مراقب الوثائق المالية KEO International Consultants

فرصتنا الأحدث هي لمراقب مستندات موهوب للانضمام إلى فريقنا الحائز على الجوائز في دبي، الإمارات العربية المتحدة. نتخيل أن النجاح في هذه الوظيفة يتضمن؛

• الإشراف على الإدارة الصحيحة، والتنظيم، وأرشفة جميع مستندات المشروع.
• ضمان تسجيل جميع المستندات المتعلقة بالمشروع بدقة، وفهرستها، وأرشفتها.
• تنفيذ وصيانة إجراءات التحكم في المستندات لتلبية متطلبات المشروع ومعايير الشركة.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية لجميع الاستفسارات المتعلقة بالمستندات.
• التنسيق مع فرق المشروع، والمقاولين، وأصحاب المصلحة لضمان توزيع المستندات وأرشفتها في الوقت المحدد.
• ضمان التدفق السليم للمستندات بين فرق إدارة المشروع والعملاء.
• استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) لتتبع، وتخزين، واسترجاع المستندات.
• إعداد وصيانة أنظمة ترقيم المستندات وهياكل الملفات لضمان سهولة الاسترجاع.
• إجراء تدقيقات ومراجعات منتظمة للمستندات لضمان الدقة والامتثال.
• توزيع وإصدار مستندات المشروع، مثل الرسومات، والتقارير، والعقود، والمراسلات، للأطراف المعنية.
• تتبع تعديلات المستندات وضمان توفر أحدث النسخ لجميع أصحاب المصلحة.
• ضمان أن جميع المستندات تتوافق مع معايير الصناعة، واللوائح، ومواصفات العملاء.
• مراقبة تقدم تقديم المستندات، والموافقات، والرفض لضمان التسليم في الوقت المحدد.
• ضمان أن المستندات يتم التحكم فيها وتحديثها وأرشفتها بشكل صحيح وفقًا لمتطلبات العقد.
• تقديم الدعم للموظفين في العثور على المستندات، وإدارة أنظمة الملفات، وفهم متطلبات مستندات المشروع.
• إعداد تقارير منتظمة حول حالة المستندات، بما في ذلك الموافقات المعلقة، ومواعيد تقديم المستندات، وتوزيع المستندات.
• ضمان تحديث الوثائق وتوفرها للمراجعات أو التدقيقات.
• ضمان الانتهاء من جميع مستندات المشروع، وإكمالها، وأرشفتها عند انتهاء المشروع.
• المساعدة في إعداد التقارير النهائية للمشروع وتسليم الوثائق للعملاء أو أصحاب المصلحة.