارير أخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات وينتج التقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر الأخرى الخاصة بأتمتة المكاتب أو القسم.

• يمسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• يحافظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، المشروع، القسم، والمورد. يسرع مراجعة، موافقة التوقيع، وإصدار الوثائق المنتجة داخليًا والموردين.

• قد يؤدي بعض الواجبات الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، الأرشفة، الرد على الهواتف، خدمة المراسلة، إلخ.

• يساعد موظفي إدارة الوثائق المبتدئين لضمان تنفيذ الإجراءات الخاصة بالمشروع بشكل فعال.

• يؤدي واجبات أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• يساهم كعضو في الفريق يتسم بالالتزام بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.