مراقب الوثائق المالية ARADA Developments LLC

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المؤهلات والخبرة

درجة البكالوريوس (أي تخصص).

حد أدنى 2 سنوات من الخبرة كمسؤول وثائق في صناعة البناء أو العقارات أو المصارف

رخصة قيادة إماراتية مطلوبة (يفضل مع سيارة)

حد العمر: يفضل أقل من 35 عامًا.

المهارات الرئيسية والمتطلبات:

1. إتقان في MS Excel و MS Word:

معرفة قوية ببرنامج Microsoft Excel (بما في ذلك الصيغ، ميزات الفلترة، التحقق من صحة البيانات) و Microsoft Word (تنسيق الوثائق، التحرير، وإنشاء / صياغة التقارير).

2. مهارات متقدمة في Adobe Acrobat / Foxit:

إتقان في استخدام Foxit / Adobe Acrobat لإنشاء الوثائق، التحرير، والتحويل، بما في ذلك التعامل مع نماذج PDF، التعليقات، والتوقيعات الرقمية.

3. الانتباه للتفاصيل:

قدرة مثبتة على الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة في جميع المهام، مما يضمن الدقة والاتساق في إدخال البيانات، والتقارير، والوثائق.

القدرة على إدارة كميات كبيرة من الوثائق والبيانات بطريقة منظمة وفعالة.

القدرة على حل المشكلات المتعلقة بالوثائق بفعالية، بما في ذلك التباينات أو مشاكل التحكم في النسخ.

4. مهارات تنظيمية ممتازة:

منظم للغاية، مع قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد والحفاظ على الوثائق والسجلات منظمة.

5. إدارة الوقت وتحديد الأولويات:

قدرة قوية على إدارة الوقت بشكل فعال، وتحديد أولويات المهام بناءً على العجلة والأهمية، والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة عمل سريعة.

6. مهارات قوية في اللغة الإنجليزية:

إجادة ممتازة للغة الإنجليزية، كتابة وتحدثًا، مع القدرة على التواصل بوضوح وفعالية على جميع المستويات.

7. السرية:

فهم قوي لسرية الوثائق المتعلقة بالتطوير / البناء والقدرة على حماية المعلومات الحساسة.

الخصائص المرغوبة:

القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

مهارات حل المشكلات قوية مع نهج استباقي تجاه المهام.

القدرة على التكيف مع التقنيات والعمليات الجديدة.

المسؤوليات الرئيسية:

1. الوعي بالوثائق الفنية والتجارية: معرفة معمقة بجميع الوثائق الفنية المتعلقة بالبناء والتخصصات، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، طلبات التأهيل المسبق، رسومات الورشة، تقديمات المواد، بيانات الطرق، RFIs (طلبات المعلومات)، CVIs (تأكيد التعليمات الشفوية)، رسومات كما بنى، كتيبات التشغيل والصيانة، الضمانات، والوثائق ذات الصلة.

فهم شامل لجميع الوثائق التجارية المتعلقة بالبناء، بما في ذلك عقود الاتفاق، التغييرات، طلبات الدفع، الفواتير، الضمانات البنكية، تمديدات الوقت، إلخ، ويجب أن يكون قادرًا على صياغة الرسائل حسب الحاجة. معرفة واسعة بالوثائق المتعلقة بالتفتيش، بما في ذلك WIRs (طلبات تفتيش العمل)، MIRs (طلبات تفتيش المواد)، SORs (تقارير الملاحظة الميدانية)، NCRs (تقارير عدم المطابقة)، وما إلى ذلك.

امتلاك فهم شامل لموافقات السلطات والوثائق ذات الصلة.

2. تسجيل، تتبع وأرشفة التقديمات الفنية والتجارية: الحفاظ على سجل لجميع التقديمات الفنية لضمان المراجعة في الوقت المناسب، والموافقة، والامتثال لمتطلبات المشروع.

مراقبة حالة التقديمات لضمان أنها تفي بالمواعيد النهائية ومعالم المشروع، والمتابعة مع الاستشاريين أو المقاولين لضمان توثيق التعديلات والتحديثات بشكل صحيح، وإدارة التوزيع في الوقت المناسب للوثائق إلى أصحاب المصلحة المعنيين، بما في ذلك الفرق الداخلية، والاستشاريين، والمقاولين.

تسجيل، تتبع، وإدارة المراسلات التجارية وردودها.

ضمان توزيع الوثائق التجارية على أصحاب المصلحة المعنيين (مثل مديري المشاريع، فرق المالية، الأقسام التجارية) وأرشفتها وفقًا للإجراءات المعمول بها ومتطلبات التدقيق.

ضمان الامتثال لبروتوكولات التحكم في الوثائق (مثل أنظمة حفظ المشاريع، التحكم في نسخ الوثائق، والموافقات).