منسق الوثائق (PHONE_NUMBER)

Client of Talentmate

يلعب منسق الوثائق دورًا حيويًا في إدارة وصيانة مستندات وسجلات المنظمة. كشخص رئيسي في إدارة المعلومات، يكون منسق الوثائق مسؤولاً عن ضمان تخزين المستندات بشكل صحيح، وسهولة الوصول إليها، وتحديثها حسب الحاجة. إنهم يعملون كحراس للبيانات، مما يضمن أن تدعم المستندات الورقية والإلكترونية المشاريع والعمليات الحالية. من خلال تنفيذ ممارسات فعالة في التحكم في الوثائق، يعززون كفاءة المنظمة والامتثال لمعايير الشركة والمتطلبات التنظيمية. عادة ما تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من المهارات التنظيمية، والانتباه للتفاصيل، والألفة مع برامج إدارة الوثائق. يضمن النجاح في هذا المنصب عمليات سلسة وسلامة وأمان وثائق الشركة.

• تطوير وصيانة نظام شامل للتحكم في الوثائق للمنظمة.
• ضمان أمان الوثائق وإجراءات الوصول والاسترجاع يتم تنفيذها بشكل فعال.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لإدارة وتحديث تنسيقات ونماذج الوثائق.
• إجراء تدقيقات منتظمة لضمان الامتثال لسياسات وإجراءات التحكم في الوثائق.
• تدريب الموظفين على إجراءات إدارة الوثائق والبرامج حسب الحاجة.
• التعاون مع موظفي تكنولوجيا المعلومات لإدارة وصيانة أنظمة تخزين الوثائق الإلكترونية.
• مراجعة وتحديث إجراءات التحكم في الوثائق بانتظام لتعزيز الكفاءة.
• تسهيل مراجعة الوثائق، والموافقة، والتحديث، وعمليات الأرشفة عبر الأقسام.
• إدارة دورة حياة الوثيقة، بما في ذلك التوزيع، والتتبع، وأرشفة السجلات.
• تجميع التقارير والملخصات بناءً على تدقيقات وتقييمات التحكم في الوثائق.
• تقديم الخدمة كنقطة الاتصال الأولى للاستفسارات المتعلقة بالوثائق وطلبات حل المشكلات.
• المساعدة في تطوير استراتيجيات إدارة الوثائق وأفضل الممارسات.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المعلومات، أو مجال ذي صلة.
• تجربة مثبتة في أدوار التحكم في الوثائق أو إدارة السجلات أمر ضروري.
• الألفة مع برامج إدارة الوثائق وأنظمة تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة.
• تعتبر المهارات التنظيمية القوية والانتباه للتفاصيل أمرًا حاسمًا للنجاح.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة مهام متعددة تحت مواعيد نهائية ضيقة.
• مهارات التواصل والتفاعل الممتازة للتعاون عبر الأقسام.
• فهم المتطلبات التنظيمية والامتثال في التحكم في الوثائق.