مسؤول الوثائق وسكرتير

Qatar Electricity and Water Company

التحكم في الوثائق

• إدارة عملية التحكم في الوثائق، بما في ذلك إنشاء، مراجعة، اعتماد، توزيع، وأرشفة الوثائق.
• تتبع الإرساليات من الأطراف الخارجية، تسجيل مراجع الإرساليات، والاحتفاظ بنسخة من الوثائق المرسلة.
• إرسال الإرساليات إلى الأطراف الخارجية، تسجيل مراجع الإرساليات، والاحتفاظ بنسخة من الوثائق المرسلة.
• مراجعة وتوزيع الوثائق المستلمة من الأطراف الخارجية على الأعضاء المناسبين في الفريق في المنظمة، تتبع التقدم والمتابعة مع الفرد المعني لضمان استجابة في الوقت المناسب ضمن الموعد النهائي المحدد.
• في الوقت المناسب، مراجعة وتوزيع الوثائق على الأطراف الخارجية، إعداد خطاب المراسلات، والاحتفاظ بسجل للخطابات المرسلة.
• مراجعة وتوحيد التعليقات من عدة أعضاء في الفريق مع ضمان الاتساق، وغياب الأخطاء / التكرار في التعليقات الموحدة.
• تتبع التقدم والإجراءات المعلقة، وتقديم تقرير عن الحالة إلى المدير المباشر تطوير عمليات حفظ السجلات، ومراجعة وتحديث العمليات بشكل مستمر لتعزيز كفاءة ودقة أنظمة التحكم في الوثائق.

السكرتير

• تقديم الدعم السكرتاري للإدارة والموظفين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، إدارة الجداول الزمنية، والتعامل مع المراسلات.
• إعداد وتحرير الوثائق، التقارير، العروض التقديمية، والمواد الأخرى حسب الحاجة إعداد تصاريح الدخول ووزارة الداخلية للزوار لضمان الوصول المصرح به.
• تنظيم ترتيبات السفر بما في ذلك تنظيم تذاكر الطيران وتأشيرات السفر إجراء اجتماعات جديدة ومواعيد، والتواصل مع الأطراف الخارجية والداخلية لإجراء الترتيبات، إعداد جدول أعمال الاجتماع، وإعداد وتوزيع محاضر الاجتماع إعداد جدول أعمال يومي وتحديثات للمدير المباشر حول الاجتماع القادم، والإجراءات المعلقة، والمسائل التي تتطلب انتباه المدير المباشر
• تطوير وصيانة نظام حفظ الملفات والأرشفة، ضمان تخزين جميع الوثائق بشكل جيد وحفظها بطريقة آمنة، والعثور على الوثائق واسترجاعها حسب الحاجة تتبع الفواتير ومعالجتها في الوقت المناسب

السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات

• اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية القياسية والتوجيهات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.

التحسين المستمر

• المساهمة في تحديد الفرص للتحسين المستمر واستدامة الأنظمة والعمليات والممارسات مع الأخذ في الاعتبار المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف.

التقارير

• المساعدة في إعداد بيانات وتقارير دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية متطلبات القسم، والسياسات والمعايير الجودة.