مدير الوثائق (رقم الهاتف)

Client of Talentmate

كمدير وثائق، ستلعب دورًا محوريًا في الحفاظ على الإدارة الفعالة وتنظيم الوثائق في الشركة. ستكون مسؤوليتك الرئيسية هي الإشراف على إدارة الوثائق، وضمان تخزين جميع الوثائق وإدارتها وتوزيعها وفقًا للإجراءات والإرشادات المعمول بها. ستعمل عن كثب مع أعضاء آخرين في الفريق لضمان معالجة الوثائق والوصول إليها بسلاسة، مع الالتزام بمعايير الشركة واللوائح الصناعية. ستكون دقتك في التفاصيل، ومهاراتك التنظيمية، وقدرتك على العمل تحت مواعيد نهائية ضيقة حاسمة في الحفاظ على سلامة الوثائق وأمنها، وضمان أن تكون جميع الوثائق دقيقة ومعدة بشكل منهجي عبر جميع المشاريع.

المسؤوليات

• الإشراف على تنظيم وتصنيف وثائق الشركة بشكل منهجي.
• ضمان تأمين جميع الوثائق الرقمية والنسخ الورقية وعدم فقدانها.
• تحديث الإدارة بانتظام حول سياسات التحكم في الوثائق الجديدة.
• التعاون مع الأقسام المختلفة لمراجعة وإصدار الوثائق حسب الحاجة.
• تسهيل التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير الوصول الضروري للوثائق.
• المساعدة في تنفيذ والحفاظ على أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
• إجراء فحوصات منتظمة لضمان أن جميع ممارسات التحكم في الوثائق تتماشى مع المعايير.
• تدريب الموظفين على الإجراءات المتعلقة بممارسات وأنظمة التحكم في الوثائق.
• الرد على الاستفسارات والمشكلات المتعلقة باسترجاع الوثائق وإدارتها.
• ضمان الامتثال للوائح القانونية ولائحة الشركة لجميع وثائق الأقسام.
• توثيق وتسجيل أي تغييرات تطرأ على الوثائق الحالية للتدقيق.
• أرشفة الوثائق غير النشطة وضمان أن تكون عملية استرجاعها فعالة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة في التحكم في الوثائق أو الأدوار ذات الصلة.
• الإلمام ببرامج إدارة الوثائق وتطبيقات مجموعة MS Office.
• فهم قوي لعمليات وأنظمة التحكم في الوثائق أمر ضروري.
• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام عالي بالتفاصيل مطلوب.
• القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام في بيئة سريعة الخطى.
• مهارات اتصال فعالة مع القدرة على التعاون مع أعضاء الفريق.
• الإلمام باللوائح المتعلقة بالصناعة وبروتوكولات أمان الوثائق.