مسؤول الوثائق وسكرتير

Qatar Electricity and Water Company

إدارة الوثائق

• إدارة عملية التحكم في الوثائق، بما في ذلك إنشاء الوثائق، وتعديلها، والموافقة عليها، وتوزيعها، وأرشفتها.
• تتبع الإرساليات من الأطراف الخارجية، تسجيل مراجع الإرساليات، والاحتفاظ بنسخة من الوثائق المرسلة.
• إرسال الإرساليات إلى الأطراف الخارجية، تسجيل مراجع الإرساليات، والاحتفاظ بنسخة من الوثائق المرسلة.
• مراجعة وتوزيع الوثائق المستلمة من الأطراف الخارجية على الأعضاء المناسبين في الفريق داخل المنظمة، تتبع التقدم والمتابعة مع الفرد المعني لضمان استجابة في الوقت المناسب ضمن الموعد النهائي المحدد.
• في الوقت المناسب، مراجعة وتوزيع الوثائق على الأطراف الخارجية، إعداد خطاب المراسلات، والاحتفاظ بسجل للخطابات المرسلة.
• مراجعة وتوحيد الملاحظات من عدة أعضاء في الفريق مع ضمان التناسق، وغياب الأخطاء/التكرار في الملاحظات الموحدة.
• تتبع التقدم والإجراءات المعلقة، وإبلاغ الحالة لمدير الخط. تطوير عمليات حفظ السجلات، ومراجعة وتحديث العمليات بشكل مستمر لتعزيز كفاءة ودقة أنظمة التحكم في الوثائق.

سكرتير

• تقديم الدعم السكرتاري للإدارة والموظفين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإدارة الجداول الزمنية، والتعامل مع المراسلات.
• إعداد وتحرير الوثائق، والتقارير، والعروض التقديمية، والمواد الأخرى حسب الحاجة. إعداد تصاريح الدخول ووزارة الداخلية للزوار لضمان الوصول المصرح به.
• تنظيم الترتيبات السفرية بما في ذلك تنظيم تذاكر الطيران وتأشيرات السفر. تنظيم اجتماعات جديدة، والتواصل مع الأطراف الخارجية والداخلية لترتيب الأمور، إعداد جدول الأعمال للاجتماع، وإعداد وتوزيع محضر الاجتماع. إعداد جدول يومي وتحديثات لمدير الخط حول الاجتماعات القادمة، والإجراءات المعلقة، والمسائل التي تتطلب انتباه مدير الخط.
• تطوير والحفاظ على نظام حفظ الملفات والأرشفة، وضمان تخزين جميع الوثائق بشكل جيد والحفاظ عليها بطريقة آمنة، والعثور على الوثائق واسترجاعها حسب الحاجة. تتبع الفواتير ومعالجتها في الوقت المناسب.

السياسات، والأنظمة، والعمليات والإجراءات

• اتباع جميع السياسات والإجراءات والعمليات القياسية ذات الصلة بالدوائر لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.

التحسين المستمر

• المساهمة في تحديد الفرص للتحسين المستمر واستدامة الأنظمة والعمليات والممارسات مع الأخذ في الاعتبار المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف.

التقارير

• المساعدة في إعداد بيانات وتقارير دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية متطلبات الإدارة، والسياسات، ومعايير الجودة.