مسؤول الوثائق وسكرتير

Qatar Electricity and Water Company

إدارة الوثائق

• إدارة عملية التحكم في الوثائق، بما في ذلك إنشاء الوثائق، مراجعتها، الموافقة عليها، توزيعها، وأرشفتها.
• تتبع الإرساليات من الأطراف الخارجية، وتسجيل مراجع الإرساليات، والاحتفاظ بنسخة من الوثائق المرسلة.
• إرسال الإرساليات إلى الأطراف الخارجية، وتسجيل مراجع الإرساليات، والاحتفاظ بنسخة من الوثائق المرسلة.
• مراجعة وتوزيع الوثائق المستلمة من الأطراف الخارجية على الأعضاء المناسبين في الفريق في المنظمة، تتبع التقدم والمتابعة مع الفرد المعني لضمان استجابة في الوقت المناسب ضمن الموعد النهائي المحدد.
• في الوقت المناسب، مراجعة وتوزيع الوثائق للأطراف الخارجية، إعداد رسالة المراسلة، والاحتفاظ بسجل للرسائل المرسلة.
• مراجعة وتوحيد الملاحظات من عدة أعضاء في الفريق مع ضمان الاتساق، وعدم وجود أخطاء/ازدواجية في الملاحظات الموحدة.
• تتبع التقدم والإجراءات المعلقة، وتقديم تقرير الحالة إلى المدير المباشر تطوير عمليات حفظ السجلات، ومراجعة وتحديث العمليات باستمرار لتعزيز كفاءة ودقة أنظمة التحكم في الوثائق.

سكرتير

• تقديم الدعم السكرتاري للإدارة والموظفين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإدارة الجداول الزمنية، والتعامل مع المراسلات.
• إعداد وتحرير الوثائق، والتقارير، والعروض التقديمية، والمواد الأخرى حسب الحاجة إعداد تصاريح الدخول ووزارة الداخلية للزوار لضمان الوصول المصرح به.
• تنظيم ترتيبات السفر بما في ذلك تنظيم تذاكر الطيران وتأشيرات السفر إعداد اجتماعات وموعد جديدة، والمراسلة مع الأطراف الخارجية والداخلية لترتيبها، إعداد جدول أعمال للاجتماع، وإعداد وتوزيع محاضر الاجتماع إعداد جدول أعمال يومي وتحديثات للمدير المباشر حول الاجتماعات القادمة، والإجراءات المعلقة، والمسائل التي تتطلب انتباه المدير المباشر
• تطوير والحفاظ على نظام حفظ السجلات والأرشفة، وضمان تخزين جميع الوثائق بشكل جيد والمحافظة عليها بطريقة آمنة، والعثور على الوثائق واسترجاعها حسب الحاجة تتبع الفواتير ومعالجتها في الوقت المناسب

السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات

• اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية القياسية والتعليمات ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة.

التحسين المستمر

• المساهمة في تحديد الفرص لتحسين مستمر واستدامة الأنظمة والعمليات والممارسات مع مراعاة المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف.

التقارير

• المساعدة في إعداد بيانات وتقارير دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية متطلبات الإدارة، والسياسات ومعايير الجودة.