قائد إدارة الوثائق

Parsons Corporation

تسعى بارسونز إلى البحث عن شخص ذو خبرة ودقة عالية ليكون رئيس التحكم في الوثائق للإشراف على جميع أنشطة إدارة الوثائق والتحكم بها لبرنامج تطوير مطار واسع النطاق. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن إدارة أنظمة توثيق المشروع، وضمان الامتثال لإجراءات التحكم في الوثائق، والحفاظ على سجلات دقيقة، ودعم تدفق المعلومات بكفاءة عبر الفرق متعددة التخصصات. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، وقدرة على القيادة، وخبرة في العمل على مشاريع بنية تحتية أو طيران معقدة.

ما الذي ستقوم به;

• إنشاء والحفاظ على أنظمة، وعمليات، وإجراءات التحكم في وثائق المشروع وفقًا لمتطلبات المشروع والعميل.
• إدارة استلام، تسجيل، توزيع، تتبع، أرشفة جميع وثائق المشروع.
• ضمان التحكم المناسب، والتسجيل، وإرسال جميع الوثائق الواردة والصادرة في الوقت المناسب.
• الحفاظ على أنظمة ترقيم الوثائق، والرقابة على النسخ، وتدفقات عمل الوثائق.
• إدارة وصيانة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وضمان دقة البيانات وسلامتها.
• ضمان الامتثال لمعايير الشركة، وإجراءات المشروع، ومتطلبات إدارة الجودة.
• مراقبة أنشطة التحكم في الوثائق لضمان التوافق مع الالتزامات التعاقدية والتنظيمية.
• دعم عمليات التدقيق وضمان الحفاظ على جميع السجلات في حالة جاهزة للتدقيق.
• التنسيق مع فرق الهندسة، والبناء، والمشتريات، والتجارة، والعميل بشأن تقديم الوثائق والموافقات.
• العمل كنقطة محورية لمسائل التحكم في الوثائق بين المقاولين، والمستشارين، وأصحاب المصلحة.
• تتبع دورات مراجعة الوثائق والمتابعة بشأن التقديمات والموافقات المتأخرة.
• تسهيل الاتصال الفعال وتدفق المعلومات عبر فرق المشروع.
• إعداد تقارير دورية عن حالة الوثائق، وسجلات التقديم، والإجراءات المعلقة، وأداء تدفق العمل.
• مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بأوقات استجابة الوثائق ومعايير الامتثال.
• تقديم تقارير دقيقة لإدارة المشروع وأصحاب المصلحة.
• تحديد الاختناقات والتوصية بتحسينات العملية.
• قيادة وإشراف على مديري الوثائق والموظفين الإداريين.
• تقديم التدريب والإرشاد بشأن إجراءات وأنظمة التحكم في الوثائق.
• توزيع عبء العمل بفعالية وضمان الحفاظ على إنتاجية الفريق ومعايير الجودة.
• تشجيع ثقافة الدقة، والمساءلة، والتحسين المستمر.
• ضمان الصيانة السليمة وأرشفة جميع سجلات المشروع طوال دورة حياة المشروع.
• إدارة وثائق التسليم النهائي، وسجلات التنفيذ، ووثائق الإغلاق.
• ضمان التخزين الآمن واسترجاع الوثائق السرية والحساسة.
• دعم أنشطة إغلاق المشروع ومتطلبات الاحتفاظ بالسجلات على المدى الطويل.

ما هي المهارات المطلوبة التي ستقدمها;

• درجة بكاليوس أو دبلوم في إدارة الأعمال، أو إدارة المعلومات، أو الهندسة، أو مجال ذي صلة.
• 8 سنوات كحد أدنى من الخبرة في التحكم في الوثائق ضمن مشاريع البناء، أو البنية التحتية، أو المطارات.
• خبرة في قيادة وظائف التحكم في الوثائق على مشاريع كبيرة أو متعددة التخصصات.
• فهم قوي لعمليات الوثائق ومراحل العمل الخاصة بالمشاريع.
• إتقان منصات EDMS مثل Aconex، SharePoint، Documentum، أو أنظمة مشابهة.
• معرفة قوية بمعايير وإجراءات وأفضل ممارسات التحكم في الوثائق.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
• قدرات قوية في الاتصال والتنسيق.
• اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
• إتقان تطبيقات Microsoft Office.

ما هي المهارات المرغوبة التي ستقدمها;

• خبرة في العمل في مشاريع مطارات، أو طيران، أو بنية تحتية ضخمة.
• معرفة بأنظمة إدارة الجودة ISO ومعايير الامتثال.
• خبرة في إدارة التحكم في الوثائق خلال مراحل إغلاق المشروع والتسليم.
• قدرات قوية في القيادة وإدارة الفريق.
• القدرة على العمل بفعالية في بيئات متعددة الثقافات ومتعددة التخصصات.