مراقب الوثائق المالية

Wynn Al Marjan Island

حول المنصب:

تسعى Wynn Al Marjan Island حاليًا إلى توظيف منسق وثائق للانضمام إلى فريق المرافق في المنتجع.

المهام والمسؤوليات الأساسية لهذا الدور هي:

• إدارة دورة حياة التحكم في الوثائق بالكامل بما في ذلك الإنشاء، التنسيق، التحكم في المراجعات، التوزيع، والأرشفة الآمنة.
• الحفاظ على السجلات الرئيسية لجميع وثائق F&E: السياسات، SOPs، تقييمات المخاطر، الرسومات، كتيبات التشغيل والصيانة، سجلات الامتثال، وتقديمات المقاولين.
• ضمان الإصدارات الصحيحة، وأسماء الاتفاقيات، والتحكم في الإرسال، وعمليات الموافقة المتماشية مع معايير Wynn.
• متابعة مراجعات الوثائق، والمراجعات المعلقة، وتنسيق الموافقات مع المديرين والجهات المعنية.
• دعم إنشاء، تنسيق، وعلامة تجارية متسقة لجميع وثائق القسم.
• الحفاظ على أنظمة حفظ رقمية منظمة عبر محركات المشاركة ومنصات إدارة الوثائق.
• ضمان فهرسة الوثائق بشكل صحيح لاسترجاع سريع.
• إجراء تدقيقات دورية للتأكد من أن الوثائق محدثة، متوافقة، ومتوافقة مع الاحتياجات التشغيلية.
• المساعدة في تدقيق الوثائق وتنسيقها.
• إعداد المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، ووثائق الإحاطة.
• إدارة الاتصالات، جداول الاجتماعات، والتخطيط، والمحاضر.
• متابعة أوامر العمل CAFM/Maximo والتأكد من تسجيل الوثائق وإغلاقها بشكل صحيح.
• تنسيق تقديم الوثائق من البائعين والمقاولين بما في ذلك RAMS، تقارير الخدمة، وشهادات الفحص.
• الحفاظ على السجلات للتفتيشات، والتصاريح، والمعايرات، والوثائق القانونية.
• توثيق الامتثال والسلامة
• الحفاظ على جميع سجلات الامتثال للسلطات مثل الدفاع المدني، EPDA، وOSHAD/DCD.
• متابعة تواريخ انتهاء الصلاحية ومتطلبات التجديد للوثائق القانونية، التصاريح، الفحوصات، والشهادات.
• إدارة سجلات PTW، سجلات تدريب السلامة، ووثائق الحوادث.