مراقب الوثائق المالية

RATP Dev

غرض الوظيفة:

مسؤول عن إنشاء نظام التحكم في الوثائق لموبيلتي القاهرة، والحفاظ على النظام وصيانته، والإدارة اليومية للوثائق، بالإضافة إلى الحفاظ على امتثال وثائق موبيلتي القاهرة وجودتها.

مالك لجميع قوالب الشركة، (سواء كانت يدوية أو آلية).

المسؤوليات/الواجبات

مسؤول عن إعداد نظام التحكم في الوثائق لموبيلتي القاهرة (الإجراءات، العمليات، القوالب، التطبيقات، إلخ)

زيادة الوعي بالنظام بين جميع أعضاء فريق موبيلتي القاهرة، وضمان أن يكون التحكم في الوثائق جزءًا من برنامج تدريب الإدخال لجميع المدراء وما فوق، وتوفير تدريب انتعاشي بانتظام لأعضاء فريق موبيلتي القاهرة.

تقديم نظام التحكم في الوثائق لموبيلتي القاهرة إلى صاحب العمل ونصحه حول كيفية الدمج والتآزر.

يدير ويشرف على نظام التحكم في الوثائق لموبيلتي القاهرة.

حارس قواعد وإجراءات التحكم في الوثائق.

يتحقق من امتثال وجودة وثائق موبيلتي القاهرة.

يوزع الوثائق على أعضاء الفريق المعنيين (داخليًا)، ويضمن قوائم توزيع دقيقة ومحدثة، في جميع الأوقات.

مسؤول عن استرجاع الوثائق، عند الطلب.

يقدم تقارير عن تقدم الوثائق.

يضمن الالتزام والدعم والموافقة من الواجهات الداخلية والخارجية.

يدعم جميع الأقسام / الفرق المعنية في الحصول على الوثائق اللازمة من صاحب العمل خلال مرحلة التعبئة.

قد يتم تعيين واجبات ومسؤوليات أخرى.

المسؤوليات المتعلقة بالسلامة

تعزيز ثقافة سلامة إيجابية داخل مكان العمل وحضور أي اجتماعات / إحاطات متعلقة بالسلامة حسب الحاجة ضمن دور الوظيفة.

الامتثال لمتطلبات سياسة HSE الخاصة بالشركة ونظام الإدارة المتكامل.

المؤهلات الأساسية، المعرفة والخبرة

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في المجال ذي الصلة

مؤهل في تنظيم البيانات وتخزينها.

المعرفة:

الطلاقة في الإنجليزية أمر ضروري.

المتحدث الأصلي بالعربية.

مهارات كمبيوتر متقدمة مع التركيز على تنظيم البيانات وتخزينها / إتقان حزمة Microsoft Office

بيئة شركة دولية.

المعرفة بمعيار ISO9001/2015، وبشكل أكثر تحديدًا البند 7.5 (المعلومات الموثقة)، مفضل.

مألوف مع نظام الإدارة الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex.

الخبرة:

خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في التحكم في الوثائق.

دافع عالٍ ومرونة للعمل في بيئة حساسة للوقت والاستجابة بسرعة وفعالية لزيادة الأحمال غير المتوقعة، والأحداث والطوارئ

القدرة على تحليل وحل المسائل الحرجة؛ قدرة جيدة على التكيف والقدرة على العمل في ساعات مرنة لتلبية طلبات الشركة والمواعيد النهائية.

خبرة مثبتة في SharePoint، التحكم في الوثائق، برمجيات تنظيم البيانات وتخزينها (مثل Aconex أو غيرها من برمجيات التحكم في الوثائق) وحزم MS Office.

المعرفة بقطاع النقل بالسكك الحديدية أو صناعة السيارات مفضل.

يفضل خبرة في قطاع البناء.

القدرة على التعامل مع منظمة مصفوفة معقدة وواجهات متعددة.

السلوكيات المرغوبة والتجارب

الحفاظ على المساءلة تجاه العمل.

التركيز على العملاء الداخليين والخارجيين.

تعزيز ثقافة التميز والفخر والسلامة عبر العمل.

لاعب فريق، مع مهارات تواصل شخصية جيدة جدًا.

حل المشكلات.

الحساسية الثقافية لكونه موجودًا في بيئة متعددة الجنسيات (فرنسي بشكل مثالي) / القدرة على الاتصال عن بُعد مع الزملاء في الخارج.

الوعي بالقطاع العام في القاهرة.