مسؤول الوثائق وسكرتير

Qatar Electricity and Water Company

التحكم في الوثائق

• إدارة عملية التحكم في الوثائق، بما في ذلك إنشاء الوثائق، مراجعتها، الموافقة عليها، توزيعها، وأرشفتها.
• تتبع الإرساليات من الأطراف الخارجية، تسجيل مراجع الإرساليات، والاحتفاظ بنسخة من الوثائق المرسلة.
• إرسال الإرساليات إلى الأطراف الخارجية، تسجيل مراجع الإرساليات، والاحتفاظ بنسخة من الوثائق المرسلة.
• مراجعة وتوزيع الوثائق المستلمة من الأطراف الخارجية على الأعضاء المناسبين في الفريق في المنظمة، تتبع التقدم والمتابعة مع الفرد المعني لضمان استجابة في الوقت المناسب ضمن الموعد النهائي المحدد.
• في الوقت المناسب، مراجعة وتوزيع الوثائق على الأطراف الخارجية، إعداد رسائل المراسلات، والاحتفاظ بسجل للرسائل المرسلة.
• مراجعة وتوحيد التعليقات من عدة أعضاء في الفريق مع ضمان الاتساق، وغياب الأخطاء/التكرار في التعليقات الموحدة.
• تتبع التقدم والإجراءات المعلقة، والإبلاغ عن الحالة إلى المدير المباشر تطوير عمليات حفظ السجلات، ومراجعة وتحديث العمليات باستمرار لتعزيز كفاءة ودقة أنظمة التحكم في الوثائق.

السكرتير

• تقديم الدعم السكرتاري للإدارة والموظفين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، إدارة الجداول الزمنية، والتعامل مع المراسلات.
• إعداد وتحرير الوثائق، التقارير، العروض التقديمية، والمواد الأخرى حسب الحاجة إعداد تصاريح دخول ووزارة الداخلية للزوار لضمان الوصول المصرح به.
• تنظيم ترتيبات السفر بما في ذلك تنظيم تذاكر الطيران وتأشيرات السفر تحديد اجتماعات جديدة ومواعيد، المراسلة مع الأطراف الخارجية والداخلية لترتيب الأمور، إعداد جدول الأعمال للاجتماع، وإعداد وتوزيع محضر الاجتماع إعداد جدول أعمال يومي وتحديثات للمدير المباشر حول الاجتماعات القادمة، والإجراءات المعلقة، والمسائل التي تتطلب انتباه المدير المباشر
• تطوير والحفاظ على نظام حفظ السجلات والأرشفة، ضمان تخزين جميع الوثائق بشكل جيد وحفظها بطريقة آمنة، والعثور على الوثائق واسترجاعها حسب الحاجة تتبع الفواتير ومعالجتها في الوقت المناسب

السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات

• اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية القياسية ذات الصلة، والتعليمات بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة محكومة ومتسقة.

التحسين المستمر

• المساهمة في تحديد الفرص للتحسين المستمر واستدامة الأنظمة والعمليات والممارسات مع مراعاة المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف.

التقارير

• المساعدة في إعداد بيانات وتقارير دقيقة وفي الوقت المحدد لتلبية متطلبات القسم، والسياسات ومعايير الجودة.