Document Controller (225-923)

Client of Talentmate

يعتبر منظم الوثائق جزءًا لا يتجزأ من ضمان تدفق الوثائق بسلاسة داخل المؤسسة. هذه الوظيفة محورية في الحفاظ على دقة الوثائق وسهولة الوصول إليها وأمانها، والتي قد تتراوح من الرسومات الفنية والمواصفات إلى وثائق المشاريع والسجلات الشركة. يدير منظم الوثائق ويشرف على التخزين المناسب واسترجاع وأرشفة الوثائق، مما يضمن الامتثال للسياسات والمعايير التنظيمية المعمول بها. تتطلب هذه الوظيفة اهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل، ومهارات تنظيمية قوية، والقدرة على العمل بفعالية مع فرق متعددة التخصصات. لا يدعم منظم الوثائق الناجح نزاهة المعلومات فحسب، بل يعزز أيضًا الكفاءة التشغيلية من خلال ضمان وصول الوثائق الصحيحة إلى أصحاب المصلحة المناسبين في الوقت المناسب.

• الحفاظ على إدارة جميع الوثائق الإلكترونية والورقية بكفاءة وأمان.
• تسهيل الوصول إلى الوثائق من خلال إدارة أذونات المستخدم وبروتوكولات الأمان.
• تتبع وإدارة دورة حياة الوثائق، بما في ذلك التحكم في الإصدارات.
• التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان دقة الوثائق واكتمالها.
• ضمان الامتثال للسياسات التنظيمية والمتطلبات القانونية المتعلقة بالتحكم في الوثائق.
• إجراء تدقيقات ومراجعات منتظمة للوثائق المخزنة للتأكد من اتساقها ودقتها.
• تقديم التدريب والدعم للموظفين بشأن ممارسات وبروتوكولات إدارة الوثائق.
• تطوير وتنفيذ أنظمة وإجراءات التحكم في الوثائق من أجل الكفاءة.
• المساعدة في إعداد وأرشفة وثائق المشروع والسجلات.
• الاستجابة بسرعة لطلبات استرجاع الوثائق من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• إعداد تقارير حول نشاط التحكم في الوثائق وتحسين نظام إدارة الوثائق.
• التعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات لضمان موثوقية نظام إدارة الوثائق وسهولة الوصول إليه.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو علوم المكتبات أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في التحكم في الوثائق أو أدوار إدارة المعلومات.
• فهم قوي لبرامج إدارة الوثائق والتقنيات ذات الصلة.
• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام بالتفاصيل للحفاظ على نزاهة الوثائق.
• مهارات تواصل جيدة للتنسيق مع الإدارات المختلفة وأصحاب المصلحة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة مهام متعددة في وقت واحد تحت مواعيد نهائية ضيقة.
• معرفة بالمتطلبات التنظيمية ذات الصلة وأفضل الممارسات الصناعية للتحكم في الوثائق.