مراقب الوثائق المالية

Parsons Corporation

ما الذي ستقوم به:

• يؤدي مراقب الوثائق تحت إشراف عام مجموعة متنوعة من وظائف التحكم في الوثائق لمشروع أو قسم.

• تنسيق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع، وتخصصات الهندسة، وفريق البناء، أو مجموعات الأقسام الأخرى. قد يكون الشخص المسؤول مسؤولاً عن مشروع صغير الحجم.

• سيكون لديه معرفة بكل من عمليات العمل للتحكم في الوثائق وأيضًا استخدام الأنظمة الإلكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق.

• يعالج نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. يضمن أن متطلبات التحكم في الوثائق التي تم تحديدها مسبقًا (مثل: أي نظام لترقيم الوثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد وأي توقيعات ستكون مطلوبة لموافقات معينة، إلخ.) قد تم الوفاء بها بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• يستقبل، يتتبع، ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات وينتج التقارير باستخدام تطبيقات أتمتة المكتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم

• يمسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• يحافظ على نظام توزيع البيانات المحدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، المشروع، القسم، والمورد. يسهل مراجعة، وتوقيع الموافقة، وإصدار الوثائق التي ينتجها الموردون والداخلية.

• قد يقوم ببعض المهام المكتبية مثل الكتابة الخفيفة، والتصنيف، والرد على الهواتف، وخدمة البريد، إلخ.

• يساعد موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• يؤدي مهامًا أخرى تتناسب مع مستوى الوظيفة والمسؤوليات.

• يساهم كعضو في الفريق يعمل تحت ضغط المواعيد النهائية ويتعاون بشكل جيد مع الآخرين.