مساعد إداري هندسي Marriott International

ملخص الوظيفة

لضمان سير العمل بسلاسة في قسم الهندسة من خلال سجلات دقيقة وتسجيل النفقات والإجازات وقطع الغيار. الحفاظ على جميع الملفات ونظام التتبع في مكتب الهندسة بشكل مرتب ومنظم.

يدعم جميع وظائف المنسق ومخزن المواد.

الخبرة:

• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة في فندق 5 نجوم أو ما يعادلها

المهارات والمعرفة

• معرفة جيدة بإدارة هندسة الفنادق وتسجيل السجلات
• معرفة جيدة ببرامج الكمبيوتر، والقدرة على التنقل ضمن مجموعة متنوعة من حزم البرمجيات مثل Excel وWord وOutlook وPowerPoint
• فهم جيد لأنظمة الملفات وتتبع GSS وGXP وTranscendence
• فهم جيد لإدارة دفاتر الشيكات / ورقة Birch
• فهم أساسي لممارسات إدارة المخزون والتكاليف
• القدرة على التواصل بشكل احترافي مع الأقسام الأخرى وزملاء العمل والشركات الخارجية.

التعليم أو الشهادة

• التخرج أو الحد الأدنى من المدرسة الثانوية العليا

أنشطة العمل الأساسية

المسؤوليات والمساهمات المحددة التالية ضرورية للأداء الناجح للوظيفة:

1. مراقبة ومتابعة وتحديث دفتر الشيكات وفقًا لميزانية القسم
2. إعداد تقارير نقدية للربح والخسارة وHLP؛ بما في ذلك تتبع قراءات HLP والفواتير
3. يساعد في إعداد توقعات الميزانية الشهرية كما هو موكل
4. مسؤول عن إدارة عقود الصيانة، مع البائعين / المقاولين الخارجيين
5. الحفاظ على جميع الملفات ونظام التتبع في مكتب الهندسة بشكل مرتب ومنظم
6. الحفاظ على جميع الملفات وتقارير الخدمة في غرفة السجلات محدثة
7. إرسال تقارير اختبار المياه، وتقارير الفحص من الطرف الثالث وغيرها من تقارير الاختبار إلى بلدية دبي وفقًا لمتطلباتهم
8. متابعة تحديثات نظام المؤسسة (مثل Transcendent وGXP وGSS Oasys)، وضمان الامتثال الكامل
9. إعداد تقرير GSS الشهري وأعلى 50 شكوى لاجتماع صوت الضيوف بشكل شهري
10. تنسيق جميع العمليات المتعلقة بالموارد البشرية للقسم، مثل التوظيف، محادثات العمل، التدريب المتبادل، التجربة ومراجعات الأداء، التدريب وما إلى ذلك
11. الإبلاغ عن أي مشاكل صيانة خطيرة، أو نتائج غير عادية، أو مخاطر السلامة على الفور إلى المدير
12. إعداد ومراجعة الوثائق المكتوبة (مثل السجلات اليومية، رسائل الأعمال، المذكرات، التقارير)، بما في ذلك التدقيق اللغوي وتحرير المعلومات المكتوبة لضمان الدقة والكمال
13. الحفاظ على معدات المكتب في حالة عمل والتواصل مع ممثلي الخدمة لتصحيح مشاكل معدات المكتب، بما في ذلك المتابعة لضمان تصحيح المشكلة.
14. الاهتمام بالمكالمات الهاتفية متى ما لزم الأمر
15. إعداد التقارير الشهرية، وتقديم جميع التقارير والفهارس والتأكد من أن جميع النماذج المستخدمة في القسم متاحة
16. الحفاظ على بيئة عمل آمنة وصحية وأداء الواجبات ذات الصلة والمشاريع الخاصة كما هو موكل.
17. ضمان أن جميع الموظفين لديهم الإمدادات والمعدات والزي الرسمي المناسب.
18. تتبع تلبية الاحتياجات التشغيلية والأهداف المالية.
19. إقامة والحفاظ على علاقات مفتوحة وتعاونية مع الزملاء.
20. ضمان حدوث تواصل منتظم ومستمر مع الزملاء من أجل خلق الوعي بأهداف العمل، والتواصل التوقعات والاعتراف بالأداء.
21. تنفيذ تعليمات كبير المهندسين أو أي شخص آخر مخول.

أخرى

السلامة والأمان

السياسات والإجراءات

• اتباع سياسات وإجراءات الشركة والفندق والقسم.
• اتباع سياسات وإجراءات المكتب الإقليمي لماريوت الدولية المحدودة
• حماية خصوصية وأمان الضيوف وزملاء العمل.

• التحدث مع والاستماع إلى موظفين آخرين لتبادل المعلومات بشكل فعال.

العمل مع الآخرين

• دعم جميع الزملاء ومعاملتهم بكرامة واحترام.
• معالجة القضايا الحساسة مع الموظفين و/أو الضيوف بلطف واحترام ودبلوماسية وسرية. تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية ومنتجة مع موظفين آخرين وأقسام.
• الشراكة مع الآخرين ومساعدتهم لتعزيز بيئة العمل الجماعي وتحقيق الأهداف المشتركة.

ضمان الجودة/تحسين الجودة

• الامتثال لتوقعات ومعايير ضمان الجودة، مثل GuestVoice وJW Marriott Brand Standard Audit.